Cómo reducir la morosidad: plazos de pago legales y recordatorios

Para un autónomo o una pequeña empresa, cobrar tarde puede ser tan grave como no vender. Tienes que adelantar el IVA de una factura que no has cobrado, pagar a proveedores y sostener tu cuota con un dinero que no está en la cuenta. La buena noticia es que la ley te da herramientas y que buena parte de la morosidad se evita con método. Aquí tienes ambas cosas.

Plazos máximos de pago entre empresas

La Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales regula los pagos entre empresas, y entre empresas y la Administración. No se aplica a operaciones con consumidores (artículo 3).

Dos detalles importantes del artículo 4: el proveedor debe hacer llegar la factura antes de que pasen 15 días naturales desde la entrega o el servicio, y el plazo cuenta desde la entrega, aunque la factura se haya recibido antes. Si el contrato fija un plazo y la factura se recibe por medios electrónicos que garanticen su autenticidad, su recepción marca el inicio del cómputo.

Una cláusula que fije un plazo superior a 60 días, o que excluya los intereses de demora de forma manifiestamente abusiva, es nula (artículo 9).

Qué puedes reclamar si te pagan tarde

Intereses de demora automáticos

Según el artículo 5, el deudor incurre en mora sin necesidad de aviso en cuanto vence el plazo. Debe el interés pactado o, si no hay pacto, el tipo legal: el tipo de la última operación principal de financiación del Banco Central Europeo más ocho puntos porcentuales (artículo 7). El Ministerio de Hacienda lo publica cada semestre en el BOE; consulta allí el tipo vigente para el periodo de tu factura.

40 euros por costes de cobro

El artículo 8 añade una cantidad fija de 40 euros por factura impagada, sin necesidad de pedirla expresamente, y además los costes de cobro acreditados que la superen (por ejemplo, un burofax o los honorarios de una gestión de recobro), salvo que el deudor no sea responsable del retraso.

Ejemplo (cifras de ejemplo)

Una factura de 6.000 euros vence el 1 de marzo y se paga el 30 de junio, 121 días tarde. Con un tipo de demora de ejemplo del 10 % anual, los intereses serían 6.000 × 10 % × 121 / 365 = 198,90 euros, más 40 euros de indemnización. Muchas empresas no lo reclaman, pero mencionarlo en las condiciones y en los recordatorios cambia el orden de prioridades del cliente.

Prevenir: lo que haces antes de facturar

• Condiciones por escrito: plazo de pago, forma de pago, interés de demora y la referencia a la Ley 3/2004 en el presupuesto o contrato.
• Anticipos en trabajos largos o clientes nuevos: un 30-50 % al inicio reduce el riesgo.
• Facturación por hitos en lugar de una sola factura al final del proyecto.
• Datos del cliente correctos: una factura con la razón social o el NIF erróneos es la excusa perfecta para retrasar el pago.
• Domiciliación en servicios periódicos. Lo explicamos en facturas recurrentes.

Facturar bien para cobrar antes

Una factura que se cobra rápido tiene:

1. Fecha de vencimiento visible, no solo «30 días».
2. IBAN y referencia que el cliente debe indicar en la transferencia.
3. Número de pedido o de referencia del cliente, si su departamento de pagos lo exige.
4. Envío el mismo día que termina el trabajo, a la persona que aprueba los pagos.

Un calendario de recordatorios que funciona

Los recordatorios funcionan cuando son sistemáticos y escalan el tono poco a poco:

Para reclamar judicialmente una deuda dineraria, vencida y documentada, existe el proceso monitorio de la Ley de Enjuiciamiento Civil, cuya petición inicial no requiere abogado ni procurador. Antes de dar ese paso, consulta con un abogado los requisitos procesales vigentes.

El IVA de las facturas impagadas

Cuando facturas, ingresas el IVA en tu modelo 303 aunque no hayas cobrado. Si el impago se alarga, el artículo 80.Cuatro de la Ley 37/1992 permite recuperarlo reduciendo la base imponible:

• Debe haber pasado un año desde el devengo sin cobrar, o seis meses si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 euros.
• El impago debe constar en tus libros registro.
• El cliente debe ser empresario o, si es particular, la base de la factura debe superar 50 euros.
• Debes haber reclamado el cobro por vía judicial, por requerimiento notarial o por otro medio que acredite fehacientemente la reclamación.
• La factura rectificativa se emite en los seis meses siguientes al fin de ese plazo y se comunica a la AEAT en el plazo reglamentario.

Los plazos son estrictos: si se te pasan, pierdes la posibilidad. Si tienes clientes con importes relevantes pendientes, consulta tu caso con tu gestoría a tiempo.

Lo que cambiará con la factura electrónica obligatoria

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece), introdujo la obligación de expedir factura electrónica entre empresarios y profesionales, entre otras cosas para conocer el estado de pago de las facturas y combatir la morosidad. La desarrolla el Real Decreto 238/2026, que obliga además a informar de los estados de la factura, incluido su pago. Su aplicación efectiva es escalonada: 12 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica para empresas con más de 8 millones de euros de facturación, y 24 meses después para el resto. Consulta en la web de la AEAT si esa orden ya se ha publicado y qué fechas resultan.

Medir para mejorar

Calcula cada mes tu periodo medio de cobro y el importe vencido por cliente. Si un cliente acumula retrasos, revisa sus condiciones antes del siguiente pedido. Más ideas en control de cobros y tesorería.

Recordatorios que salen solos

En Gestonet cada factura tiene su vencimiento y su estado de cobro, y puedes enviar recordatorios a los clientes con facturas pendientes sin redactar cada correo. El cuadro de mando muestra lo vencido y lo pendiente por cliente, para que actúes antes de que el retraso se convierta en impago.