Registro horario digital: qué dice el borrador de Real Decreto

Desde que se habla del «nuevo registro horario» circulan muchas afirmaciones que dan por hecho lo que todavía es un proyecto. Conviene separar tres cosas: lo que dice hoy la ley, lo que propone el borrador y lo que es solo especulación. Este artículo se ciñe a las dos primeras y te indica qué decisiones tiene sentido tomar ya.

Estado a la fecha de este artículo: el Real Decreto de registro horario digital no está aprobado. Lo que sigue describe el contenido del borrador difundido por el Ministerio de Trabajo, que puede cambiar en su tramitación. Comprueba en el BOE si se ha publicado.

¿Qué es el borrador de registro horario digital?

Es un proyecto de Real Decreto del Ministerio de Trabajo y Economía Social que desarrolla el registro de jornada del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La obligación de registrar existe desde 2019 (Real Decreto-ley 8/2019), pero la ley no concreta cómo hacerlo. El borrador pretende cerrar ese hueco, que en la práctica ha permitido hojas firmadas a final de mes o registros con el horario teórico copiado.

La idea cobró fuerza en 2025, después de que el Congreso rechazara el proyecto de ley de reducción de la jornada a 37,5 horas, que incluía cambios en el registro. El Gobierno optó entonces por regular el registro por vía reglamentaria, apoyándose en la habilitación que el propio Estatuto le da para desarrollar estas obligaciones.

¿Qué cambiaría si se aprueba en los términos del borrador?

Según el texto difundido, los cambios principales serían estos:

• Registro digital obligatorio. Se dejaría de admitir el papel y los sistemas que no garanticen la integridad de los datos, como una hoja de cálculo editable.
• Fichaje personal y en el momento. Cada trabajador registraría su inicio y fin en tiempo real, no después ni por medio de otra persona.
• Más detalle. Además de inicio y fin, se recogerían las interrupciones y pausas, y se diferenciarían las horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
• Modificaciones trazables. Cualquier cambio quedaría identificado: dato original, nuevo dato, autor, fecha y causa.
• Acceso remoto para la Inspección. La Inspección de Trabajo podría consultar el registro a distancia y de forma inmediata.
• Acceso del trabajador y de sus representantes a los datos, en condiciones que el borrador detalla.

Hoy frente al borrador: tabla resumen

¿Qué no cambia?

• Quién está obligado. Toda empresa con trabajadores por cuenta ajena, como ya explicamos en qué empresas están obligadas a llevar el registro de jornada.
• El plazo de conservación de cuatro años.
• Las sanciones. Un Real Decreto no puede modificar la LISOS, que es una norma con rango de ley. Las cuantías actuales las tienes en sanciones por no llevar el registro de jornada.
• La protección de datos. El RGPD y la LOPDGDD siguen siendo el marco para decidir qué datos se tratan, por ejemplo la geolocalización.
• La flexibilidad horaria pactada, que el registro debe respetar.

¿Cuándo entraría en vigor?

No hay fecha. Un Real Decreto de este tipo debe pasar por consulta e información pública, informes de otros ministerios y dictamen del Consejo de Estado antes de su aprobación por el Consejo de Ministros. Lo habitual en normas así es fijar un periodo de adaptación desde su publicación; su existencia y duración dependerán del texto definitivo. Desconfía de cualquier fuente que dé una fecha cerrada mientras no esté en el BOE.

¿Debo adaptarme ya?

No hay obligación de hacerlo hoy. Pero varias de las exigencias del borrador son, en realidad, buenas prácticas que ya te protegen con la norma actual:

1. Que la hora la ponga el sistema, no la persona: refuerza la fiabilidad que pide la sentencia C-55/18 del Tribunal de Justicia de la UE.
2. Que las correcciones dejen rastro: es lo que más se discute en una reclamación de horas extra.
3. Que puedas mostrar el registro al momento: ahorra tiempo y tensión ante un requerimiento.
4. Que las pausas y los distintos tipos de hora estén separados: necesario para calcular extras y complementarias.

Si llevas el registro en papel o en Excel, el cambio a digital requerirá elegir herramienta, informar a la plantilla y, si hay representantes, consultarles. Hacerlo con calma es más barato que hacerlo con prisas cuando salga el BOE. Tienes una comparación de opciones en registro de jornada en papel, Excel o software.

Ejemplo: una tienda que hoy usa papel

Supuesto ilustrativo: una tienda con 5 empleados firma hojas mensuales. Hoy cumple si las rellenan a diario. Si se aprobara el Real Decreto tal como está el borrador, necesitaría un sistema digital en el plazo que fijase la norma. Lo sensato sería probar un sistema sencillo (por ejemplo, una tablet en el mostrador o una app en el móvil) durante un par de meses, mientras mantiene el papel, y decidir con datos reales.

Preguntas que conviene hacer a cualquier proveedor

• ¿Puede el administrador cambiar o borrar un fichaje sin que quede rastro?
• ¿La hora del fichaje es la del servidor o la del dispositivo?
• ¿Permite dar acceso de consulta a la Inspección y a los representantes?
• ¿Separa pausas, horas extraordinarias y complementarias?
• ¿Podré exportar todos mis datos si cambio de proveedor?

Un sistema alineado con lo que se propone

Tempo ya trabaja como plantea el borrador: la hora válida es la del servidor, cada fichaje queda encadenado con una huella criptográfica y un sello diario, las correcciones añaden o anulan fichajes sin borrar nunca el original, y la Inspección y los representantes pueden tener acceso de solo lectura. Si se aprueba el Real Decreto, adaptaremos lo que haga falta según el texto definitivo. Más información en la página de Tempo.