Diferencia entre sistema VeriFactu y sistema No VeriFactu

El reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) no impone una única forma de cumplir. Ofrece dos caminos que comparten la base técnica pero se diferencian en un punto decisivo: si la información viaja a Hacienda en el momento o se queda en tu sistema. Elegir bien evita trabajo innecesario y te ayuda a valorar qué programa necesitas.

Qué tienen en común las dos modalidades

Antes de las diferencias, conviene tener claro que ninguna de las dos es «la opción sin control». Ambas exigen:

• Generar un registro de facturación cada vez que se expide una factura, y un registro de anulación cuando procede.
• Calcular una huella o hash de cada registro, encadenada con la del registro anterior. Lo explicamos en qué es la huella o hash de una factura.
• Incluir un código QR en la factura con los datos que permiten cotejarla.
• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, como exige el art. 29.2.j de la Ley General Tributaria.
• Que el fabricante del programa emita su declaración responsable de cumplimiento.

El contenido de la factura es el mismo en ambos casos: lo que cambia es el tratamiento de los registros.

Cómo funciona un sistema VeriFactu

En la modalidad VeriFactu, el programa remite a la AEAT de forma automática cada registro de facturación, en el momento de emitir la factura o en cuanto sea posible si hay un problema de conexión. Como Hacienda recibe los registros según se generan, la normativa da por cubiertos algunos requisitos que en la otra modalidad son obligatorios:

• No hace falta firmar electrónicamente cada registro.
• No hace falta llevar un registro de eventos del sistema.

A cambio, la factura debe llevar, junto al QR, la leyenda «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Cuando tu cliente escanea el QR, la AEAT puede confirmarle que esa factura le consta.

Cómo funciona un sistema No VeriFactu

En la modalidad No VeriFactu, los registros se quedan en tu sistema. Para garantizar que no se alteran, el reglamento añade obligaciones:

• Cada registro debe firmarse electrónicamente.
• El sistema debe llevar un registro de eventos: arranques, paradas, exportaciones, anomalías detectadas, intentos de manipulación, etc.
• Los registros deben conservarse y estar disponibles para entregarlos a la AEAT cuando lo requiera, por ejemplo en una comprobación.

La factura lleva igualmente el QR, pero sin la leyenda VeriFactu. Cuando el cliente lo escanea, puede remitir voluntariamente a la AEAT los datos de esa factura.

Tabla comparativa

Qué datos llegan a Hacienda con VeriFactu

Es la duda más habitual y la que más frena a algunos negocios. Lo que se envía no es la factura completa línea a línea, sino el registro de facturación, que incluye, entre otros datos:

• NIF y nombre del emisor y, en su caso, del destinatario.
• Número, serie y fecha de expedición.
• Tipo de factura (completa, simplificada, rectificativa…).
• Una descripción de la operación.
• Desglose de bases imponibles, tipos y cuotas, e importe total.
• Huella del registro y del anterior, y fecha y hora de generación.

Son datos que, en buena medida, Hacienda ya acaba conociendo a través de tus declaraciones trimestrales, como el modelo 303 de IVA, aunque ahora los recibe factura a factura.

Ventajas e inconvenientes de cada modalidad

VeriFactu

• A favor: menos requisitos técnicos, programas más simples, tu cliente puede verificar la factura y tienes la tranquilidad de que lo enviado consta en la AEAT.
• En contra: necesitas conexión y certificado; los errores de datos (un NIF mal escrito) aparecen enseguida como rechazos que hay que resolver.

No VeriFactu

• A favor: los datos no salen de tu sistema salvo requerimiento; útil donde la conexión es poco fiable.
• En contra: el programa debe firmar cada registro y llevar el registro de eventos, y tú debes conservar y poder exportar todo de forma legible durante el plazo de prescripción.

Cómo elegir: tres preguntas

1. ¿Tienes conexión estable donde facturas? En una oficina o con un móvil, casi siempre sí. En un puesto ambulante o una zona rural sin cobertura, quizá no.
2. ¿Quién gestiona tus incidencias? Con VeriFactu, un rechazo de la AEAT exige corregir y reenviar. Si tu gestoría lo controla desde su panel, la carga para ti es mínima.
3. ¿Qué te ofrece tu programa? Muchos programas solo ofrecen una de las dos modalidades. La AEAT, por su parte, pone a disposición una aplicación gratuita de facturación básica que funciona en modalidad VeriFactu, pensada para volúmenes pequeños.

Para la mayoría de autónomos y pymes, VeriFactu es la opción más práctica. No VeriFactu tiene sentido en casos concretos o en empresas con sistemas propios complejos.

¿Se puede cambiar de modalidad?

Sí, pero con una limitación: según la normativa técnica, quien opta por VeriFactu debe mantener esa modalidad al menos hasta el final del año natural. Planifica el cambio al inicio de un ejercicio. Las fechas en las que todo esto será obligatorio están en el calendario de VeriFactu; confírmalas en la AEAT, porque se han aplazado varias veces.

Ejemplo práctico

Una tienda de bicicletas emite unas 300 facturas al mes (cifra de ejemplo), casi todas simplificadas desde el TPV, y algunas completas a empresas. Con VeriFactu, cada venta genera su registro y se envía; si un día cae la conexión durante dos horas, el programa acumula los registros y los remite al volver. Con No VeriFactu, la tienda no depende de la conexión, pero su programa debe firmar las 300 facturas mensuales y conservar un registro de eventos que tendría que entregar en una inspección. Para este negocio, VeriFactu supone menos complejidad.

Si dudas entre las dos, consulta tu caso con tu gestoría.

VeriFactu sin complicaciones con Gestonet

Gestonet trabaja en modalidad VeriFactu: el portal del cliente emite las facturas y envía los registros, y la gestoría ve desde su panel qué se ha aceptado, qué se ha rechazado y por qué, usando el certificado de cada cliente. Si quieres comprobar si te encaja, descubre Gestonet.