Quién puede consultar el registro de jornada y cómo

Una cosa es tener el registro de jornada y otra saber a quién hay que enseñárselo, qué parte y en cuánto tiempo. Cuando un trabajador pide sus fichajes del último año, cuando el comité solicita los registros de la plantilla o cuando llega un requerimiento de la Inspección, la empresa necesita respuestas claras y un sistema que permita darlas sin enviar hojas de cálculo con datos de todos.

¿Qué dice la ley sobre el acceso al registro?

El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que los registros permanecerán a disposición de tres sujetos: las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La norma no detalla el formato ni el procedimiento, así que hay que completarla con otras reglas: las competencias de los representantes, las facultades de la Inspección y la normativa de protección de datos.

El acceso del trabajador a su registro de jornada

Cada trabajador tiene derecho a consultar sus propios fichajes en cualquier momento razonable. Además del art. 34.9 ET, el art. 15 del RGPD le reconoce el derecho de acceso a sus datos personales y a obtener una copia.

• Plazo de respuesta: si lo pide como derecho de acceso, el art. 12.3 del RGPD fija un mes, prorrogable en casos complejos.
• Ex trabajadores: también pueden pedirlo mientras la empresa conserve los datos (cuatro años desde cada registro).
• Tiempo parcial: además del acceso, deben recibir cada mes con la nómina el resumen de horas (art. 12.4.c ET).
• Horas extra: deben recibir copia del resumen en el recibo correspondiente (art. 35.5 ET).

Lo más sencillo para todos es que cada persona pueda ver sus fichajes desde el móvil y descargar su registro mensual sin tener que pedirlo. Eso reduce consultas, evita errores de envío y permite detectar a tiempo un olvido.

Ejemplo: un antiguo empleado pide sus fichajes

Supuesto ilustrativo: una persona que dejó la empresa hace ocho meses pide por correo sus registros de jornada de los dos últimos años para revisar horas extra. La empresa debe comprobar su identidad, extraer solo sus registros, entregarlos en un formato legible y hacerlo dentro del mes siguiente. Si el registro está en papel en una caja, esto lleva horas; si es digital, minutos.

El acceso de los representantes de los trabajadores

El comité de empresa y los delegados de personal tienen, entre sus competencias, la de vigilar el cumplimiento de las normas laborales (art. 64.7 ET). El acceso al registro les permite comprobar que no se superan los límites de jornada, que se respetan los descansos o que las horas extra se pagan.

La ley no concreta si deben recibir copia periódica o solo consultarlo, ni con qué detalle. La práctica judicial ha tendido a reconocerles el acceso a los registros de la plantilla para cumplir esa función. Aun así, la protección de datos marca límites:

• Dales los datos necesarios para su función: identificación, fechas, horas y totales.
• No incluyas datos innecesarios, como el DNI completo, la ubicación de cada fichaje o el motivo médico de una ausencia.
• Recuérdales que los documentos que entrega la empresa solo pueden usarse para la finalidad por la que se entregaron (art. 65.3 ET), además de su deber de sigilo (art. 65.2 ET).
• Mejor un acceso de consulta controlado que el envío de archivos que luego circulan sin control.

Si tienes dudas sobre el alcance en tu caso, sobre todo si el convenio dice algo al respecto, consúltalo con tu asesor laboral. Ampliamos los límites de protección de datos en registro de jornada y protección de datos.

El acceso de la Inspección de Trabajo

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede pedir el registro en una visita, mediante un requerimiento para que se aporte o citando a la empresa a comparecer con la documentación. La Ley 23/2015, ordenadora del sistema de Inspección, le permite examinar la documentación laboral y obtener copias.

• El registro debe poder mostrarse sin demoras injustificadas. Retrasarlo o negarlo puede considerarse obstrucción (art. 50 LISOS).
• Debe ser el registro real y completo, incluidas las correcciones.
• Conviene que pueda consultarse desde el propio centro de trabajo, aunque la persona que lo gestiona no esté.

En cómo prepararse para una inspección sobre registro horario tienes una lista de lo que suelen pedir.

¿Hay que auditar quién consulta el registro?

No hay una obligación expresa de anotar cada consulta, pero es una buena práctica, sobre todo con accesos externos. Registrar quién vio qué y cuándo protege a la empresa ante una queja por mal uso de datos y es coherente con el principio de responsabilidad proactiva del RGPD (art. 5.2).

Buenas prácticas para dar acceso sin problemas

1. Define por escrito quién puede ver qué: trabajador, responsable de equipo, administración, representantes, Inspección.
2. Los responsables de equipo deberían ver solo a su equipo.
3. Da accesos de solo lectura a quienes no gestionan la jornada.
4. Pon fecha de caducidad a los accesos temporales, como el de un inspector.
5. Oculta datos que el destinatario no necesita, como el DNI completo.
6. Ten preparado un modo de exportar el registro de un trabajador o de un periodo en minutos.

Recuerda que todo esto solo funciona si el registro existe y está completo durante el plazo legal: repásalo en cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada.

Accesos ordenados, sin enviar archivos

En Tempo cada empleado consulta sus fichajes y descarga su registro mensual en PDF desde la app. Puedes crear accesos de solo lectura para la representación legal y para la Inspección, con fecha de caducidad, que solo ven el registro, con el DNI enmascarado para la representación, y cada consulta o descarga de esos accesos queda anotada. Más información en la página de Tempo.