Cómo corregir un fichaje olvidado sin incumplir la normativa

Olvidar fichar la salida es lo más normal del mundo. Lo que no es normal es arreglarlo de cualquier manera: cambiar la hora en una hoja de cálculo, pedir al encargado que «lo apañe» o cerrar automáticamente todas las jornadas a la hora teórica. Cada una de esas soluciones resta credibilidad al registro y, en una inspección o un juicio, puede volverse en contra de la empresa. Hay una forma correcta de hacerlo y no es complicada.

Por qué no se puede editar un fichaje sin más

El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro diario con el horario concreto de inicio y fin de cada jornada, y el Tribunal de Justicia de la UE (asunto C-55/18) pide que sea objetivo, fiable y accesible. Un registro en el que las horas pueden cambiarse sin dejar rastro no es fiable: nadie sabe si lo que ve es lo que pasó o lo que alguien decidió después.

Además, el borrador de Real Decreto sobre registro horario digital, que todavía no está aprobado, va en la misma dirección: según el texto conocido, los registros no deberían poder alterarse sin que quede constancia. Diseñar hoy las correcciones con trazabilidad es cumplir el espíritu de la norma actual y adelantarse a la futura.

Los principios de una corrección bien hecha

1. El fichaje original no se toca. Si estaba mal, se anula: deja de computar, pero sigue visible.
2. La hora correcta se añade como registro nuevo, marcado con origen «corrección».
3. Siempre hay un motivo escrito: «olvidé fichar la salida», «fiché entrada dos veces».
4. Quedan identificados el solicitante, el revisor y las fechas de solicitud y aprobación.
5. El trabajador lo sabe. Si la corrección la inicia el responsable, el trabajador debe poder verla y mostrar su conformidad.
6. Cuadra con el resto de la jornada. No se puede añadir una salida anterior a la entrada ni dos entradas seguidas.

Errores habituales y cómo corregir cada uno

El flujo recomendado paso a paso

1. Detección

Lo ideal es que el sistema detecte la incidencia solo: una jornada abierta al día siguiente, una entrada sin salida o una salida sin entrada. El trabajador recibe un aviso y el responsable lo ve en su panel.

2. Solicitud

El trabajador propone la corrección desde la app: qué fichaje falta o sobra, a qué hora y por qué. Cuanto antes, mejor: es más fácil recordar la hora real al día siguiente que a fin de mes.

3. Revisión

Un responsable con autoridad sobre esa persona la acepta o la rechaza con una respuesta. Puede contrastar la hora con otros datos: el cierre de la caja, el último correo enviado o el parte del cliente.

4. Aplicación

Al aceptarse, el sistema añade los fichajes nuevos y anula los erróneos en una sola operación. La jornada queda completa y todo el proceso queda guardado.

5. Correcciones iniciadas por la empresa

Si es el responsable quien detecta el error (por ejemplo, una entrada duplicada), propone la corrección y el trabajador la confirma desde su app. Así nadie puede cambiar las horas de otra persona sin que lo sepa.

Ejemplo práctico

Laura entra el martes a las 8:58 y se va a las 17:05, pero olvida fichar la salida (cifras de ejemplo). El miércoles por la mañana la app le avisa de que tiene una jornada sin cerrar. Laura solicita añadir una salida el martes a las 17:05 con el motivo «olvidé fichar al salir». Su responsable recuerda que cerró la oficina con ella y acepta.

En el registro del martes aparecen la entrada de las 8:58, con origen app, y la salida de las 17:05, con origen corrección, junto con la solicitud de Laura, la aprobación de su responsable y las fechas de ambas. Si un inspector revisa ese día, ve exactamente qué ocurrió.

Buenas prácticas para la empresa

• Fija en el protocolo interno un plazo para pedir correcciones, por ejemplo, cinco días.
• Revisa quién acumula muchas correcciones: puede necesitar ayuda o un método de fichaje más cómodo, como un kiosco en tablet.
• No automatices el cierre de jornadas con horas inventadas. Es preferible dejar la incidencia abierta hasta que alguien la resuelva.
• Explica el procedimiento al implantar el sistema, como contamos en cómo implantar el control horario sin conflictos.
• Si las correcciones afectan a horas extra o al saldo de horas, revísalas antes de cerrar la nómina.

Correcciones en Tempo

En Tempo un fichaje nunca se modifica ni se borra. Las correcciones añaden o anulan fichajes, las pide el trabajador desde la app y las revisa el administrador o su responsable; si las inicia el responsable, se aplican cuando el trabajador da su conformidad. Las incidencias se detectan solas y desaparecen al corregir la jornada, y todo queda en el registro encadenado que puede consultar la Inspección. Más información en Tempo.