Cómo cobrar el servicio de facturación a los clientes de la gestoría

Con VeriFactu en el horizonte, muchos clientes que hoy facturan con Word o Excel van a necesitar un programa adaptado. Para la gestoría es una oportunidad: ofrecerles una herramienta de facturación conectada con el despacho. La pregunta inmediata es cómo cobrarla sin que el precio frene su uso ni se convierta en un servicio deficitario. Este artículo compara los modelos posibles con números de ejemplo.

Qué estás vendiendo realmente

Antes de poner precio, separa lo que hay dentro del servicio:

• La herramienta: un portal donde el cliente emite sus facturas cumpliendo el Real Decreto 1007/2023.
• El acompañamiento: alta, configuración de series, resolución de dudas, revisión de errores de envío.
• El ahorro para el despacho: facturas que ya no hay que teclear ni corregir.
• El valor para el cliente: cumplir la normativa, controlar cobros y ver su situación fiscal.

El error más común es fijar el precio solo a partir del coste de la licencia. El coste real incluye el tiempo del equipo, y el beneficio real incluye las horas que ahorras.

Los cuatro modelos de precio

Incluido en la cuota

Funciona bien cuando el objetivo principal es ahorrar horas de grabación. Si el portal elimina el trabajo de teclear facturas, el despacho gana margen aunque no cobre un euro más. Suele acompañarse de una subida moderada de la cuota general, explicada por las nuevas obligaciones.

Suplemento fijo

Es el modelo más habitual al principio. Conviene que el suplemento sea bajo y redondo, y que incluya el acompañamiento inicial. Si el precio se parece al de un programa de facturación comprado por su cuenta, el cliente pierde el incentivo de hacerlo contigo.

Por tramos

Útil en carteras muy heterogéneas, donde conviven clientes con cinco facturas al trimestre y otros con quinientas. Define pocos tramos (tres como máximo).

Servicio completo de facturación

Algunos clientes prefieren que el despacho emita sus facturas. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, art. 5) permite que la factura la expida materialmente un tercero, pero la obligación sigue siendo del cliente. Deja por escrito cómo te pasa la información, quién revisa cada factura y en qué plazo.

Ejemplo de cálculo de márgenes

Supongamos (cifras de ejemplo) un despacho que paga 10 € al mes por cliente en la plataforma de facturación y dedica, de media, 15 minutos al mes a dudas e incidencias de cada cliente, con un coste interno de 30 € por hora.

Con estos números, un suplemento de 15 € al mes deja un margen razonable, y un cliente con mucho volumen (donde el ahorro de grabación es mayor) puede salir rentable incluso con el portal incluido en la cuota. Haz el cálculo con tus propios costes.

Cómo presentarlo al cliente

1. Empieza por su obligación: «A partir de tu fecha de VeriFactu necesitarás un programa adaptado». Remite al calendario de VeriFactu para las fechas.
2. Muestra su beneficio: facturas desde el móvil, recordatorios de cobro, IVA estimado.
3. Da un precio cerrado: nada de «depende». Un importe mensual claro genera confianza.
4. Ofrece un periodo de prueba o el primer trimestre a precio reducido para los primeros clientes.

Errores al poner precio a la facturación

• Cobrar por horas. El cliente no sabe cuánto pagará y el despacho no tiene incentivo para ser eficiente.
• Regalarlo sin medir. Si lo incluyes en la cuota, mide igualmente cuánto soporte genera cada cliente.
• Precios distintos para el mismo servicio. Tarde o temprano dos clientes lo comentan.
• No revisar el precio cada año. Fija en la hoja de encargo cómo se actualiza, por ejemplo, una revisión anual comunicada con un mes de antelación.

Déjalo por escrito en la hoja de encargo

Cualquier servicio nuevo debe reflejarse en el contrato con el cliente. Incluye al menos:

• Alcance: qué hace el cliente en el portal y qué hace el despacho.
• Precio, periodicidad y forma de actualización.
• Responsabilidad sobre los datos que introduce el cliente.
• Protección de datos: el despacho y la plataforma tratan datos de terceros (los clientes de tu cliente), lo que exige reflejar el encargo del tratamiento según el art. 28 del RGPD.
• Qué pasa con las facturas y los registros si el cliente deja el despacho: cómo se le entregan y en qué formato.

Cómo cobrar sin perder clientes

Si vas a subir la cuota, comunícalo con antelación y vinculado a un cambio real: nuevas obligaciones, nuevo portal, más información para el cliente. Un cliente que entiende qué recibe a cambio rara vez se va por unos euros. Te damos más ideas en cómo fidelizar clientes en una gestoría. Y para medir si el servicio es rentable, controla los indicadores que proponemos en KPI para dirigir una gestoría.

Gestonet como base del servicio de facturación

Gestonet ofrece a cada cliente un portal de facturación con VeriFactu (series, recurrentes, rectificativas, cobros y recordatorios), conectado con el panel del despacho. Con la oferta de lanzamiento de 3 € al mes por cliente activo, deja margen para cualquiera de los cuatro modelos de precio; calcula el tuyo con el número de clientes que vayas a dar de alta. Puedes ver los detalles en la página de Gestonet para gestorías.