Qué es VeriFactu y a quién afecta: guía para autónomos y empresas

Durante años, cualquier programa de facturación podía permitir borrar una factura, cambiar un importe o llevar una «segunda contabilidad» sin dejar rastro. La Ley 11/2021 antifraude cortó esa posibilidad: desde que entren en vigor las obligaciones, el software con el que facturas tendrá que garantizar que lo emitido no se puede alterar a escondidas. VeriFactu es la forma más sencilla de cumplir esa exigencia, y conviene entenderla antes de elegir o cambiar de programa.

De dónde sale VeriFactu: las normas que lo regulan

VeriFactu no es una ley en sí misma, sino el nombre de una de las dos formas de cumplir un reglamento. La cadena normativa es esta:

• Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Modificó el art. 29.2.j de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003) para exigir que los sistemas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. También añadió el régimen sancionador del art. 201 bis.
• Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (a menudo llamado RRSIF o «reglamento VeriFactu»).
• Orden HAC/1177/2024, que fija las especificaciones técnicas: formato de los registros, cálculo de la huella, código QR y servicios web de envío.

Las fechas de obligación se han aplazado más de una vez. Las explicamos con detalle en el calendario de VeriFactu.

Qué es exactamente un sistema VeriFactu

Un sistema informático de facturación (SIF) es el programa, o el conjunto de programas y equipos, que usas para emitir facturas. El reglamento obliga a que, cada vez que se expide una factura, el sistema genere a la vez un registro de facturación con los datos esenciales de esa factura.

Ese registro tiene tres características clave:

1. Huella o hash: un código calculado a partir de los datos de la factura que cambia por completo si se altera un solo carácter.
2. Encadenamiento: cada registro incluye la huella del anterior, de modo que no se puede borrar ni intercalar una factura sin romper la cadena.
3. Código QR en la factura: permite al cliente comprobar la factura en la sede electrónica de la AEAT.

La modalidad VeriFactu añade un paso: el programa envía cada registro a la Agencia Tributaria de forma automática, en el momento o en cuanto sea posible. La alternativa, llamada No VeriFactu, guarda los registros en el propio sistema con firma electrónica y un registro de eventos, y solo los entrega a Hacienda si los pide. Comparamos ambas en diferencias entre VeriFactu y No VeriFactu.

A quién afecta VeriFactu

El reglamento se aplica a quienes, estando obligados a expedir factura, usan un sistema informático para hacerlo. En concreto:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas, asociaciones con actividad, etc.).
• Contribuyentes del IRPF que realizan actividades económicas: autónomos en estimación directa o en estimación objetiva (módulos) que emitan facturas con programa.
• Contribuyentes del IRNR con establecimiento permanente en España.
• Entidades en régimen de atribución de rentas, como comunidades de bienes y sociedades civiles sin personalidad jurídica a efectos del IS.

Quién queda fuera

El caso del talonario es real, pero poco práctico: cualquier negocio con cierto volumen acaba usando un programa. Y el uso de procesadores de texto u hojas de cálculo para facturar tiene matices que tratamos en si los autónomos pueden seguir facturando con Word o Excel.

Qué cambia en tu día a día al facturar

Si tu programa ya está adaptado, la diferencia práctica es pequeña. Lo que cambia es lo que el programa no te deja hacer:

• No puedes borrar una factura emitida. Si hay un error, se corrige con una factura rectificativa o, si la factura no llegó a expedirse realmente, con un registro de anulación que también queda en la cadena.
• No puedes reutilizar números. La numeración correlativa queda protegida por la cadena de huellas.
• Cada factura lleva un QR y, en modalidad VeriFactu, la leyenda «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
• Necesitas un certificado electrónico (tuyo o de quien envíe por ti, como tu gestoría) para que el programa remita los registros.

Ejemplo práctico

Una electricista autónoma emite la factura 2027-0153 por 605 € (500 € de base más 105 € de IVA; cifras de ejemplo). Al pulsar «emitir», su programa:

1. Genera el registro de alta con su NIF, número, fecha, tipo de factura, cuota e importe total.
2. Calcula la huella de ese registro incluyendo la huella de la factura 2027-0152.
3. Imprime el QR en la factura con el NIF, número, fecha e importe.
4. Envía el registro a la AEAT y guarda la respuesta.

Si al día siguiente detecta que el importe era 650 €, no puede editar la factura: emite una rectificativa que queda enlazada a la original y también en la cadena.

Qué tiene que hacer el fabricante del programa

Buena parte de la carga recae en quien produce o comercializa el software. Debe:

• Adaptar el programa a las especificaciones técnicas de la Orden HAC/1177/2024.
• Emitir una declaración responsable en la que certifica que el sistema cumple el reglamento, accesible desde el propio programa.
• No incluir funciones que permitan ocultar o alterar facturas (el llamado software de doble uso, prohibido por la Ley 11/2021).

Como usuario, tu parte es usar un programa que tenga esa declaración responsable y no manipularlo. Si te desarrollas tu propio programa a medida, pasas a ser también «productor» a efectos del reglamento.

Qué riesgos hay si no te adaptas

El art. 201 bis de la Ley General Tributaria sanciona tanto al fabricante de un software no conforme como al usuario que tenga un sistema que no cumpla los requisitos. Las cuantías son elevadas y se detallan en el artículo sobre sanciones relacionadas con el software de facturación. Estas sanciones solo tienen sentido cuando la obligación ya te alcanza según el calendario vigente.

Cómo prepararte paso a paso

1. Comprueba si te afecta: ¿facturas con programa? ¿Estás en el SII? ¿Tributas en territorio común?
2. Revisa tu fecha: depende de si tributas por el Impuesto sobre Sociedades o no. Confírmala en la web de la AEAT, porque el calendario ha cambiado varias veces.
3. Pregunta a tu proveedor de software si está adaptado, en qué modalidad y dónde está su declaración responsable.
4. Consigue o renueva tu certificado digital, o autoriza a tu gestoría a enviar por ti.
5. Ordena tus series de facturas y elimina hábitos como borrar o renumerar facturas.
6. Haz pruebas antes de la fecha para no estrenar el sistema con prisas.

Si tienes dudas sobre tu situación concreta, consulta tu caso con tu gestoría.

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