Registro de jornada: qué es y qué empresas están obligadas

Muchas empresas pequeñas siguen pensando que fichar es cosa de fábricas o de grandes plantillas. No es así: si tienes aunque sea una persona contratada, la ley te pide que sepas, día a día, a qué hora empezó y a qué hora terminó de trabajar. En esta guía te explicamos de dónde sale esa obligación, a quién afecta, quién queda fuera y cuáles son los fallos que más se repiten cuando llega una inspección.

¿Qué es exactamente el registro de jornada?

El registro de jornada es un documento, en papel o digital, en el que consta para cada trabajador y cada día el horario concreto de inicio y de finalización de su jornada. Lo regula el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, en vigor desde el 12 de mayo de 2019.

El precepto dice, en esencia, cuatro cosas:

• La empresa garantiza el registro diario de jornada. La responsabilidad es suya, aunque sea el trabajador quien fiche.
• Debe incluir la hora de inicio y la de fin de cada jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que exista.
• Se organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
• Los registros se conservan cuatro años y permanecen a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La norma española encaja con la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank), que exige a los Estados un sistema objetivo, fiable y accesible para computar la jornada diaria. Esos tres adjetivos son, en la práctica, el listón con el que se mide cualquier sistema de fichaje.

¿Qué empresas están obligadas a llevar el registro de jornada?

Todas las que tengan trabajadores por cuenta ajena incluidos en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores. No hay excepción por tamaño: una peluquería con una empleada está tan obligada como una cadena con quinientas. Tampoco importa el sector, el tipo de contrato ni si el horario es fijo o flexible.

La tabla resume los casos que más dudas generan, siguiendo los criterios de la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo:

¿Y si mis trabajadores tienen horario flexible o salen mucho fuera?

Siguen estando obligados. La flexibilidad cambia cuándo se trabaja, no la obligación de anotarlo. Para comerciales, técnicos o personal que teletrabaja, lo razonable es un sistema que permita fichar desde donde estén, por ejemplo una app en el móvil. Lo vemos en detalle en cómo cumplir con el registro en el teletrabajo.

¿Cómo debe organizarse el sistema de registro?

La ley no impone hoy un formato concreto. Lo que exige es el procedimiento para decidirlo:

1. Convenio colectivo o acuerdo de empresa, si regulan cómo se registra.
2. Si no lo hacen, decisión de la empresa, después de consultar a los representantes legales de los trabajadores, si los hay.
3. En empresas sin representación, la empresa decide e informa a la plantilla por escrito de cómo funciona.

Sea cual sea el medio, el registro debe hacerse día a día, reflejar la realidad y no poder manipularse sin dejar rastro. Ten en cuenta que está en tramitación un borrador de Real Decreto que exigiría un registro digital; todavía no está aprobado, y te contamos su contenido en el artículo sobre el nuevo registro horario digital.

¿Qué no es el registro de jornada?

Conviene separar el registro de otras figuras con las que se confunde:

• No es el horario. El horario es lo previsto; el registro es lo que realmente ha ocurrido. Un cuadrante firmado a principio de mes no sirve como registro.
• No es una herramienta de vigilancia de la actividad. Su finalidad legal es controlar el tiempo de trabajo, y los datos que trates deben limitarse a eso.
• No sustituye al registro de horas extraordinarias del art. 35.5 ET, aunque en la práctica un buen sistema de fichaje permite calcular ambas cosas.
• No elimina la flexibilidad. Se puede tener entrada libre entre las 8 y las 10 y cumplir perfectamente.

Ejemplo práctico: una empresa de seis personas

Imagina (datos de ejemplo) una asesoría con seis empleados: cuatro a jornada completa en oficina, una persona a tiempo parcial de 20 horas semanales y un técnico que visita clientes. No hay representantes de los trabajadores.

• La empresa decide el sistema, lo comunica por escrito a los seis y explica cómo fichar, cómo pedir una corrección y quién puede consultar los datos.
• Los cuatro de oficina fichan al llegar, al salir y, si las pausas no cuentan como trabajo, también al empezar y terminar la pausa.
• La persona a tiempo parcial ficha igual, pero además recibe cada mes, junto con la nómina, el resumen de sus horas ordinarias y complementarias.
• El técnico ficha desde el móvil al iniciar su primera visita y al terminar la última.
• Los registros se guardan cuatro años y se pueden mostrar a la Inspección en el momento en que los pida.

Errores frecuentes que detecta la Inspección

• Hojas con el mismo horario todos los días (de 9:00 a 18:00 clavado durante meses). Indican que se rellenan de memoria, no en el momento.
• Registrar solo la entrada, sin la salida, o registrar el total de horas sin las horas concretas.
• Rellenar el registro a fin de mes o justo antes de una visita.
• No poder entregarlo porque lo guarda una persona que está de vacaciones o porque está repartido en varias hojas de cálculo.
• Correcciones sin rastro: tachones, celdas sobrescritas o cambios sin motivo ni autor.
• Olvidar a una parte de la plantilla: los que teletrabajan, los de jornada parcial o los que están en otro centro.

No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la realidad, es una infracción grave de la LISOS. Te explicamos cuantías y criterios en sanciones por no llevar el registro de jornada.

Cómo te ayuda Tempo a cumplir desde el primer día

Si quieres pasar del papel a un sistema que cumpla los criterios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad, Tempo permite fichar con la app del móvil (también sin conexión), con un kiosco en tablet o con el QR del centro. Las correcciones quedan trazadas y nunca se borra un fichaje, los registros se conservan cuatro años y puedes dar acceso de solo lectura a la Inspección y a los representantes. Puedes ver cómo funciona en la página de Tempo.