Sanciones por no llevar el registro de jornada: cuantías e infracción
La multa es la consecuencia más conocida de no fichar, pero no siempre la más cara. Detrás de una inspección por registro de jornada suelen llegar preguntas sobre horas extra no pagadas, cotizaciones pendientes o contratos a tiempo parcial que en realidad eran a jornada completa. Aquí ordenamos qué infracción es, cuánto puede costar hoy y qué otras consecuencias conviene tener en cuenta.
¿Qué infracción es no llevar el registro de jornada?
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2000, califica como infracción grave en su artículo 7.5 la transgresión de las normas y límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, tiempo de trabajo.
Encajan en ese tipo, entre otros, estos supuestos:
- No tener ningún sistema de registro.
- Tenerlo, pero que no recoja la hora de inicio y de fin de cada día.
- Que no incluya a una parte de la plantilla (teletrabajo, tiempo parcial, otro centro).
- Que no se pueda mostrar a la Inspección, a los trabajadores o a sus representantes.
- Que no se haya conservado durante los cuatro años que exige el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
- Que los datos no se correspondan con la realidad, por ejemplo hojas con el horario teórico copiado día tras día.
¿Cuánto es la multa por no fichar?
El artículo 40.1.b de la LISOS fija las cuantías de las infracciones graves en tres grados. Las cifras que siguen son las fijadas por la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, que las actualizó con efectos desde el 1 de octubre de 2021:
| Grado (infracción grave) | Cuantía |
|---|---|
| Mínimo | De 751 a 1.500 € |
| Medio | De 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | De 3.751 a 7.500 € |
Estas cuantías se actualizan por ley de vez en cuando. Antes de tomar decisiones, consulta la cifra vigente en el texto consolidado de la LISOS en el BOE.
¿Se multa por empresa o por trabajador?
Con la regulación actual, la práctica habitual de la Inspección es considerar una infracción por empresa (o por los hechos comprobados en la actuación), no una por cada trabajador. El número de trabajadores afectados sí influye en el grado, como verás más abajo.
En los últimos años se han planteado reformas para que la sanción se calcule por cada persona trabajadora afectada y para endurecer las cuantías. El proyecto de ley de reducción de jornada que incluía ese cambio fue rechazado en el Congreso en septiembre de 2025. Por otro lado, el borrador de Real Decreto sobre registro horario digital, que aún no está aprobado, no puede modificar por sí mismo las cuantías de la LISOS, porque esta es una norma con rango de ley. Te lo explicamos en qué dice el borrador del registro horario digital.
¿Qué decide el grado de la sanción?
El artículo 39 de la LISOS establece los criterios para graduar la multa. Los más relevantes en registro de jornada son:
- Negligencia o intencionalidad: no es lo mismo un registro con huecos que un registro falseado.
- Número de trabajadores afectados.
- Perjuicio causado, por ejemplo horas extra no pagadas.
- Cifra de negocios de la empresa.
- Incumplimiento de advertencias o requerimientos previos de la Inspección.
Además, la reincidencia (art. 41 LISOS), es decir, cometer una infracción del mismo tipo y calificación en los 365 días siguientes a la notificación de la anterior, una vez firme, permite incrementar la cuantía hasta el doble del grado correspondiente, sin superar el máximo legal de la infracción.
Ejemplo práctico
Supuesto ilustrativo, no una predicción de lo que resolvería la Inspección: un taller con 12 trabajadores recibe una visita. Lleva un registro en papel que solo rellenan cuatro personas y que no incluye la salida. No hay requerimientos anteriores.
- Infracción: grave, art. 7.5 LISOS.
- Grado probable: mínimo o medio, según la valoración de la negligencia y el número de trabajadores afectados.
- Horquilla de la multa: entre 751 y 3.750 euros.
- Además: requerimiento para implantar un sistema correcto en un plazo y, si se detectan horas extra no declaradas, revisión de cotizaciones.
Si el mismo taller vuelve a incumplir tras ser sancionado, entra en juego la reincidencia y la horquilla sube.
Otras consecuencias que pueden costar más que la multa
Cotizaciones y horas extra no declaradas
Si la Inspección concluye que se han trabajado más horas de las declaradas, puede levantar actas de liquidación de cuotas a la Seguridad Social por las diferencias, con sus recargos. Las deudas con la Seguridad Social prescriben a los cuatro años, el mismo plazo de conservación del registro.
Contratos a tiempo parcial que pasan a jornada completa
El art. 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores establece que, si la empresa no cumple las obligaciones de registro de un contrato a tiempo parcial, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario. Eso puede suponer diferencias salariales y de cotización importantes. Lo detallamos en registro de jornada a tiempo parcial.
Reclamaciones de los trabajadores
En una demanda por horas extraordinarias, la falta de registro juega en contra de la empresa: es ella quien tiene la obligación de registrar y la facilidad para aportar la prueba. Sin registro fiable, es difícil rebatir lo que diga el trabajador.
Obstrucción a la labor inspectora
Negarse a mostrar el registro, retrasarlo sin justificación o aportar documentos manipulados puede constituir, además, una infracción por obstrucción (art. 50 LISOS), que se sanciona aparte.
¿Cómo evitar la sanción?
- Implanta un sistema que registre inicio y fin reales de cada jornada, todos los días.
- Incluye a toda la plantilla, también teletrabajo, tiempo parcial y personal que se desplaza.
- Haz que las correcciones dejen rastro: dato original, nuevo, autor y motivo.
- Conserva los registros cuatro años y ten un modo rápido de mostrarlos.
- Revisa cada mes las incidencias: jornadas sin cerrar, descansos insuficientes, horas extra.
Si te llega un requerimiento, en cómo prepararse para una inspección de trabajo tienes una lista de lo que suelen pedir.
Un registro que aguanta una inspección
Tempo registra cada fichaje con hora del servidor, guarda las correcciones sin borrar nunca el original, avisa de jornadas sin cerrar, descansos de menos de 12 horas o días de más de 9 horas, y permite dar a la Inspección un acceso de solo lectura en el momento. Puedes verlo en la página de Tempo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la multa por no tener registro de jornada?
Es una infracción grave del art. 7.5 de la LISOS. Según el art. 40.1.b, la multa va de 751 a 7.500 euros en función del grado (mínimo, medio o máximo). Comprueba la cifra vigente en el BOE, porque las cuantías se actualizan.
¿La sanción es por cada trabajador sin fichar?
Con la normativa actual, la práctica habitual es una infracción por empresa, y el número de trabajadores afectados sirve para graduarla. Se han propuesto reformas para multar por trabajador, pero no están en vigor.
¿Qué pasa si un trabajador a tiempo parcial no tiene registro?
Además de la posible multa, el art. 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario. Eso puede generar diferencias salariales y de cotización.
¿Me pueden sancionar si tengo registro pero está incompleto?
Sí. La infracción incluye llevar el registro de forma que no cumpla la norma: sin horas concretas, sin parte de la plantilla, sin conservar o con datos que no reflejan la realidad.
Fuentes oficiales
- Real Decreto Legislativo 5/2000, LISOS, texto consolidado (BOE)
- Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE)
- Ley 10/2021, de trabajo a distancia (BOE)
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento profesional. La normativa puede cambiar: comprueba siempre la información vigente en las fuentes oficiales o consulta tu caso con tu gestoría.
