Kiosco de fichaje en tablet para trabajadores sin móvil de empresa

En muchas empresas no todo el mundo tiene móvil de empresa, y pedir a la plantilla que instale una app en su teléfono personal no siempre es buena idea. Hay quien no quiere, quien no tiene datos y quien trabaja en un lugar donde el móvil se queda en la taquilla. Para estos casos existe el kiosco de fichaje: una tablet en la pared que sustituye al viejo reloj de tarjetas.

Qué es un kiosco de fichaje y para quién sirve

Es una tablet, normalmente fija en un soporte, que muestra una pantalla de fichaje del software de control horario. Cada trabajador se identifica, introduce su PIN y elige entrada, salida o pausa. El fichaje se envía al servidor y queda en el mismo registro que los hechos desde la app.

Encaja especialmente en:

• Almacenes, talleres y naves donde se trabaja sin el móvil a mano.
• Cocinas y obradores, donde el teléfono personal no debe entrar en la zona de trabajo.
• Tiendas y centros con mucha rotación o personal temporal.
• Plantillas mixtas: la oficina ficha con la app y el personal de planta en el kiosco.

Cómo funciona un fichaje en el kiosco

1. El trabajador escribe su identificador (por ejemplo, su DNI) en la pantalla.
2. Introduce su PIN personal de 4 a 6 cifras.
3. Elige la acción: entrada, inicio de pausa, fin de pausa o salida. Un buen sistema solo muestra las acciones posibles según su estado.
4. El servidor registra el fichaje con su propia hora y con el kiosco desde el que se hizo.
5. La pantalla confirma la acción y vuelve al inicio en unos segundos, para que el siguiente no fiche con la sesión del anterior.

Como el kiosco está físicamente en el centro, el fichaje sirve además como prueba de presencia, igual que fichar con un código QR del centro.

Seguridad: cómo evitar que alguien fiche por otro

El riesgo típico del kiosco es que un compañero fiche por otro. No hay solución perfecta, pero sí medidas razonables:

• PIN personal y secreto. Nunca el mismo para todos ni derivado del DNI. El trabajador debe poder cambiarlo.
• Bloqueo tras varios fallos. Por ejemplo, cinco intentos fallidos bloquean ese PIN unos minutos y avisan a la empresa, lo que frena a quien intenta adivinarlo.
• Tablet vinculada a la empresa. El acceso al kiosco debe estar ligado a ese dispositivo, para que nadie pueda abrir la pantalla de fichaje desde su casa.
• Cuadrar con la planificación. Comparar fichajes con horarios detecta patrones raros: dos personas que siempre fichan con segundos de diferencia, entradas a horas imposibles.
• Política clara. Fichar por otro es una falta que puede sancionarse según el convenio. Dilo en la información que entregas al implantar el sistema.

¿Y la huella dactilar o el reconocimiento facial?

Los terminales biométricos resuelven el problema del fichaje por otro, pero tratan datos de categoría especial (art. 9 del RGPD). La Agencia Española de Protección de Datos publicó en 2023 una guía sobre control de presencia con sistemas biométricos en la que concluye que, en general, es difícil justificar su necesidad cuando existen alternativas menos intrusivas, como el PIN. Si te lo planteas, consulta antes a tu delegado de protección de datos.

Kiosco, terminal biométrico o papel: comparativa

Qué necesitas para montar un kiosco

• Una tablet Android o iPad sencilla. No hace falta un modelo caro.
• Un soporte fijo a la pared o de sobremesa con anclaje, cerca de la entrada o del vestuario.
• Corriente y wifi estables. Deja la tablet siempre cargando.
• Modo kiosco del sistema operativo: «Acceso guiado» en iPad o fijación de pantalla en Android, para que nadie salga de la pantalla de fichaje.
• Un PIN para cada trabajador, entregado de forma individual.

Ejemplo: un taller con 18 operarios

Un taller mecánico tiene 18 operarios y 3 personas en administración (cifras de ejemplo). Los operarios dejan el móvil en la taquilla, así que la empresa coloca una tablet junto al vestuario. Administración ficha con la app.

A las 7:58 se forma una pequeña cola: cada fichaje lleva unos cinco segundos. Un operario se equivoca de PIN dos veces y acierta a la tercera; si hubiera fallado cinco, su PIN se habría bloqueado durante un rato y la empresa habría recibido un aviso. A fin de mes, el registro de los 21 trabajadores está en el mismo panel, con el origen de cada fichaje identificado (app o kiosco). Si alguien olvida fichar la salida, pide la corrección como explicamos en cómo corregir un fichaje olvidado.

Buenas prácticas al implantarlo

1. Coloca el kiosco donde se empieza a trabajar de verdad, no en la puerta del aparcamiento.
2. Si el centro tiene más de 30 o 40 personas con la misma hora de entrada, valora un segundo kiosco.
3. Revisa en las primeras semanas los olvidos y bloqueos para detectar a quien necesita ayuda.
4. Explica el sistema a la plantilla y a sus representantes antes de ponerlo en marcha.

El kiosco de Tempo

Tempo incluye un modo kiosco para tablet: cada kiosco se vincula a su dispositivo, el trabajador ficha con su DNI y su PIN, la hora es la del servidor y cinco fallos seguidos bloquean el PIN durante 15 minutos con aviso por correo. Los fichajes del kiosco cuentan como presencia en el centro y conviven con los de la app en un único registro. Consulta los detalles en Tempo.