Qué datos debe contener el registro de jornada

Un registro de jornada puede existir y, aun así, no servir de nada ante la Inspección o en un juicio. Ocurre cuando le faltan datos, cuando los que tiene no permiten calcular el tiempo trabajado o cuando no se sabe quién cambió qué. Aquí repasamos qué exige la norma de forma literal, qué datos son muy recomendables para que el registro sea útil y cuáles es mejor no incluir.

¿Qué datos exige la ley como mínimo?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide un registro diario que incluya «el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora». De ahí salen cuatro datos imprescindibles:

1. Identificación del trabajador: nombre y apellidos o un identificador que permita saber sin duda de quién es cada registro.
2. Fecha de la jornada.
3. Hora de inicio, con hora y minutos.
4. Hora de finalización, con hora y minutos.

No basta con anotar «8 horas» al final del día. La norma pide las horas concretas, porque solo así se puede comprobar el descanso entre jornadas, el trabajo nocturno o si se han superado los límites.

¿Hay que registrar las pausas y los descansos?

La ley no lo dice expresamente, pero la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo y el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección apuntan en la misma dirección: si una pausa no se considera tiempo de trabajo efectivo, conviene registrarla. Si no lo haces, el tiempo entre entrada y salida se presume trabajado.

Ejemplo con datos ficticios: una persona entra a las 8:00 y sale a las 17:30, con una hora para comer que no es tiempo de trabajo. Si solo consta la entrada y la salida, el registro refleja 9 h 30 min. Si consta la pausa de 14:00 a 15:00, refleja 8 h 30 min. La diferencia, acumulada durante un año, puede acabar en una reclamación de horas extra.

Recuerda que el art. 34.4 ET reconoce una pausa mínima de 15 minutos cuando la jornada continuada supera las seis horas. Será tiempo de trabajo o no según lo que digan el convenio o el contrato.

Tabla de datos: obligatorios, recomendables y desaconsejados

¿Qué pasa con las horas extra y las complementarias?

El registro de jornada general convive con dos registros más antiguos que siguen vigentes:

• Horas extraordinarias (art. 35.5 ET): se registran día a día y se totalizan en el periodo de pago, y el trabajador recibe copia del resumen con su nómina. Lo explicamos con más detalle en horas extraordinarias: límite y registro.
• Tiempo parcial (art. 12.4.c ET): la jornada se registra día a día y se totaliza cada mes, con entrega al trabajador del resumen de horas ordinarias y complementarias junto con el recibo de salarios. Tienes todos los detalles en registro de jornada a tiempo parcial.

Un sistema de fichaje que guarde las horas reales y las compare con el horario previsto te da estos totales sin hacer cuentas a mano.

¿Cómo deben quedar las correcciones?

Los olvidos existen: alguien no ficha la salida, o ficha dos veces la entrada. La ley no prohíbe corregir, pero un registro fiable (el adjetivo que usa el Tribunal de Justicia de la UE en su sentencia C-55/18) no puede permitir que cualquier cambio borre lo anterior. Una corrección bien hecha conserva:

• El dato original, aunque deje de computar.
• El dato nuevo.
• Quién propuso el cambio y quién lo aprobó.
• La fecha del cambio y el motivo.
• Si el cambio lo hace la empresa, la conformidad o el conocimiento del trabajador.

Una hoja de cálculo en la que se sobrescribe una celda no cumple ninguno de estos puntos. Es una de las razones por las que la Inspección mira con desconfianza los registros en Excel.

Ejemplo de un día bien registrado

Datos de ejemplo para una trabajadora a jornada completa con pausa para comer no retribuida:

Tiempo de trabajo resultante: 8 h 33 min. Cualquiera que vea este registro entiende qué pasó, incluido el olvido.

¿Qué datos conviene no meter en el registro?

El registro de jornada se apoya en una obligación legal, y eso permite tratar los datos necesarios sin pedir consentimiento. Pero el principio de minimización del RGPD (art. 5.1.c) obliga a no ir más allá:

• Diagnósticos o motivos médicos: basta con indicar que hay una ausencia justificada.
• Huella dactilar o reconocimiento facial guardados por la empresa: la AEPD considera que, en general, no son proporcionados para el control horario.
• Ubicación continua durante la jornada: si usas geolocalización, que sea solo en el momento de fichar y con información previa.
• Comentarios valorativos sobre el rendimiento: el registro mide tiempo, no productividad.

Tienes más detalle en registro de jornada y protección de datos.

¿Y la firma del trabajador?

La ley no exige que el trabajador firme cada registro. En papel suele hacerse para dar credibilidad a la hoja. En un sistema digital, el propio fichaje personal del trabajador ya identifica al autor. Una buena práctica es que el trabajador revise y firme su resumen mensual: deja constancia de que lo conoce y reduce discusiones posteriores.

Un registro completo sin hacer cuentas a mano

Tempo recoge entradas, salidas y pausas con la modalidad de cada fichaje, calcula horas extra y complementarias, guarda cada corrección con su autor y su motivo sin borrar nunca el fichaje original, y permite que cada empleado firme su resumen mensual desde la app. Si quieres ver qué datos guarda y cómo se presentan, entra en la página de Tempo.