Cómo preparar a los clientes de una gestoría para VeriFactu

VeriFactu no es una obligación de la gestoría, sino de cada cliente que emite facturas con un sistema informático. Pero cuando llegue la fecha, la primera llamada la recibirá el despacho. Preparar a la cartera con tiempo evita urgencias, reduce errores y, bien planteado, se convierte en un servicio que el cliente valora. Esta guía propone un método en cuatro fases.

Qué cambia para tus clientes con VeriFactu

La Ley 11/2021 antifraude modificó el art. 29.2.j de la Ley General Tributaria para exigir que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El Real Decreto 1007/2023 desarrolla esos requisitos y la Orden HAC/1177/2024 fija las especificaciones técnicas.

En la práctica, cada factura que emita tu cliente con un programa deberá generar un registro de facturación encadenado con una huella (hash), incluir un código QR y, si el sistema trabaja en modalidad VeriFactu, enviarse a la AEAT. Si quieres repasar los conceptos básicos, empieza por qué es VeriFactu.

Fechas a comunicar

Estas fechas proceden del Real Decreto-ley 15/2025. Ya ha habido aplazamientos, así que comprueba el calendario en la web de la AEAT antes de cada comunicación. Lo resumimos en el calendario de VeriFactu.

Quién queda fuera

No todos tus clientes están afectados. El Real Decreto 1007/2023 excluye, entre otros, a quienes llevan los libros registro a través del Suministro Inmediato de Información (SII). Tampoco afecta a quien expide sus facturas a mano, sin ningún sistema informático. Revisa cada caso concreto antes de enviar comunicaciones masivas.

Fase 1: clasifica tu cartera según cómo factura cada cliente

El primer paso es saber cómo factura hoy cada cliente. Añade ese dato a su ficha y agrúpalos:

Sobre el grupo C: la AEAT considera que facturar con hojas de cálculo o procesadores de texto también es usar un sistema informático, y esas herramientas no generan los registros exigidos. En la práctica, estos clientes tendrán que cambiar de herramienta.

Fase 2: comunica sin alarmar

Una circular masiva con letra pequeña no funciona. Mejor tres mensajes cortos, separados en el tiempo:

1. Aviso inicial: qué es VeriFactu en tres frases, a quién afecta y la fecha que le corresponde.
2. Mensaje segmentado: distinto para cada grupo. Al grupo A le pides la declaración del fabricante; al grupo C le propones una solución concreta.
3. Recordatorio con fecha límite interna: «Para llegar a tu fecha sin sorpresas, necesitamos que estés facturando con el nuevo sistema antes del…».

Evita el tono de amenaza. Basta con explicar que la Ley General Tributaria sanciona el uso de programas no conformes (art. 201 bis), con multas que pueden llegar a 50.000 euros por ejercicio para el usuario. Consulta la cuantía vigente en el BOE antes de citarla.

Fase 3: prepara la parte técnica

Certificado o representación

Si el despacho va a remitir los registros en nombre del cliente, necesitará su certificado o una representación válida (apoderamiento o colaboración social, art. 92 de la Ley General Tributaria). Revisa caducidades: un certificado vencido detiene los envíos.

Series y numeración

Aprovecha la migración para ordenar series: una para ordinarias, otra para rectificativas, otra si el cliente tiene varios establecimientos. Cambiar de programa a mitad de serie es un error frecuente.

Datos maestros

Clientes con NIF correcto, tipos de IVA bien asignados y conceptos claros. Un registro rechazado por un NIF mal escrito es un problema evitable.

Fase 4: piloto y seguimiento

No esperes a la fecha obligatoria. Muchos programas permiten trabajar ya en modalidad VeriFactu de forma voluntaria. Un piloto con unos pocos clientes del grupo C te permite:

• Detectar dudas frecuentes y preparar respuestas.
• Medir cuánto tiempo lleva el alta de cada cliente.
• Comprobar cómo se gestionan los rechazos de la AEAT.

Después, crea una tarea por cliente con su fecha objetivo y revisa el avance cada mes. Si organizas así el trabajo, este proyecto encaja en tu calendario sin chocar con los cierres trimestrales. Te damos ideas en cómo reducir el trabajo de fin de trimestre.

Ejemplo de calendario interno

Errores que vemos con frecuencia

• Dar por hecho que el programa del cliente «ya se actualizará solo».
• Migrar a todos los clientes en las mismas dos semanas.
• No explicar al cliente el código QR de sus facturas: lo verá y preguntará.
• Mezclar en la misma serie facturas del programa antiguo y del nuevo.

Cómo ayuda Gestonet a preparar la cartera

Gestonet combina un portal del cliente con facturación VeriFactu (series, recurrentes y rectificativas) y un panel de gestoría que trabaja con el certificado de cada cliente y muestra los errores de envío en un único sitio. Así el despacho puede ofrecer a los clientes del grupo C una solución lista, y seguir el estado de todos sin entrar uno por uno. Más información en Gestonet.