Control horario en academias y centros de formación

Una academia de idiomas con clases de 17:00 a 21:30, un centro de formación para el empleo con cursos de mañana, una autoescuela o una academia de oposiciones con grupos de fin de semana. En todos ellos el horario del profesorado se decide por la demanda de alumnos y cambia cada trimestre. Y casi siempre aparece la misma duda: ¿se registran solo las horas de clase o también lo demás? Vamos a responderla con la ley en la mano.

Quién debe fichar en una academia

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar la jornada de toda persona con contrato laboral:

• Profesorado contratado, a jornada completa o a tiempo parcial.
• Coordinación pedagógica y dirección con contrato laboral ordinario.
• Secretaría, recepción y personal administrativo.
• Monitores de actividades y profesorado de cursos intensivos, aunque su contrato dure un mes.

Los formadores autónomos que facturan por curso no están sujetos al registro de jornada. Pero si un «autónomo» da clase todas las semanas con el horario que fija la academia, con sus materiales y sin poder organizarse, la relación puede ser laboral. Es un riesgo frecuente en el sector y conviene revisarlo con tu asesoría laboral.

Horas lectivas y no lectivas: ¿qué se registra?

El registro debe recoger la jornada real, no solo el tiempo frente a los alumnos. Si el centro encarga al profesor preparar materiales, corregir exámenes, atender a familias, asistir a claustros o hacer tutorías, todo eso es tiempo de trabajo.

Muchos convenios del sector distinguen entre horas lectivas y complementarias y fijan cómo se distribuyen. Lo que no puede pasar es que el contrato diga 20 horas y la jornada real sean 28 porque «la preparación no cuenta». Consulta el convenio aplicable a tu centro (enseñanza no reglada, formación para el empleo, autoescuelas, etc.) y no supongas sus condiciones.

Los huecos entre clases

Es la situación más típica en una academia: clase de 10:00 a 11:00, hueco, clase de 12:30 a 14:00. ¿Cómo se registra?

• Si el profesor queda libre y puede salir, se registra como dos tramos (entrada y salida en cada uno), igual que una jornada partida.
• Si el centro le pide quedarse para cubrir sustituciones, atender a alumnos o hacer tareas, el hueco es trabajo y no se ficha salida.

La decisión tiene que ser coherente con lo que se paga. Encontrarás más detalle en cómo registrar la jornada partida y la continua.

Tiempo parcial y horas complementarias

La mayoría del profesorado de academias trabaja a tiempo parcial. Para estos contratos, el artículo 12.4.c del Estatuto exige registro día a día, totalización mensual y entrega de una copia del resumen con la nómina, incluidas las horas complementarias. Si falta, la ley presume la jornada completa salvo prueba en contrario.

Un ejemplo con cifras ilustrativas: una profesora con contrato de 15 horas semanales que en época de exámenes asume dos grupos de repaso de 2 horas pasa a 19 horas. Esas 4 horas solo pueden hacerse como horas complementarias (art. 12.5 ET), con pacto escrito o aceptadas voluntariamente si el contrato es indefinido, dentro de los límites de la ley y del convenio. No pueden ser horas extra, que están prohibidas en el tiempo parcial salvo fuerza mayor.

Clases online desde casa

Si el profesorado imparte clases en línea desde su domicilio de forma regular, se trata de trabajo a distancia. La Ley 10/2021 exige que el registro refleje fielmente el tiempo de trabajo, con inicio y fin, también en esa modalidad. Lo práctico es fichar desde el móvil indicando «teletrabajo», y acompañarlo de una política de desconexión digital para que los mensajes de alumnos a las once de la noche no se conviertan en jornada encubierta.

El curso escolar, el verano y los intensivos

La actividad de muchas academias sigue el curso: fuerte de octubre a junio, mínima o distinta en verano. Desde la reforma laboral de 2021, la forma habitual de contratar esa actividad intermitente es el contrato fijo discontinuo (art. 16 ET). El registro se activa en cada llamamiento y se conserva durante cuatro años, también el de cursos anteriores.

Los cursos intensivos de verano o de preparación de exámenes suelen cambiar por completo el horario. Planifica los cuadrantes con tiempo y vigila los límites: 9 horas ordinarias al día salvo distribución distinta por convenio o acuerdo (art. 34.3 ET), 12 horas de descanso entre jornadas y descanso semanal de día y medio (art. 37.1 ET).

Centros con varias sedes o que dan clases en empresas

Muchas academias imparten formación en las instalaciones de empresas clientes o tienen varias sedes. El profesor que da clase a las 9:00 en una empresa y a las 17:00 en la sede necesita poder fichar en ambos sitios. Un código QR por sede o el fichaje desde el móvil resuelven el problema. Los desplazamientos entre sedes dentro de la jornada suelen ser tiempo de trabajo.

Errores habituales en academias

1. Registrar solo las horas lectivas.
2. No entregar el resumen mensual al profesorado a tiempo parcial.
3. Pagar como «horas extra» lo que deberían ser horas complementarias pactadas.
4. Tener formadores «autónomos» con horario fijo del centro.
5. Perder el registro de profesores que ya no están.

Si quieres repasar las bases, empieza por qué es el registro de jornada y quién está obligado.

Tempo para academias

Con Tempo el profesorado ficha desde el móvil en segundos, en la sede o desde casa, y en la recepción puedes tener una tablet en modo kiosco. Los horarios de cada trimestre se preparan con plantillas, los tramos con huecos se registran por separado, y el panel calcula el total mensual de cada persona a tiempo parcial. Cada empleado puede firmar su registro mensual desde la app. Puedes ver los planes en Tempo.