Cómo automatizar la recogida de facturas y tickets de los clientes

Pregunta en cualquier gestoría qué parte del trabajo cambiaría primero y la respuesta será casi siempre la misma: perseguir facturas. Correos con veinte adjuntos, fotos torcidas por WhatsApp, sobres con tickets descoloridos, clientes que «ya lo mandaron» y nadie encuentra. Automatizar la recogida no consiste en comprar un escáner mejor, sino en cambiar el circuito por el que llega la documentación.

Tres flujos distintos, tres soluciones distintas

No toda la documentación llega igual. Conviene separar tres flujos:

Flujo 1: facturas emitidas que no hay que recoger

La factura emitida es la más fácil de automatizar, porque el cliente la crea. Si la emite desde un portal que comparte con el despacho, el libro registro de emitidas se rellena solo y no hay que pedirla. Además, con VeriFactu, cada factura generada por un sistema adaptado al Real Decreto 1007/2023 lleva su registro de facturación y su QR. Según el calendario vigente tras el último aplazamiento, la obligación llega el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto; compruébalo en la AEAT. Es el momento perfecto para mover a los clientes que facturan con Word o Excel: lo explicamos en portal del cliente para asesorías.

Flujo 2: facturas recibidas

Aquí el despacho depende de terceros. Lo que sí se puede controlar es el circuito:

1. Proveedores dados de alta. Cada proveedor habitual del cliente, con su NIF y su tipo de IVA habitual, en la ficha. Registrar su factura lleva segundos.
2. Subida al recibirla. El cliente sube el PDF el día que le llega, no al final del trimestre.
3. Proveedores recurrentes vigilados. Si el cliente paga alquiler, luz o asesoría cada mes, el despacho sabe que deben aparecer tres facturas al trimestre. Si falta una, se avisa.

A medio plazo, la factura electrónica obligatoria entre empresas que prevé la Ley 18/2022, Crea y Crece, hará que muchas facturas recibidas lleguen en formato estructurado. La desarrolla el Real Decreto 238/2026, que se aplicará 12 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial de la solución pública de facturación electrónica para quienes facturan más de 8 millones de euros, y 24 meses después para el resto: consulta en el BOE si esa orden ya se ha publicado antes de contar con ello.

Flujo 3: tickets y gastos menores

Los tickets son el gran agujero: se pierden, se borran con el calor y llegan meses después. La única solución que funciona es la foto en el momento:

• El cliente fotografía el ticket en cuanto paga y registra el gasto (fecha, importe, concepto) desde el móvil.
• Se guarda el justificante junto al gasto, no en una carpeta aparte.
• Si el gasto lleva IVA que se quiere deducir, conviene pedir factura completa o factura simplificada con el NIF y el domicilio del cliente y la cuota desglosada (art. 7.2 del Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012). Un ticket sin esos datos no permite deducir el IVA.

Lo que dice la ley sobre conservar los justificantes

Automatizar la recogida no elimina la obligación de conservar:

Una foto de un ticket en papel sirve para registrar el gasto, pero no sustituye legalmente al original salvo que se haya digitalizado con un software de digitalización certificada homologado por la AEAT (Orden EHA/962/2007). Si el sistema que usa el cliente no lo es, recomiéndale guardar los originales en papel. Consulta los requisitos vigentes en la sede de la AEAT.

Cómo implantar el nuevo circuito

1. Un único canal

Fija una fecha a partir de la cual la documentación solo se recibe por el portal. Sin esta regla, el cliente seguirá usando el canal que le resulte más cómodo en cada momento.

2. Subida continua, no trimestral

Pide una subida semanal como mínimo. Es más fácil para el cliente y reparte el trabajo del despacho, como explicamos en cómo reducir el trabajo de fin de trimestre.

3. Validación en el momento

Fecha, importe, NIF del proveedor y justificante adjunto. Un error detectado al subir se corrige en un minuto; uno detectado en el cierre, en una llamada y un correo.

4. Recordatorios automáticos

Un aviso al final de cada mes («¿has subido todos tus gastos?») y otro al final del trimestre con la fecha de cierre interna.

5. Revisión mensual ligera

Cinco o diez minutos por cliente para comprobar que hay movimiento y que no faltan los proveedores recurrentes.

Ejemplo: antes y después

Un comercio de ejemplo genera 60 tickets y 25 facturas de proveedores al trimestre. Antes, los entregaba en un sobre el día 8 del mes siguiente y el despacho tardaba unas 3 horas en clasificarlos y grabarlos, más las llamadas por los que faltaban. Con la subida continua y los proveedores dados de alta, la revisión trimestral baja a unos 40 minutos y los faltantes se detectan durante el trimestre. Cifras orientativas: mide las de tus clientes.

Seguridad en la recogida

Cada factura enviada por correo es una copia más de datos personales y económicos que nadie controla. Un portal con acceso individual reduce ese riesgo y deja constancia de quién subió qué y cuándo. Lo ampliamos en ciberseguridad y protección de datos en despachos.

Recogida ordenada con Gestonet

En Gestonet, el cliente emite sus facturas con VeriFactu y registra sus gastos con el justificante adjunto y sus proveedores dados de alta, de modo que los libros registro se generan solos y el despacho los ve desde su panel, sin pedir nada por correo. Consulta cómo funciona en Gestonet.