Gestión de vacaciones: días naturales, laborables y aprobación

Las vacaciones generan más dudas de las que parece: si los sábados cuentan, qué pasa con un festivo que cae en mitad de la quincena, cuántos días tiene quien entró en abril o si se pierden los que no se disfrutaron. Y para la empresa, el reto es aprobarlas sin dejar un departamento vacío en agosto. Aquí tienes las reglas y un método práctico para gestionarlas.

Cuántos días de vacaciones corresponden

El art. 38.1 del Estatuto de los Trabajadores establece que el periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual, y en ningún caso inferior a treinta días naturales.

• Es un mínimo: el convenio puede mejorarlo.
• Los trabajadores a tiempo parcial tienen los mismos días de vacaciones que los de jornada completa; lo que cambia es la retribución, proporcional a su jornada.
• Las vacaciones no se pueden pagar en lugar de disfrutarse. La única excepción es la finalización del contrato: las no disfrutadas se abonan en el finiquito.

Días naturales o días laborables: cómo se cuentan

La ley habla de días naturales, pero muchos convenios expresan las vacaciones en días laborables o hábiles. No es lo mismo, y conviene saber qué dice el tuyo.

Ejemplo (cifras de ejemplo): una trabajadora se toma del lunes 3 al domingo 16 de agosto. En días naturales consume 14. En días laborables de lunes a viernes consume 10. Si dentro de esas dos semanas hubiera un festivo en día laborable, con el cómputo en laborables consumiría 9.

En plantillas con turnos que incluyen fines de semana, «laborable» debe entenderse como día de trabajo según el cuadrante de cada persona. Lo explicamos en turnos rotativos y cuadrantes.

Vacaciones en el primer y el último año: prorrateo

Quien no trabaja el año completo tiene derecho a la parte proporcional. La forma habitual de calcularlo es:

Días de vacaciones = días anuales × días trabajados en el año ÷ 365

Ejemplo (cifras de ejemplo): un trabajador entra el 1 de abril con 30 días naturales anuales. Hasta el 31 de diciembre trabaja 275 días: 30 × 275 ÷ 365 = 22,6 días. El redondeo lo fija el convenio o la práctica de la empresa; lo más habitual es redondear a favor del trabajador.

Si alguien deja la empresa a mitad de año habiendo disfrutado menos días de los que le corresponden, la diferencia se paga en el finiquito. Si disfrutó más, el descuento debe estar bien documentado; consulta tu caso con tu gestoría.

Cómo se fijan las fechas

Según el art. 38.2 y 38.3:

• El periodo se fija de común acuerdo entre empresa y trabajador, conforme a lo que diga el convenio sobre la planificación anual.
• Cada empresa fija su calendario de vacaciones, y el trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes del comienzo del disfrute.
• Si no hay acuerdo, la fecha la fija la jurisdicción social mediante un procedimiento sumario y preferente.

Vacaciones e incapacidad temporal

Si las vacaciones coinciden con una incapacidad temporal por embarazo, parto o lactancia natural, o con la suspensión por nacimiento, se disfrutan en otra fecha aunque haya terminado el año. Si la incapacidad temporal es por otra causa e impide disfrutarlas, se pueden tomar al acabar la baja, siempre que no hayan pasado más de 18 meses desde el final del año en que se generaron.

¿Se pierden las vacaciones no disfrutadas?

Como regla general, las vacaciones son anuales y no se acumulan. Pero el Tribunal de Justicia de la UE (asunto C-684/16) ha establecido que no se pierden automáticamente si la empresa no ha permitido realmente disfrutarlas ni ha informado al trabajador de que caducarían. Avisar a tiempo de los días pendientes protege a ambas partes.

Un método práctico para aprobar vacaciones

1. Abre el plazo de solicitudes con antelación, por ejemplo en marzo para el verano.
2. Publica los criterios: máximo de personas ausentes por departamento, periodos de alta actividad, rotación de quincenas año a año.
3. Recoge las solicitudes por escrito, mejor desde una app que por mensajes sueltos.
4. Responde en un plazo fijo: aprobada, rechazada con motivo o con una propuesta alternativa.
5. Refleja las vacaciones aprobadas en el calendario y en el cuadrante, para que no se planifiquen turnos ni se generen falsas ausencias.
6. Informa del saldo de días pendientes a cada persona, sobre todo en el último trimestre.

Las vacaciones aprobadas deben cuadrar con el registro de jornada: un día de vacaciones no es un día sin fichar sin justificar, ni debe restar horas en el banco de horas.

Errores habituales

• Comunicar las fechas con menos de dos meses de antelación sin acuerdo del trabajador.
• Pagar las vacaciones en nómina para que no se disfruten.
• Contar festivos como vacaciones cuando el convenio las fija en días laborables.
• Dejar que se acumulen días sin avisar de que van a caducar.
• Aprobar vacaciones sin mirar quién más falta ese día en el departamento.

Vacaciones y ausencias en Tempo

En Tempo cada trabajador solicita sus vacaciones desde la app y el responsable las aprueba, las rechaza o propone otras fechas. El cómputo tiene en cuenta el calendario de festivos de la empresa y el prorrateo, se puede fijar un máximo de ausentes por departamento como aviso y las ausencias aprobadas se reflejan en el cuadrante y en el banco de horas. Más información en Tempo.