Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada: 4 años

Llevar el registro de jornada es solo la mitad de la obligación. La otra mitad es poder enseñarlo años después, completo y legible, cuando lo pida un inspector, un antiguo empleado o su abogado. Muchas empresas descubren que les falta un trimestre de hace tres años justo en el peor momento. Este artículo explica cuánto tiempo hay que guardar el registro, cómo contar el plazo y qué hacer con los datos cuando vence.

¿Qué dice la ley sobre la conservación?

El último párrafo del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es claro: la empresa conservará los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

El mismo plazo de cuatro años aparece en otros registros de tiempo de trabajo:

Cuatro años coincide además con el plazo general de prescripción de las deudas con la Seguridad Social (art. 24 de la Ley General de la Seguridad Social). Si una inspección detecta horas no declaradas, la cotización de ese periodo puede reclamarse, y el registro es la prueba principal.

¿Desde cuándo se cuentan los cuatro años?

La ley no fija un día de inicio distinto, así que el criterio prudente es contar desde la fecha de cada registro. Cada día registrado tiene su propio plazo.

Ejemplo práctico (fechas de ejemplo): el fichaje del 15 de marzo de 2023 debe conservarse al menos hasta el 15 de marzo de 2027. El del 30 de junio de 2023, hasta el 30 de junio de 2027. En la práctica, muchas empresas trabajan por meses o años completos: «a 1 de enero de 2028 puedo revisar lo anterior a 1 de enero de 2024».

¿Y si hay un conflicto abierto?

Si hay una inspección en curso, una reclamación o un juicio que afecte a ciertos registros, no los elimines aunque haya pasado el plazo. Guárdalos hasta que el asunto esté cerrado. Borrar pruebas relacionadas con un procedimiento abierto puede tener consecuencias mucho peores que el coste de conservarlas.

¿Hay que guardar el registro de quien ya no trabaja en la empresa?

Sí. La obligación es sobre los registros, no sobre los contratos vigentes. Si una persona se fue hace un año, sus registros de los tres años anteriores siguen dentro del plazo. Es más: los antiguos trabajadores son quienes con más frecuencia los reclaman, por ejemplo para calcular horas extra en una demanda por despido.

Un error habitual es desactivar al trabajador en el sistema de fichaje y que, con ello, desaparezcan sus datos o dejen de poder exportarse. Comprueba que tu sistema mantiene accesibles los registros de las bajas.

¿En qué formato hay que conservarlo?

La norma no exige un formato concreto, pero de su redacción se deducen tres requisitos:

1. Integridad: lo que se guarda debe ser lo que se registró. Si el archivo se puede modificar sin rastro, su valor como prueba baja mucho.
2. Accesibilidad: debe poder mostrarse cuando se pida, sin depender de una persona concreta ni de un ordenador viejo.
3. Legibilidad: en papel, que no se borre ni se deteriore; en digital, que se pueda exportar a un formato estándar.

Si llevas el registro en papel

• Archiva por meses y por trabajador, en lugar seco y con acceso controlado.
• Valora escanear cada mes, pero recuerda que el escaneo no da por sí solo garantías de integridad.
• Etiqueta las cajas con la fecha a partir de la cual podrán destruirse.

Si usas una hoja de cálculo

• Guarda una copia cerrada (por ejemplo en PDF) de cada mes y no la vuelvas a tocar.
• Haz copias de seguridad fuera del ordenador de la oficina.
• Ten en cuenta que, aun así, demostrar que el archivo no se ha cambiado es difícil. Lo comparamos con otras opciones en registro de jornada en papel, Excel o software.

Si usas un software de fichaje

• Comprueba que el proveedor garantiza la conservación durante los cuatro años, también si dejas de ser cliente.
• Pide que puedas exportar todos los datos en un formato legible y verificable.
• Pregunta dónde se guardan los datos y con qué copias de seguridad.

¿Qué pasa si cierro la empresa o cambio de titular?

En una sucesión de empresa (venta del negocio, traspaso, fusión), el nuevo empleador se subroga en las obligaciones laborales (art. 44 ET). Lo sensato es que los registros pasen al nuevo titular, o que el anterior los conserve y se comprometa por escrito a facilitarlos.

Si la empresa cesa su actividad, los posibles conflictos con la plantilla no desaparecen de inmediato. Consulta tu caso con tu gestoría o con un abogado laboralista antes de destruir documentación.

¿Qué hago con los datos cuando pasan los cuatro años?

Aquí entra la protección de datos. El registro contiene datos personales, y el RGPD obliga a no conservarlos más tiempo del necesario (principio de limitación del plazo de conservación, art. 5.1.e). Pasado el plazo legal, y si no hay un conflicto abierto, lo correcto es suprimir los registros. Ojo con un matiz: según el art. 32 de la LOPDGDD, cuando se suprimen datos hay que bloquearlos primero, es decir, apartarlos y reservarlos sin uso, accesibles solo para jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o administraciones competentes, durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento. Cumplido ese plazo, se destruyen.

Documenta cómo y cuándo lo haces. Una política de conservación escrita, aunque sea de una página, demuestra diligencia. Más detalle en registro de jornada y protección de datos.

Comprobación rápida de tu archivo

• ¿Puedo enseñar hoy el registro de cualquier trabajador de cualquier día de los últimos cuatro años?
• ¿Incluye a los trabajadores que ya se fueron?
• ¿Puedo demostrar que nadie lo ha cambiado sin dejar rastro?
• ¿Sé qué pasa con los datos si cambio de proveedor o de gestoría?
• ¿Tengo una regla escrita sobre cuándo y cómo se eliminan?

Si alguna respuesta es «no», ese es el punto a resolver antes de que llegue un requerimiento de la Inspección. Te contamos cómo prepararla en cómo prepararse para una inspección de trabajo.

Conservación resuelta sin cajas ni copias manuales

Tempo conserva los fichajes durante al menos cuatro años en servidores en España, también los de trabajadores dados de baja, y no los elimina antes de ese plazo. Cada fichaje queda encadenado con una huella criptográfica y un sello diario, de forma que cualquier alteración se detectaría, y puedes exportar todo el registro si un día cambias de herramienta. Más información en la página de Tempo.