Fichar con código QR en el centro de trabajo: cómo funciona

Uno de los problemas clásicos del fichaje con móvil es saber si la persona estaba realmente en el centro cuando pulsó «entrada». La geolocalización ayuda, pero no siempre es precisa en interiores y genera recelo en la plantilla. El código QR es una alternativa práctica: un papel en la pared que solo se puede escanear estando delante. Te explicamos cómo funciona, qué garantiza y qué no, y cómo ponerlo en marcha.

Cómo funciona el fichaje con QR paso a paso

1. La empresa crea un punto de fichaje por cada centro (una tienda, una obra, la recepción de una clínica) desde el panel del software.
2. El sistema genera un código QR que contiene un identificador del punto y una clave secreta. No contiene datos personales.
3. Se imprime y se coloca en un lugar visible del centro, normalmente cerca de la entrada o del vestuario.
4. El trabajador abre la app, elige entrada o salida y escanea el código.
5. El servidor comprueba que el código pertenece a la empresa, que está activo y, si se configuró, que el móvil está dentro del radio del centro. Después registra el fichaje con la hora del servidor y el centro asociado.

El resultado es un registro que dice no solo cuándo empezó cada persona, sino dónde. Eso es útil en empresas con varios centros, donde el registro de jornada debe poder consultarse por centro de trabajo.

QR opcional u obligatorio: dos formas de usarlo

En modo obligatorio conviene no exigir el QR en las pausas: obligar a volver a la pared para registrar el café complica el día y no aporta prueba relevante. Y si parte de la plantilla teletrabaja o se desplaza, el modo obligatorio no le encaja; en ese caso es mejor dejar el QR como opcional.

Qué prueba aporta el QR y qué no

El QR demuestra que quien fichó tenía delante el código del centro o una copia de él. Es una prueba razonable, pero no infalible, y conviene conocer sus límites:

• Un QR impreso se puede fotografiar. Alguien podría guardar la foto y escanearla desde casa. Por eso es útil combinarlo con un radio de ubicación: el sistema solo acepta el código si el móvil está cerca del centro.
• No identifica a la persona. Lo que vincula el fichaje con el trabajador es su app, activada con sus credenciales en un único teléfono.
• Si el código se filtra, la empresa debe poder desactivarlo y generar otro desde el panel, sin perder los fichajes anteriores.

Ninguna prueba técnica sustituye a la supervisión normal. Si los fichajes de alguien no cuadran con la realidad, el problema es de organización y se trata como tal.

QR frente a otras pruebas de presencia

Para centros sin móviles de empresa, la alternativa natural es un kiosco de fichaje en tablet, que también sirve como prueba de presencia.

Protección de datos: qué hay que informar

El código QR en sí no trata datos personales; lo que se registra es el fichaje, igual que con cualquier otro método. Si además se comprueba la ubicación del móvil, se aplica el art. 90 de la Ley Orgánica 3/2018: hay que informar a la plantilla, antes de usarlo, de forma expresa, clara e inequívoca. Basta con incluirlo en la información sobre el sistema de registro de jornada que se entrega al implantarlo, indicando que la posición solo se consulta al fichar.

Cómo implantar el QR en tus centros

1. Decide el modo (opcional u obligatorio) y si añadirás radio de ubicación.
2. Crea un punto por centro con un nombre claro: «Tienda Centro», «Obra calle Mayor».
3. Imprime en buen tamaño y plastifica. Un A5 a la altura de los ojos se escanea sin problemas.
4. Colócalo dentro, no en la fachada: así se escanea al entrar de verdad.
5. Prueba con dos o tres personas antes de extenderlo, sobre todo si el centro tiene poca luz o poca cobertura.
6. Informa a la plantilla y a sus representantes, siguiendo los pasos de cómo implantar el control horario sin conflictos.

Ejemplo: una empresa de limpieza con 12 centros

Una empresa de limpieza presta servicio en 12 edificios de oficinas con 35 trabajadoras (cifras de ejemplo). Cada edificio tiene un QR en el cuarto de limpieza, con un radio de 150 metros. La empresa activa el QR obligatorio en entrada y salida.

Cuando una clienta pregunta si el servicio del martes se hizo, la empresa puede mostrar quién fichó en ese edificio, a qué hora y cuánto tiempo estuvo. Y a final de mes obtiene las horas por centro sin pedir partes a nadie. Si una trabajadora cubre dos edificios en el mismo día, ficha la salida en el primero y la entrada en el segundo, y el desplazamiento queda reflejado según lo que establezca su convenio.

Fichaje con QR en Tempo

En Tempo cada empresa puede crear puntos QR por centro, con ubicación y radio opcionales, e imprimirlos desde el panel. El QR puede funcionar como prueba adicional o ser obligatorio en entrada y salida, y el kiosco en tablet cuenta también como presencia. Todo queda en el mismo registro inalterable. Tienes más información en la página de Tempo.