Factura electrónica obligatoria entre empresas: el RD 238/2026

«Factura electrónica obligatoria» y «VeriFactu» se mezclan constantemente en titulares y conversaciones, y no son lo mismo. Una regula cómo intercambias facturas con tus clientes empresa y cómo se informa de su pago; la otra, cómo funciona tu programa de facturación frente a Hacienda. Desde 2026 la primera ya tiene reglamento. Aquí tienes qué exige, desde cuándo y qué puedes ir haciendo.

Qué dice la Ley Crea y Crece sobre la factura electrónica

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), modificó la Ley 56/2007, de medidas de impulso de la sociedad de la información (artículo 2 bis), para establecer que todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales (operaciones B2B).

Su objetivo principal no es fiscal, sino luchar contra la morosidad: además de intercambiar facturas en formato electrónico, el sistema permite conocer si cada factura se ha aceptado, rechazado y pagado, y comprobar así si se cumplen los plazos de pago de la Ley 3/2004.

El reglamento ya está aprobado: Real Decreto 238/2026

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril de 2026, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Además, añade un artículo 8 bis al Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), que declara obligatoria la factura electrónica cuando el destinatario es un empresario o profesional establecido en España.

Sus puntos principales:

• Ámbito: toda factura a un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España (artículo 3).
• Excepción: las facturas simplificadas (tickets), salvo las simplificadas «cualificadas» en las que constan el NIF y el domicilio del cliente y la cuota desglosada (artículo 4). El Ministerio puede excluir otras operaciones por orden.
• Vías: plataformas privadas de intercambio de facturas, interconectadas entre sí de forma gratuita, o la solución pública de facturación electrónica que gestiona la AEAT, gratuita y que además sirve de repositorio de todas las facturas (artículos 5, 6 y 11).
• Copia a la AEAT: si emites por una plataforma privada, esta debe enviar simultáneamente una copia fiel de cada factura en formato UBL a la solución pública (artículo 6.2).
• Software: las facturas deben producirse con sistemas de facturación adaptados al artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, es decir, al reglamento de VeriFactu.

Desde cuándo será obligatoria

Aunque el real decreto ya está en vigor, su aplicación efectiva está diferida (disposición final cuarta). Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial de Hacienda que desarrolle la solución pública de facturación electrónica:

Las fechas concretas dependen de cuándo se publique esa orden ministerial. Antes de planificar, comprueba en el BOE o en la web de la AEAT si ya se ha publicado y desde qué día corren los plazos.

Qué es (y qué no es) una factura electrónica

Una confusión muy extendida es pensar que un PDF enviado por correo es una factura electrónica a estos efectos. Para la obligación B2B, la factura electrónica es un mensaje estructurado que un programa puede leer automáticamente, ajustado a la norma europea EN 16931 y en una de estas sintaxis (artículo 7 del Real Decreto 238/2026):

• UBL, la sintaxis obligatoria si usas la solución pública de la AEAT.
• CII, otra sintaxis de la norma europea.
• Facturae, el formato español que ya se usa para facturar a las Administraciones públicas.
• EDIFACT, habitual en grandes cadenas y distribución.

Las facturas emitidas por plataformas privadas deben llevar firma electrónica avanzada, y cada factura se identifica con un código único que incluye el NIF del emisor, el número y serie y la fecha de expedición.

La información del estado de pago

Es la parte más novedosa. Quien recibe una factura electrónica debe informar al emisor de su aceptación o rechazo y del pago efectivo completo, con su fecha (artículo 10). Y, uses la vía que uses, debe comunicar a la solución pública de la AEAT el pago completo o el rechazo de cada factura, junto con la fecha de vencimiento, en un plazo máximo de cuatro días naturales sin contar sábados, domingos y festivos nacionales (artículo 12). Si no hay rechazo, la factura se presume aceptada.

Con esos datos, la AEAT facilitará el seguimiento de los plazos de pago entre empresas y la información para el listado de empresas que incumplen los plazos de la Ley 3/2004. Para ti, como proveedor, significa más visibilidad sobre cuándo te pagan; como cliente, una tarea nueva en tu ciclo de pagos.

Factura electrónica B2B y VeriFactu: diferencias

Las dos obligaciones son compatibles y acumulativas: el propio Real Decreto 238/2026 exige que las facturas electrónicas se generen con programas adaptados al reglamento de VeriFactu. Puedes repasar sus requisitos en qué es VeriFactu y a quién afecta y sus fechas en el calendario de VeriFactu.

Lo que ya es obligatorio hoy

• Facturas a las Administraciones públicas (B2G): la Ley 25/2013 obliga a los proveedores a presentar factura electrónica en formato Facturae, normalmente a través de FACe o de los puntos generales autonómicos. Cada Administración puede excluir de esta obligación las facturas de hasta 5.000 €.
• Grandes empresas de determinados sectores frente a consumidores que lo acepten, según la propia Ley 56/2007.

Y el contenido mínimo de toda factura, electrónica o en papel, sigue siendo el del Reglamento de facturación, que resumimos en requisitos obligatorios de una factura.

Cómo prepararte

1. Primero, VeriFactu. Tiene fechas más próximas y es requisito previo: las facturas electrónicas B2B deben salir de un programa adaptado.
2. Decide la vía: la solución pública de la AEAT (gratuita) o una plataforma privada. Si tus grandes clientes usan una plataforma concreta, pregúntales.
3. Elige software que genere formatos estructurados (UBL o Facturae) o que los tenga en su hoja de ruta.
4. Revisa tus clientes empresa: NIF, razón social y domicilio correctos. Los formatos estructurados no admiten datos incompletos.
5. Organiza tus pagos a proveedores: tendrás que comunicar el pago de cada factura recibida en cuatro días hábiles.
6. Ordena tu control de cobros: el sistema hará visibles los retrasos, y llevar al día el estado de tus facturas te beneficia como acreedor.

Ejemplo práctico

Una pequeña empresa de mantenimiento informático factura a 40 clientes, de los que 35 son empresas y 5 son particulares (cifras de ejemplo). Con VeriFactu, todas sus facturas, también las de particulares, generan registro y QR. Cuando le alcance la obligación B2B, las 35 facturas a empresas deberán enviarse en formato electrónico estructurado, por la solución pública o por una plataforma; a los particulares podrá seguir enviándoles un PDF. Como factura menos de 8 millones de euros al año, tendrá 24 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial. Y, como cliente de sus proveedores, tendrá que comunicar el pago de las facturas que reciba. Para confirmar fechas y canales en tu caso, consulta con tu gestoría.

Una base sólida con Gestonet

Gestonet ya emite facturas con VeriFactu y organiza clientes, series, cobros y recordatorios en el portal del cliente, compartido con su gestoría. Tener tu facturación ordenada en una plataforma así es el mejor punto de partida para la factura electrónica entre empresas. Si quieres empezar por ahí, conoce Gestonet.