Certificado digital para enviar facturas a la AEAT: cómo obtenerlo

Actualización (octubre de 2026): Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento de VeriFactu hasta 2028. Actualizaremos las fechas de este artículo en cuanto se publique en el BOE; mientras tanto, el calendario legal vigente es el que se explica aquí.

En la modalidad VeriFactu, tu programa de facturación se comunica directamente con los servicios web de la Agencia Tributaria. Para que Hacienda sepa quién envía cada registro, esa conexión se identifica con un certificado electrónico. Si nunca has tenido uno, o si el que tienes caduca pronto, conviene resolverlo con margen antes de tu fecha de obligación.

Para qué necesitas el certificado en VeriFactu

El certificado cumple dos funciones según la modalidad de tu sistema:

• VeriFactu: identifica a quien envía los registros de facturación a la AEAT. Sin un certificado válido, el programa no puede remitirlos.
• No VeriFactu: los registros no se envían, pero cada uno debe firmarse electrónicamente, y también hace falta certificado para atender requerimientos.

Si dudas entre una y otra, lee las diferencias entre VeriFactu y No VeriFactu.

¿Sirve Cl@ve?

Cl@ve es útil para muchos trámites en la sede electrónica, pero el envío automático de registros desde un programa se hace mediante servicios web que requieren un certificado electrónico. Para VeriFactu, cuenta con un certificado.

Qué certificado necesitas según tu caso

Los certificados los emiten prestadores de servicios de confianza cualificados. El más conocido es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), pero hay otros válidos, como algunos prestadores autonómicos y privados. Consulta la lista de certificados admitidos en la sede de la AEAT.

Cómo obtener el certificado de persona física de la FNMT

Es el camino más habitual para un autónomo. El proceso, en líneas generales, es este:

1. Prepara el equipo. Sigue las instrucciones de la sede de la FNMT sobre navegador o aplicación de solicitud. Haz todo el proceso desde el mismo ordenador y usuario.
2. Solicita el certificado en la web de la FNMT con tu NIF, primer apellido y correo electrónico. Recibirás un código de solicitud.
3. Acredita tu identidad. Normalmente, con cita previa en una oficina de registro (por ejemplo, de la AEAT o de la Seguridad Social), presentando tu DNI o NIE y el código. La FNMT ofrece también otras vías de acreditación, como la videoidentificación; consulta las disponibles en su web.
4. Descarga el certificado desde el mismo equipo en el que hiciste la solicitud.
5. Haz una copia de seguridad exportándolo a un archivo protegido con contraseña (formato .pfx o .p12) y guárdala en un lugar seguro.

Si tienes DNI electrónico con sus claves activas, puedes usarlo para acreditar tu identidad en algunos trámites sin desplazarte. Las condiciones exactas y el coste, si lo hay, pueden variar: consúltalos en la web de la FNMT.

Si facturas como sociedad: certificado de representante

Una sociedad no tiene «cara», así que actúa a través de su representante. El certificado de representante de persona jurídica vincula al administrador con la sociedad. Para obtenerlo, normalmente necesitarás:

• Los datos de la sociedad y del administrador.
• Documentación que acredite el cargo y sus facultades (por ejemplo, una certificación del Registro Mercantil reciente).
• Acreditar la identidad del administrador, en persona o por las vías telemáticas que admita el emisor.

Este tipo de certificado suele tener coste y una validez más corta que el de persona física. Revisa las condiciones vigentes en la web de la FNMT o del prestador que elijas.

Delegar el envío en tu gestoría

No es obligatorio que el certificado sea tuyo. La AEAT permite que los registros los envíe un tercero en tu nombre, por ejemplo:

• Un apoderado al que hayas dado poder en el registro de apoderamientos de la AEAT para ese trámite.
• Una gestoría o asesoría que actúe como colaborador social de la AEAT.

En este caso el programa usa el certificado del tercero, y en el registro consta que actúa en tu nombre. Es una opción cómoda si ya delegas tus impuestos en una gestoría. Si prefieres que el envío se haga con tu certificado, también es posible: muchas plataformas para gestorías permiten guardar el certificado de cada cliente de forma cifrada.

Buenas prácticas de seguridad con el certificado

Quien tiene tu certificado y su contraseña puede actuar en tu nombre en muchos trámites, no solo en facturación. Por eso:

• No lo envíes por correo electrónico sin cifrar ni compartas la contraseña en el mismo mensaje.
• Súbelo solo a plataformas de confianza que expliquen cómo lo guardan (cifrado, acceso restringido).
• Anota la fecha de caducidad y renueva con antelación. Un certificado caducado detiene los envíos de VeriFactu.
• Revócalo si pierdes el equipo o sospechas que alguien lo ha copiado.
• Para sociedades, revisa los cambios de administrador: el certificado de representante queda ligado a la persona que lo solicitó.

Ejemplo práctico

Un estudio de arquitectura constituido como SL empieza con VeriFactu el 1 de enero de 2027, según el calendario vigente. En noviembre, la administradora solicita el certificado de representante de persona jurídica y lo instala en el programa de facturación. En marzo, la sociedad cambia de administradora y revoca el certificado de la anterior, como corresponde; desde ese momento los envíos empiezan a fallar. La gestoría lo detecta en su panel de errores y, mientras la nueva administradora obtiene su certificado, envía los registros como colaborador social. Comprueba siempre las fechas en el calendario de VeriFactu.

Para elegir entre usar tu certificado o delegar, consulta tu caso con tu gestoría. Y si quieres repasar qué exige el reglamento al programa, tienes la guía de requisitos del software de facturación.

El certificado de cada cliente, gestionado desde Gestonet

Gestonet permite a la gestoría enviar los registros VeriFactu de cada cliente con su certificado, controlar caducidades y ver los errores de envío de toda la cartera en un mismo panel. El cliente factura desde su portal sin preocuparse de la parte técnica. Si te interesa este modelo, descubre Gestonet.