Horas extraordinarias: límite anual, compensación y registro

Con el registro de jornada, las horas extra han dejado de ser una cuestión de memoria. Si alguien se queda una hora más, queda escrito. Eso protege al trabajador, que puede reclamar lo que trabajó, y a la empresa, que puede demostrar lo que compensó. Pero también obliga a conocer bien las reglas: cuántas se pueden hacer, cómo se compensan y quién no puede hacerlas.

Qué son las horas extraordinarias

Según el art. 35.1 del Estatuto de los Trabajadores, son horas extraordinarias las que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo. Esa jornada ordinaria es la fijada en el convenio o el contrato, con el límite legal de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual (art. 34.1).

La clave está en el periodo de cómputo. Si el convenio fija la jornada en cómputo anual y permite una distribución irregular, una semana de 44 horas no genera necesariamente horas extra si se compensa con semanas más cortas. Ese mecanismo es la bolsa o banco de horas, y conviene no confundirlo con las horas extra.

El límite: 80 horas extraordinarias al año

El art. 35.2 fija un máximo de 80 horas extraordinarias al año. Para calcularlo:

• No cuentan las horas extra compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.
• No cuentan las realizadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes (horas de fuerza mayor, art. 35.3), aunque sí se compensan.
• Si la jornada anual del trabajador es inferior a la general de la empresa, el límite se reduce en la misma proporción.

Cómo se compensan las horas extra

El convenio o, en su defecto, el contrato decide entre dos opciones:

Además, las horas extra cotizan a la Seguridad Social con un tipo adicional, distinto según sean de fuerza mayor o no. Consulta los tipos vigentes en la web de la Seguridad Social o con tu gestoría.

¿Son obligatorias las horas extra?

Según el art. 35.4, la realización de horas extraordinarias es voluntaria, salvo que se haya pactado su realización en convenio colectivo o contrato, dentro de los límites legales. Las de fuerza mayor son una excepción por su propia naturaleza.

Quién no puede hacer horas extra

• Menores de 18 años (art. 6.3 ET).
• Trabajadores nocturnos (art. 36.1 ET).
• Trabajadores a tiempo parcial, salvo por fuerza mayor (art. 12.4 c). Para ellos existe otra figura, las horas complementarias del art. 12.5, con sus propios requisitos y límites.

Cómo hay que registrar las horas extra

El art. 35.5 exige que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registre día a día y se totalice en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente. Esta obligación ya existía antes del registro general de jornada del art. 34.9 y sigue vigente.

En la práctica, eso supone:

1. Registrar entrada, salida y pausas cada día.
2. Comparar las horas efectivas con la jornada pactada en el periodo de cómputo.
3. Totalizar las horas extra del mes y su forma de compensación.
4. Entregar el resumen con la nómina y conservarlo cuatro años.
5. Llevar la cuenta anual para no superar las 80.

Para que el cálculo sea correcto, las pausas que no computan como trabajo deben estar fichadas; lo explicamos en pausas y descansos durante la jornada.

Ejemplo práctico de cómputo anual

Un trabajador con jornada de 40 horas semanales hace 12 horas extra en marzo (cifras de ejemplo). La empresa le compensa 6 con descanso en mayo y le paga las otras 6 en la nómina de marzo.

• Las 6 horas compensadas en mayo están dentro de los cuatro meses: no cuentan para el límite.
• Las 6 horas pagadas sí cuentan: le quedan 74 disponibles en el año.
• En julio, una avería inunda el almacén y trabaja 5 horas más para salvar la mercancía. Son de fuerza mayor: se compensan, pero no consumen el límite.

Si en noviembre lleva 78 horas pagadas, el sistema debería avisar antes de que se supere el máximo.

Errores frecuentes con las horas extra

• Pagarlas como «plus» o «incentivo» en la nómina en lugar de identificarlas como horas extra: no cuadran con el registro ni cotizan como deben.
• Prometer descanso y no disfrutarlo dentro de los cuatro meses: esas horas pasan a contar para el límite de 80.
• Confundir la ampliación de jornada de un contrato a tiempo parcial con horas extra.
• Dar por buenas las horas que «salen» en el fichaje sin que nadie las haya autorizado ni revisado.
• No entregar al trabajador el resumen mensual junto con la nómina.

Qué pasa si se superan los límites o no se registran

Superar el límite de horas extra o no registrar la jornada es infracción grave según el art. 7.5 de la LISOS. Y si no hay registro fiable, en un juicio por reclamación de horas el trabajador puede aportar indicios y será la empresa quien tenga más difícil demostrar lo contrario. Tienes las cuantías y supuestos en sanciones por no llevar el registro de jornada.

Horas extra en Tempo

Tempo calcula las horas extra de cada persona y mes a partir de los fichajes y del horario, lleva la cuenta anual frente al límite de 80 horas y permite exportarlas en CSV para la nómina. El banco de horas permite registrar las compensaciones con descanso. Puedes consultar los detalles en Tempo.