Control de cobros y tesorería para pequeños negocios

Muchos negocios rentables tienen problemas de dinero. Facturan bien, pero cobran a 60 días, pagan a proveedores a 30, la cuota de autónomos se carga cada mes y en abril llega un IVA que ya se había gastado. El resultado es tensión constante en la cuenta del banco aunque las cuentas digan que se gana dinero. La diferencia entre beneficio y caja se gestiona con unos pocos hábitos, sin necesidad de ser financiero.

Beneficio no es caja

El beneficio mide lo que facturas menos lo que gastas en un periodo. La caja mide el dinero que entra y sale de verdad, y cuándo. Tres ejemplos de por qué no coinciden:

• Facturas en marzo, pero el cliente paga en mayo.
• Compras un ordenador de 1.500 euros: sale todo de la cuenta hoy, pero en el beneficio se reparte en varios años vía amortización.
• El IVA que cobras no es tuyo: lo ingresarás en el siguiente trimestre.

Paso 1: la lista de cobros pendientes

Todo empieza por saber quién te debe qué y desde cuándo. Para cada factura emitida necesitas: cliente, importe total, fecha de vencimiento y estado (pendiente, cobrada, vencida). Ordénala por vencimiento y revisa cada semana:

Los plazos legales entre empresas y cómo reclamar están en cómo reducir la morosidad.

Paso 2: el calendario de pagos fijos

Apunta todos los pagos que se repiten y en qué fecha caen. En un autónomo típico:

• Cada mes: cuota de autónomos, alquiler, suministros, software, préstamos; nóminas y seguros sociales si tienes empleados.
• Cada trimestre: IVA (modelo 303), pago fraccionado de IRPF (modelo 130) y retenciones (111, 115), del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero.
• Cada año: declaración de la renta, seguros, impuestos locales.

Revisa los modelos y fechas exactos en el calendario fiscal del autónomo.

Paso 3: la reserva para impuestos

El error más caro es gastar el dinero de los impuestos. Una regla práctica: cada vez que cobres una factura, aparta en una cuenta separada:

1. El IVA cobrado menos el IVA de tus gastos (aproximadamente lo que ingresarás en el 303).
2. Un porcentaje para el IRPF. Si presentas el modelo 130, el pago fraccionado es el 20 % del rendimiento neto acumulado del año, menos lo ya ingresado y las retenciones (artículo 110 del Reglamento del IRPF). La cuota final de la renta puede ser mayor según tu nivel de ingresos.

Ejemplo con cifras de ejemplo: en un trimestre cobras 12.000 euros de base más 2.520 de IVA, y tus gastos suman 4.000 euros más 840 de IVA. Reserva para el 303: 2.520 − 840 = 1.680 euros. Rendimiento neto del trimestre: 8.000 euros; el 130 sería un 20 %, unos 1.600 euros si no tienes retenciones. En total, unos 3.280 euros que no deberías tocar.

Paso 4: la previsión de caja a tres meses

Con los cobros pendientes, los pagos fijos y la reserva para impuestos, puedes construir una previsión sencilla, semana a semana o mes a mes:

La utilidad no está en acertar al euro, sino en ver con semanas de antelación un mes en rojo. Si enero muestra un saldo negativo por la suma de impuestos del cuarto trimestre, aún tienes tiempo de adelantar cobros, retrasar una compra o negociar financiación.

El indicador que más importa: periodo medio de cobro

El periodo medio de cobro (PMC) indica cuántos días tardas en cobrar, de media:

PMC = (saldo pendiente de cobro de clientes / ventas del periodo) × días del periodo

Ejemplo: si tienes 9.000 euros pendientes de cobro y has facturado 27.000 euros en el último trimestre (90 días), tu PMC es (9.000 / 27.000) × 90 = 30 días. Si sube trimestre a trimestre, algo falla: clientes que se retrasan, facturas que se emiten tarde o condiciones demasiado largas.

Compáralo con lo que tardas en pagar a tus proveedores. Si cobras a 60 días y pagas a 30, estás financiando a tus clientes con tu dinero.

Palancas para mejorar la tesorería

• Facturar el mismo día que terminas el trabajo.
• Anticipos e hitos en proyectos largos.
• Domiciliación de cuotas periódicas. Lo explicamos en facturas recurrentes.
• Criterio de caja en el IVA: si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 2.000.000 de euros, puedes optar por ingresar el IVA cuando cobras y no cuando facturas, con el límite del 31 de diciembre del año siguiente (artículos 163 decies y siguientes de la Ley 37/1992). A cambio, deduces el IVA de tus compras cuando las pagas. La opción dura un mínimo de tres años; consulta tu caso con tu gestoría.
• Financiación de circulante: póliza de crédito, anticipo de facturas o factoring. Tienen coste: úsala para picos, no para tapar un problema estructural.
• Colchón: intenta mantener el equivalente a dos o tres meses de gastos fijos.

Una rutina de 20 minutos a la semana

1. Marca como cobradas las facturas que han entrado en el banco.
2. Envía recordatorios de las vencidas.
3. Comprueba el saldo de la cuenta de impuestos.
4. Actualiza la previsión de las próximas semanas.

Cobros y vencimientos a la vista

En Gestonet cada factura tiene su vencimiento y su estado de cobro, puedes enviar recordatorios a quien no ha pagado, y el cuadro de mando muestra lo facturado, lo cobrado y lo pendiente, junto al calendario fiscal con los próximos impuestos. Así ves de un vistazo la caja que viene, y tu gestoría trabaja con los mismos datos.