Cómo prepararse para una inspección de trabajo sobre registro horario

La mayoría de las inspecciones sobre jornada no empiezan con una sanción, sino con una visita o una carta que pide documentación en un plazo. Lo que pase después depende casi siempre de lo que la empresa pueda enseñar en ese momento. Esta guía te ayuda a tener todo preparado antes de que haga falta, y a saber cómo actuar si el requerimiento ya ha llegado.

¿Por qué llega una inspección sobre registro de jornada?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) actúa por varias vías:

• Denuncia de un trabajador, de un antiguo empleado o de la representación sindical. Es la más frecuente en materia de horas extra.
• Campañas planificadas sobre tiempo de trabajo en sectores concretos, como hostelería, comercio o transporte.
• Cruces de datos que detectan anomalías, como contratos a tiempo parcial en actividades con horarios amplios.
• Otra actuación que deriva en revisar la jornada, por ejemplo una inspección por un accidente de trabajo.

La actuación de la Inspección en esta materia sigue el Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que orienta a los inspectores sobre cómo comprobar el registro de jornada.

¿Cómo se desarrolla la inspección?

En la visita, el inspector puede hablar con los trabajadores. Si lo que dicen no coincide con lo que refleja el registro (por ejemplo, todos salen a las 20:00 y el registro dice 18:00), esa contradicción pesará más que cualquier documento.

¿Qué documentos debes tener preparados?

1. Registro diario de jornada de toda la plantilla de los últimos cuatro años, con inicio y fin (art. 34.9 ET).
2. Cómo se organizó el sistema: el convenio o acuerdo que lo regula o, en su defecto, la decisión de la empresa y la prueba de la consulta a los representantes, si los hay.
3. Información entregada a la plantilla sobre cómo se ficha y cómo se corrigen los errores.
4. Horarios y cuadrantes previstos, para comparar con lo registrado.
5. Contratos a tiempo parcial, pactos de horas complementarias y resúmenes mensuales entregados con la nómina (art. 12.4.c ET).
6. Horas extraordinarias: resúmenes entregados y su reflejo en nómina y cotización (art. 35.5 ET).
7. Convenio colectivo aplicable, con su jornada anual, pausas y reglas de distribución.
8. Si usas geolocalización u otro sistema de control, la información previa dada a la plantilla (art. 90 LOPDGDD).
9. Política de desconexión digital (art. 88 LOPDGDD), si procede.

Para revisar si tu registro tiene todo lo necesario, consulta qué datos debe contener el registro de jornada.

Qué mira el inspector en el registro

• Que exista y sea diario: no vale reconstruirlo para la visita.
• Que cubra a todos: tiempo parcial, teletrabajo, otros centros, personal de ETT cedido.
• Que sea fiable: horarios clavados todos los días, fichajes rellenados en bloque o correcciones sin rastro son señales de alerta.
• Que cuadre con las nóminas: si el registro muestra horas de más que no se pagan ni se compensan, aparecen las horas extra no declaradas.
• Que se respeten los límites: máximo de 9 horas ordinarias diarias salvo convenio (art. 34.3 ET), 12 horas entre jornadas, descanso semanal, límite anual de horas extra.

El día de la visita: cómo actuar

1. Atiende al inspector con normalidad y pide su identificación.
2. Avisa a la persona responsable y, si la tienes, a tu gestoría o asesor laboral.
3. Muestra el registro tal como está. No lo «arregles» en el momento: cualquier cambio de última hora se nota y agrava la situación.
4. Si no puedes mostrar algo en el acto, explica por qué y pide que se fije un plazo para aportarlo.
5. Anota qué te han pedido y en qué plazo.
6. No impidas que hable con la plantilla: dificultar la actuación puede ser una infracción por obstrucción (art. 50 LISOS).

¿Qué puede pasar después?

Según lo que encuentre, el inspector puede:

• No apreciar irregularidades y cerrar la actuación.
• Advertir y requerir que se corrija algo en un plazo, en lugar de proponer sanción, cuando las circunstancias lo permiten.
• Levantar acta de infracción: la falta de registro o un registro que no cumple es infracción grave del art. 7.5 LISOS. Las cuantías están en sanciones por no llevar el registro de jornada.
• Levantar acta de liquidación de cuotas si detecta horas no cotizadas.

Si recibes un acta, tienes un plazo para presentar alegaciones, que figura en la propia acta. Léela con calma y consulta tu caso con tu gestoría o abogado laboralista antes de responder.

Ejemplo: preparación en una semana

Supuesto ilustrativo: un restaurante con 14 empleados recibe un requerimiento para comparecer en 10 días con el registro de jornada del último año y los contratos a tiempo parcial.

• Día 1: localizar el registro completo del periodo y comprobar que no faltan meses ni personas.
• Día 2: reunir contratos, pactos de horas complementarias y resúmenes mensuales entregados.
• Día 3: comparar el registro con las nóminas; identificar horas extra y comprobar cómo se pagaron o compensaron.
• Día 4: preparar el documento que explica cómo funciona el sistema y cómo se informó a la plantilla.
• Día 5: revisión con la gestoría y preparación de la documentación ordenada.

Si el registro es digital y completo, los días 1 y 3 se reducen a minutos. Si está en papel y falta algún mes, es mejor saberlo cuanto antes y explicarlo con transparencia.

Simulacro: haz tu propia inspección cada trimestre

• Elige al azar dos trabajadores y un mes de hace dos años. ¿Puedes mostrar su registro en cinco minutos?
• ¿Hay jornadas sin salida o días con más de 9 horas sin explicación?
• ¿Coinciden las horas extra registradas con las pagadas?
• ¿Sabría la persona que está hoy en el centro enseñar el registro si tú no estás?
• ¿Quién puede consultar el registro y cómo? Repásalo en quién puede consultar el registro de jornada.

Un acceso para el inspector en el momento

Con Tempo puedes crear al inspector un acceso de solo lectura con fecha de caducidad, para que consulte el registro de jornada y descargue lo que necesite sin que tengas que preparar archivos. Los avisos de cumplimiento (descansos de menos de 12 horas, más de 9 horas diarias, pausas en jornadas de más de 6 horas) te ayudan a corregir antes de que llegue la visita. Lo explicamos en la página de Tempo.