Requisitos obligatorios de una factura en España

Una factura no es solo un papel para cobrar. Es el documento que permite a tu cliente deducirse el IVA y el gasto, y el que Hacienda revisa para comprobar lo que has declarado. Si le falta un dato obligatorio, tu cliente puede perder la deducción y tú puedes recibir una sanción. Por eso conviene tener claro qué debe llevar, punto por punto, y qué cambia según el tipo de operación.

Qué norma regula el contenido de las facturas

El contenido de las facturas lo fija el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Sus artículos clave son:

• Artículo 2: quién debe expedir factura (empresarios y profesionales, también en operaciones exentas o no sujetas, salvo excepciones).
• Artículo 4: cuándo basta una factura simplificada.
• Artículo 6: contenido de la factura completa.
• Artículo 7: contenido de la factura simplificada.
• Artículo 11: plazo para expedirla.
• Artículo 15: facturas rectificativas.

A esto se suma, desde que te resulte obligatorio, el Real Decreto 1007/2023 (reglamento VeriFactu), que exige que el programa con el que facturas cumpla ciertos requisitos técnicos y que la factura lleve un código QR. Lo explicamos en qué es VeriFactu y a quién afecta.

Los datos obligatorios de una factura completa

El artículo 6.1 del Reglamento enumera los datos que debe contener toda factura completa (también llamada ordinaria):

¿Es obligatorio el NIF del cliente?

Según el artículo 6.1.d, el NIF del destinatario es obligatorio cuando se trata de una entrega intracomunitaria exenta, cuando el cliente es el sujeto pasivo (inversión del sujeto pasivo) y en las operaciones realizadas en España por un empresario establecido aquí. En la práctica, si facturas a una empresa o a un autónomo desde España, debes ponerlo. Y aunque el cliente sea un particular, incluirlo evita problemas si luego necesita la factura para algún trámite.

Varios tipos de IVA en la misma factura

Si una factura incluye líneas con distintos tipos de IVA, operaciones exentas junto a otras que no lo están, o líneas con inversión del sujeto pasivo, debes desglosar la base imponible de cada grupo por separado (artículo 6.2).

Menciones especiales que a menudo se olvidan

Además de los datos generales, algunas operaciones exigen una frase concreta en la factura. Son de las omisiones más frecuentes:

• Operación exenta: referencia al artículo de la Ley 37/1992 del IVA o de la Directiva 2006/112/CE que la ampara, o la indicación de que está exenta. Por ejemplo: «Operación exenta de IVA, art. 20.Uno.3.º Ley 37/1992». Más detalle en facturas exentas de IVA.
• «Inversión del sujeto pasivo»: cuando quien debe declarar el IVA es el cliente (servicios a empresas de otro país de la UE, ciertas obras de construcción, etc.).
• «Facturación por el destinatario»: si la emite el cliente en tu nombre.
• «Régimen especial del criterio de caja»: si estás acogido a ese régimen.
• Regímenes especiales de agencias de viajes y de bienes usados, objetos de arte y antigüedades, con su mención literal.

Retención de IRPF: no la exige el reglamento, pero puede ser obligatoria

La retención de IRPF no aparece en el artículo 6 porque es una obligación del impuesto sobre la renta, no de facturación. Pero si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente está obligado a retener y la factura debe reflejarlo para que cuadren los importes. Lo explicamos en retención de IRPF en las facturas.

Cuándo vale una factura simplificada

La factura simplificada (el antiguo ticket) se permite, según el artículo 4, cuando el importe no supera 400 euros, IVA incluido, o cuando hay que emitir una rectificativa. En determinados sectores (comercio minorista, hostelería y restauración, peluquerías, transporte de personas, aparcamientos, entre otros) el límite sube a 3.000 euros, IVA incluido.

Su contenido mínimo (artículo 7) es más corto: número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, descripción, tipo de IVA (puede indicar «IVA incluido») y contraprestación total. Si el cliente es empresario y lo pide para deducirse el IVA, debes añadir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA desglosada.

Un detalle importante: si en un mismo año emites facturas completas y simplificadas, deben ir en series separadas.

Numeración y series: la regla de la correlatividad

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Puedes usar varias series si hay motivo (varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza), pero algunas son obligatorias: las rectificativas siempre van en serie propia, igual que las emitidas por el destinatario o por un tercero en tu nombre.

Ejemplo de esquema (orientativo):

• 2026-0001, 2026-0002... para facturas ordinarias.
• R2026-0001... para rectificativas.
• T2026-0001... para simplificadas de mostrador.

Lo que no puedes hacer es dejar huecos, reutilizar un número o «anular» una factura borrándola. Si una factura está mal, se corrige con otra rectificativa.

Plazo para emitir la factura

El artículo 11 fija la regla general: la factura se expide en el momento de realizar la operación. Si el cliente es empresario o profesional, puedes emitirla antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Ejemplo: un servicio terminado el 20 de marzo para una empresa puede facturarse hasta el 15 de abril.

También puedes agrupar en una factura recapitulativa varias operaciones del mismo mes para un mismo cliente (artículo 13).

Otros detalles formales

• Idioma: cualquiera, pero Hacienda puede pedir una traducción a una lengua oficial en España (artículo 12).
• Moneda: puedes facturar en otra divisa, pero la cuota de IVA debe expresarse en euros.
• Formato: papel o electrónico. Hoy la factura electrónica requiere que el cliente la acepte y que se garantice su autenticidad e integridad. El Real Decreto 238/2026, que desarrolla la Ley 18/2022 (Crea y Crece), hará obligatoria la factura electrónica entre empresarios y profesionales: 12 meses después de que entre en vigor la orden ministerial de la solución pública de facturación para quienes facturan más de 8 millones de euros, y 24 meses después para el resto. Consulta en la AEAT si esa orden ya se ha publicado.
• Un solo original: solo se admiten duplicados en casos tasados (artículo 14).

Qué pasa si una factura no cumple los requisitos

Si falta un dato obligatorio o el IVA está mal calculado, debes emitir una factura rectificativa (artículo 15) en cuanto lo detectes, siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo. La rectificativa identifica la factura original y lo que se corrige.

Las consecuencias de no hacerlo pueden ser varias: tu cliente puede ver rechazada la deducción del IVA en una comprobación, y la Ley 58/2003 General Tributaria tipifica como infracción el incumplimiento de las obligaciones de facturación (artículo 201), con multas proporcionales al importe de las operaciones afectadas. Consulta las cuantías vigentes en el BOE o con tu gestoría.

Checklist rápida antes de enviar una factura

1. ¿El número sigue al anterior de la misma serie?
2. ¿Están completos el nombre, NIF y domicilio tuyos y del cliente?
3. ¿La descripción permite saber qué se ha vendido y a qué precio unitario?
4. ¿Base, tipo y cuota de IVA aparecen por separado?
5. ¿Hace falta alguna mención especial (exenta, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja)?
6. ¿Lleva retención de IRPF si corresponde?
7. ¿La fecha de operación es distinta de la de expedición? Entonces, indícala.

Facturas correctas sin revisar campo por campo

Comprobar estos puntos a mano en cada factura es tedioso y es donde aparecen los errores. Con Gestonet, nuestro software de facturación, las facturas se generan con numeración correlativa por series, rectificativas en serie propia, cálculo de IVA y retención, y preparadas para VeriFactu. Si trabajas con una gestoría que también usa Gestonet, ella ve tus facturas al momento, sin enviarle archivos.