Geolocalización al fichar: cuándo es legal y cómo informar

Activar la ubicación en la app de fichaje parece una forma fácil de evitar fichajes desde casa o de acreditar una visita a un cliente. Pero la ubicación es uno de los datos más sensibles que puede manejar una empresa: dice dónde está una persona, y a partir de ahí, mucho más. Por eso la ley permite usarla, pero con condiciones. Aquí tienes cuáles son y cómo aplicarlas en la práctica.

¿Es legal geolocalizar a los trabajadores al fichar?

Sí, con límites. El art. 90 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018) permite a los empleadores tratar datos obtenidos mediante sistemas de geolocalización para ejercer las funciones de control del art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, siempre dentro de su marco legal. Y añade una condición clara: con carácter previo, la empresa debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características de estos dispositivos, y sobre cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

Además, se aplican los principios generales del RGPD, sobre todo el de minimización (art. 5.1.c), y el juicio de proporcionalidad que exige la jurisprudencia constitucional para cualquier medida de control: que sea idónea para la finalidad, necesaria porque no hay otra menos intrusiva igual de eficaz, y equilibrada.

¿Cuándo es proporcionado usar la ubicación?

Depende del tipo de trabajo. Esta tabla resume criterios orientativos:

Ubicación puntual frente a seguimiento continuo

Para el registro de jornada basta con saber dónde se fichó, no dónde estuvo la persona cada minuto. Tomar la posición solo en el instante del fichaje cumple la finalidad con mucha menos intrusión. El seguimiento continuo, si se necesita para otra finalidad (por ejemplo, gestionar una flota de vehículos), requiere su propio análisis y su propia información, y nunca debe extenderse a los descansos ni al tiempo libre.

Guardar coordenadas o solo comprobar un radio

Hay una opción todavía menos intrusiva: comprobar si el móvil está dentro de un radio alrededor del centro o del cliente. Aun así, para poder demostrar después esa comprobación, el sistema puede necesitar guardar la posición del momento del fichaje. Explica en la información a la plantilla qué se guarda exactamente.

¿Qué debe incluir la información a la plantilla?

El art. 90 LOPDGDD y los arts. 13 RGPD y 11 LOPDGDD exigen, como mínimo:

1. Que el sistema de fichaje recoge la ubicación y en qué momento exacto (al fichar entrada, salida, pausas).
2. La finalidad: acreditar el lugar de inicio y fin de la jornada, no evaluar el rendimiento ni controlar la vida privada.
3. Que no se recoge fuera de la jornada ni de forma continua.
4. Quién puede ver la ubicación y durante cuánto tiempo se conserva.
5. Qué pasa si la persona no concede el permiso de ubicación en el móvil o no hay señal.
6. Cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.
7. Datos del responsable y, si lo hay, del delegado de protección de datos.

Entrégalo por escrito y guarda la constancia. Si hay representación legal, infórmala también: además del art. 90 LOPDGDD, el art. 64.5.f del Estatuto de los Trabajadores reconoce al comité el derecho a emitir informe previo sobre la implantación o revisión de sistemas de organización y control del trabajo.

Dudas frecuentes en la práctica

¿Y si el trabajador usa su móvil personal?

El permiso de ubicación lo concede la persona en su teléfono. Si se niega o el GPS falla, el sistema no debería impedirle fichar sin más: lo razonable es que el fichaje se registre igual y quede marcado sin ubicación, o que haya una alternativa, como el QR o una tablet en el centro. En teletrabajo, recuerda que el art. 17.2 de la Ley 10/2021 impide exigir la instalación de aplicaciones en dispositivos personales; lo vemos en registro de jornada en el teletrabajo.

¿Puedo sancionar a alguien por lo que muestre la ubicación?

Si se informó correctamente y la medida es proporcionada, los datos pueden utilizarse para el control laboral. Si no se informó antes, la prueba puede ser cuestionada y la empresa se expone a una sanción de protección de datos. Ante un caso concreto, consulta con tu asesor laboral.

¿Necesito una evaluación de impacto?

Un uso puntual al fichar no suele requerirla, pero si planteas un seguimiento sistemático o combinarlo con otros datos, valora la evaluación de impacto del art. 35 RGPD. Tienes el marco general en registro de jornada y protección de datos.

Ejemplo: empresa de instalaciones con 15 técnicos

Supuesto ilustrativo. La empresa quiere comprobar que los técnicos empiezan la jornada en el primer cliente y no desde casa.

• Decisión: ubicación solo al fichar entrada y salida, no en las pausas ni durante la jornada.
• Información: documento entregado a cada técnico y a los delegados de personal antes de activarlo, con la finalidad, quién lo ve (el jefe de equipo y administración) y el plazo de conservación (el del registro de jornada).
• Alternativa: si no hay GPS, el fichaje se registra igual y se indica que no tiene ubicación.
• Revisión: a los seis meses, comprobar si la medida sigue siendo necesaria.

Si tus trabajadores se desplazan mucho, mira también registro de jornada para comerciales, técnicos y transporte.

Ubicación opcional y bajo tu control

En Tempo la geolocalización es un módulo opcional que activa cada empresa: la posición se toma solo en el momento de fichar, nunca de forma continua. Como alternativa menos intrusiva, puedes usar el QR de cada centro, con un radio opcional, o un kiosco en tablet. Si quieres ver cómo configurarlo, entra en la página de Tempo.