Requisitos de un software de facturación según el RD 1007/2023

Cuando eliges un programa de facturación ya no basta con que haga facturas bonitas y calcule bien el IVA. Desde que te alcance la obligación, el programa debe cumplir un reglamento concreto, y tú, como usuario, respondes si utilizas uno que no lo hace. Este artículo resume qué exige la norma y cómo comprobar, sin ser informático, si tu software está preparado.

Qué norma regula los programas de facturación

El Real Decreto 1007/2023 aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Desarrolla el art. 29.2.j de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021 antifraude, y se completa con la Orden HAC/1177/2024, que fija los detalles técnicos.

El reglamento se aplica a contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, del IRPF con actividades económicas, del IRNR con establecimiento permanente y a entidades en atribución de rentas que facturen con un sistema informático, con exclusiones como los obligados al SII. Las fechas en que te toca están en el calendario de VeriFactu.

Los seis principios que debe garantizar el sistema

El art. 29.2.j de la Ley General Tributaria resume el objetivo en seis garantías. El reglamento las concreta así:

Requisitos técnicos clave

1. Un registro por cada factura

El sistema debe generar un registro de facturación de alta simultáneamente o inmediatamente antes de expedir cada factura, incluidas las simplificadas y las rectificativas. Cuando una factura se ha registrado por error y no llegó a expedirse realmente, se genera un registro de anulación. Nunca se borra el registro original.

2. Contenido mínimo del registro

Entre otros datos, el registro incluye el NIF y nombre del emisor, número y serie, fecha de expedición, tipo de factura, datos del destinatario cuando proceda, descripción de la operación, desglose de bases, tipos y cuotas, importe total, la huella del registro anterior, la huella propia y la fecha y hora de generación con su huso horario. Los requisitos de la propia factura siguen siendo los del reglamento de facturación, que repasamos en requisitos obligatorios de una factura.

3. Huella encadenada

Cada registro lleva una huella calculada con el algoritmo que fija la Orden HAC/1177/2024 (SHA-256) a partir de sus datos esenciales y de la huella del registro anterior. Así, cualquier borrado, alteración o inserción posterior rompe la cadena. Lo explicamos paso a paso en qué es la huella o hash de una factura.

4. Código QR en la factura

Toda factura emitida por el sistema debe incluir un código QR con los datos que permiten cotejarla en la sede de la AEAT. En modalidad VeriFactu, además, la leyenda correspondiente.

5. Firma electrónica y registro de eventos (solo No VeriFactu)

Si el sistema no remite los registros a la AEAT, debe firmar electrónicamente cada uno y llevar un registro de eventos con lo que ocurre en el sistema: arranques, exportaciones, anomalías o restauraciones. En modalidad VeriFactu estos dos requisitos no son necesarios.

6. Remisión a la AEAT (VeriFactu)

En modalidad VeriFactu, el sistema envía cada registro por los servicios web de la AEAT, con certificado electrónico, y debe gestionar las respuestas: aceptado, aceptado con errores o rechazado.

7. Exportación y conservación

El sistema debe permitir obtener los registros de forma legible y entregarlos si los requiere la Administración.

La declaración responsable del fabricante

Quien produce el software debe emitir una declaración responsable en la que afirma que el sistema cumple el reglamento. Debe constar en el propio sistema, de forma visible y accesible para el usuario, e identificar el programa, su versión y al productor.

Como usuario, la declaración responsable es tu principal garantía. Si el fabricante declara en falso, la responsabilidad principal es suya, pero tú sigues teniendo la obligación de no manipular el sistema.

Si el programa lo desarrollas tú

Una empresa que se hace su propio programa a medida, o que adapta un ERP con desarrollos propios que afectan a la facturación, pasa a ser también productora a efectos del reglamento. Debe asumir los requisitos técnicos y la declaración responsable.

Lo que está prohibido: el software de doble uso

La Ley 11/2021 prohíbe expresamente los programas que permiten llevar contabilidades distintas, no reflejar total o parcialmente operaciones, registrar transacciones distintas de las reales o alterar las ya registradas. Es el llamado «software de doble uso» o de supresión de ventas. Tenerlo o usarlo está sancionado en el art. 201 bis de la Ley General Tributaria, como explicamos en sanciones relacionadas con el software de facturación.

Lista de comprobación para revisar tu programa

Haz estas preguntas a tu proveedor y anota las respuestas:

1. ¿El programa está adaptado al RD 1007/2023 y a la Orden HAC/1177/2024?
2. ¿Funciona en modalidad VeriFactu, No VeriFactu o ambas?
3. ¿Dónde puedo ver la declaración responsable dentro del programa?
4. ¿Genera el QR en todas las facturas, incluidas las simplificadas?
5. ¿Cómo se corrige una factura errónea? (La respuesta correcta nunca es «se borra».)
6. ¿Qué certificado necesita para enviar los registros? ¿Puede usar el de mi gestoría?
7. ¿Cómo me avisa de un rechazo de la AEAT y cómo se subsana?
8. ¿Puedo exportar mis registros en un formato legible?
9. Si tengo varios puntos de venta o terminales, ¿cómo se gestionan las series?

Si la mayoría de respuestas son vagas, es mejor cambiar de programa con margen que a las puertas de la fecha de obligación.

Ejemplo práctico

Un taller mecánico usa un programa antiguo instalado en el ordenador de la oficina. Permite editar facturas ya impresas y borrar las del día si se equivocan. Al revisarlo con la lista anterior, el proveedor reconoce que no tendrá versión adaptada. El taller decide migrar tres meses antes de su fecha: exporta su histórico de clientes, configura una serie nueva para el año y empieza a emitir con un programa que tiene declaración responsable y envía los registros. Las facturas antiguas se conservan en el formato en que se emitieron.

Para situaciones concretas, como sistemas mixtos o ERPs a medida, consulta tu caso con tu gestoría o con tu proveedor tecnológico.

Un software que ya cumple: Gestonet

Gestonet emite facturas con VeriFactu desde el portal del cliente, con series, rectificativas, recurrentes y QR, y permite a la gestoría controlar los envíos y errores de cada cliente con su certificado. Si estás revisando tu programa actual, puedes comparar con Gestonet.