¿Pueden los autónomos seguir facturando con Word o Excel?
Una plantilla de Excel con fórmulas para el IVA, o un documento de Word que se duplica cada mes: así facturan muchos autónomos que emiten pocas facturas. Es gratis, rápido y funciona. La duda es si seguirá valiendo cuando llegue VeriFactu. La respuesta corta es que, en la práctica, no; la larga tiene matices que conviene conocer.
Qué dice la normativa sobre facturar con Word o Excel hoy
Hoy, el reglamento de facturación (RD 1619/2012) no obliga a usar ningún programa concreto. Una factura hecha con Word o Excel es válida si incluye los datos obligatorios: número y serie correlativos, fecha, datos fiscales de emisor y destinatario, descripción, base, tipo y cuota de IVA, etc. Los repasamos en requisitos obligatorios de una factura.
Lo que cambia con la Ley 11/2021 y el RD 1007/2023 es que el sistema informático que uses para facturar debe garantizar que lo emitido no se altera, y generar unos registros con huella encadenada y un QR.
Por qué una plantilla no basta con VeriFactu
El reglamento se aplica a los sistemas informáticos que soportan los procesos de facturación. Si expides tus facturas con un ordenador, el uso que haces de ese programa queda dentro del ámbito de la norma, aunque sea una herramienta de propósito general. La AEAT aborda el caso de las hojas de cálculo y los procesadores de texto en sus preguntas frecuentes sobre sistemas de facturación; consulta allí su criterio actualizado.
El problema práctico es que Word y Excel no pueden cumplir los requisitos por sí solos:
| Requisito del reglamento | ¿Lo cumple una plantilla de Word o Excel? |
|---|---|
| Generar un registro de facturación por cada factura | No |
| Calcular la huella encadenada con la factura anterior | No |
| Impedir modificar o borrar una factura emitida | No: el archivo se puede editar en cualquier momento |
| Incluir un QR con los datos de cotejo de la AEAT | No de forma fiable |
| Enviar los registros a la AEAT (VeriFactu) o firmarlos y llevar registro de eventos (No VeriFactu) | No |
| Declaración responsable del fabricante | No: no son programas de facturación |
Por eso, una vez llegue tu fecha según el calendario de VeriFactu, seguir facturando con una plantilla te deja sin forma de demostrar que cumples. Y tener un sistema no conforme puede sancionarse, como explicamos en sanciones relacionadas con el software de facturación.
¿Y si facturo a mano en papel?
El reglamento regula los sistemas informáticos, no obliga a usarlos. Un talonario de facturas rellenado a mano sigue siendo válido si cumple los requisitos de contenido y numeración. Pero tiene inconvenientes claros:
- Tienes que llevar igualmente tus libros registro y presentar tus impuestos, normalmente pasando los datos a mano.
- Los clientes empresa suelen preferir facturas en PDF por correo.
- Si en algún momento usas un ordenador para emitir una sola factura, esa vía ya entra en el reglamento.
Para un autónomo con muy pocas facturas y clientes particulares puede servir; para la mayoría, no compensa.
Alternativas reales para pasar de Excel a VeriFactu
| Opción | Para quién | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Aplicación gratuita de facturación de la AEAT | Autónomos con muy pocas facturas y necesidades básicas | Funciona en modalidad VeriFactu; funciones limitadas (sin gastos, cobros ni conexión con tu gestoría) |
| Programa de facturación adaptado | Cualquier volumen | Comprueba la declaración responsable y la modalidad |
| Plataforma compartida con tu gestoría | Autónomos que delegan impuestos | La gestoría ve tus facturas y errores de envío sin pedirte nada |
| Talonario en papel | Volumen muy bajo, sin ordenador | Sin automatización; más trabajo al presentar impuestos |
Cómo hacer el cambio sin perder nada
- Conserva tus facturas antiguas tal como se emitieron, en PDF y con el Excel original, durante el plazo de conservación (con carácter general, mientras puedan ser comprobadas por Hacienda).
- Elige el momento: lo más limpio es empezar con el nuevo programa a inicio de trimestre o de año.
- Abre una serie nueva o continúa la numeración de forma correlativa, sin saltos ni repeticiones. Las reglas están en numeración y series de facturas.
- Carga tus clientes con el NIF y la razón social bien escritos: con VeriFactu, un NIF erróneo provoca un rechazo.
- Configura el certificado o autoriza a tu gestoría para enviar en tu nombre.
- Haz una factura de prueba y escanea el QR antes de enviarla a un cliente.
¿Y si solo emito unas pocas facturas al año?
El reglamento no fija un número mínimo de facturas para quedar fuera: si usas un sistema informático para expedirlas, se aplica igual a quien emite cinco facturas al año que a quien emite cinco mil. Lo que cambia es la solución razonable en cada caso:
- Muy pocas facturas y sin necesidad de más funciones: la aplicación gratuita de la AEAT o el talonario en papel pueden bastar.
- Facturas periódicas a los mismos clientes: un programa con facturas recurrentes te ahorra tiempo y errores.
- Gestoría que lleva tus impuestos: una plataforma compartida evita enviarle resúmenes cada trimestre.
Uses el sistema que uses, las obligaciones de conservar las facturas y llevar los libros registro siguen existiendo.
Ejemplo práctico
Laura es traductora autónoma y emite unas 15 facturas al mes (cifra de ejemplo) desde una plantilla de Excel. Cada trimestre copia los totales en un documento para su gestoría. En abril de 2027, con margen sobre su fecha de obligación, pasa a un programa adaptado: crea la serie «2027-B» para no mezclarla con las facturas del Excel, da de alta a sus 12 clientes habituales y programa como recurrente la factura mensual de su principal cliente. Su gestoría ve las facturas en tiempo real y deja de pedirle el resumen trimestral.
Para decidir el momento y la serie, consulta tu caso con tu gestoría.
De la plantilla a VeriFactu con Gestonet
Gestonet está pensado para autónomos que vienen del Excel: facturas con VeriFactu, series, recurrentes y rectificativas, cobros y gastos con justificantes, todo compartido con tu gestoría. Desde 9 €/mes, con el primer mes gratis. Si quieres dejar la plantilla con calma, conoce Gestonet.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando mi plantilla de Excel para facturar?
Hasta tu fecha de obligación de VeriFactu, sí, si la factura cumple los requisitos legales. Después, una plantilla no genera registros, huella ni QR, así que no permite cumplir el reglamento.
¿Es legal facturar a mano con un talonario?
Sí. El RD 1007/2023 regula los sistemas informáticos de facturación, pero no obliga a usarlos. Las facturas manuscritas deben cumplir igualmente los requisitos de contenido y numeración.
¿Hay alguna opción gratuita para facturar con VeriFactu?
La AEAT ofrece una aplicación de facturación gratuita y básica, en modalidad VeriFactu, pensada para quienes emiten pocas facturas. Tiene funciones limitadas frente a un programa completo.
¿Qué hago con las facturas antiguas hechas en Word o Excel?
Consérvalas tal como se emitieron durante el plazo legal de conservación. No hace falta pasarlas al nuevo programa, pero sí mantener la numeración ordenada al cambiar.
Fuentes oficiales
- AEAT · Sistemas informáticos de facturación y VeriFactu (incluye preguntas frecuentes)
- BOE · Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
- BOE · Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento profesional. La normativa puede cambiar: comprueba siempre la información vigente en las fuentes oficiales o consulta tu caso con tu gestoría.
