Registro de jornada en el teletrabajo: cómo cumplir

Cuando la plantilla trabaja desde casa, el registro de jornada se vuelve a la vez más necesario y más delicado. Más necesario porque es la única prueba del tiempo trabajado; más delicado porque toca la intimidad del domicilio, los dispositivos personales y el derecho a desconectar. Veamos qué exige la ley y cómo organizarlo sin generar conflictos.

¿Es obligatorio el registro de jornada en teletrabajo?

Sí. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se aplica a toda la plantilla, trabaje donde trabaje. Además, la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, lo recoge de forma expresa en su artículo 14: la persona que trabaja a distancia tiene derecho a un registro horario adecuado que refleje fielmente el tiempo dedicado a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y que incluya, entre otros, el momento de inicio y de finalización de la jornada.

La Ley 10/2021 regula el trabajo a distancia «regular», el que supone al menos un 30 % de la jornada en un periodo de referencia de tres meses (o el porcentaje equivalente). Pero aunque alguien teletrabaje de forma ocasional, el registro sigue siendo obligatorio por el Estatuto.

¿Qué hay que registrar cuando se teletrabaja?

• Inicio y fin de la jornada, con hora y minutos.
• Pausas e interrupciones que no sean tiempo de trabajo, especialmente si la jornada se reparte en varios tramos.
• Modalidad de cada jornada o tramo (presencial o a distancia), muy útil en modelos híbridos.
• Horas por encima de lo pactado, que serán extraordinarias o complementarias según el contrato.

La lista completa de datos, con lo que conviene evitar, está en qué datos debe contener el registro de jornada.

La flexibilidad horaria no exime de fichar

El art. 13 de la Ley 10/2021 permite a la persona flexibilizar su horario dentro de lo pactado. Eso significa que el registro tendrá más tramos, no que desaparezca. Ejemplo de un día con datos ficticios: de 8:30 a 11:00, de 11:30 a 14:00 y de 17:00 a 19:30. Son 7 h 30 min de trabajo en tres tramos, y el registro debe reflejar los tres.

¿Cómo se ficha desde casa?

Cuidado con los dispositivos personales

El art. 17.2 de la Ley 10/2021 establece que la empresa no puede exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni su uso para trabajar a distancia. En la práctica tienes tres opciones:

1. Que la app de fichaje se instale en un móvil o portátil de empresa, que en el trabajo a distancia regular debe facilitar la empresa de todos modos (art. 11).
2. Que la persona acepte voluntariamente usar su propio móvil, dejándolo por escrito y ofreciendo una alternativa si no quiere.
3. Usar un sistema que no requiera instalar nada en dispositivos personales.

Registro de jornada y desconexión digital

El registro ayuda a cumplir el derecho a la desconexión del art. 18 de la Ley 10/2021 y del art. 88 de la LOPDGDD: si alguien ficha la salida a las 18:00 y sigue respondiendo correos a las 22:00, el registro lo pone de manifiesto. Dos reglas prácticas:

• No envíes avisos de trabajo fuera del horario. Los recordatorios de fichaje deben limitarse a la hora prevista de entrada y salida.
• Si alguien trabaja fuera de su horario, que lo fiche. Es mejor tener esas horas registradas y gestionarlas que ignorarlas.

¿Se puede controlar dónde está quien teletrabaja?

El art. 22 de la Ley 10/2021 permite a la empresa adoptar medidas de control, guardando la consideración debida a la dignidad y la intimidad de la persona. Registrar la ubicación en el momento de fichar puede ser proporcionado en algunos casos, pero en teletrabajo desde el domicilio aporta poco y expone un dato sensible. Si lo planteas, informa antes y por escrito, como exige el art. 90 de la LOPDGDD. Lo explicamos en geolocalización al fichar: cuándo es legal.

Modelo híbrido: el caso más común

Ejemplo práctico (datos de ejemplo): una consultora con 10 personas trabaja martes y jueves en la oficina y el resto de días desde casa.

• Un único sistema para todos los días, para no tener registros repartidos.
• Cada fichaje indica si es presencial o en teletrabajo; así se comprueba el porcentaje pactado en el acuerdo de trabajo a distancia (art. 7 Ley 10/2021).
• En la oficina se puede fichar con el mismo móvil o en una tablet a la entrada; en casa, con el dispositivo de empresa.
• A fin de mes, cada persona revisa su resumen y pide corrección si algo no cuadra.

Errores frecuentes en el registro del teletrabajo

• Dar por hecho que el horario teórico se cumple y no registrar nada.
• Fichar solo entrada y salida cuando la jornada se reparte en tramos con huecos largos.
• Usar herramientas de monitorización de actividad (capturas de pantalla, pulsaciones) como si fueran registro de jornada: son mucho más intrusivas y requieren un análisis propio de proporcionalidad.
• No informar a la plantilla de cómo funciona el sistema ni de qué datos recoge. Revisa registro de jornada y protección de datos.

Teletrabajo con fichaje sencillo

Con Tempo cada persona ficha desde la app con la hora del servidor, indicando si trabaja en presencial o en teletrabajo, también con varios tramos al día. La ubicación es opcional y la decide la empresa, y los recordatorios se envían solo a la hora prevista de entrada o salida. Para quien no quiera usar el móvil personal, puede instalarse en un dispositivo de empresa. Más detalles en la página de Tempo.