Cómo conservar las facturas: plazos y formato

«¿Cuántos años tengo que guardar las facturas?» parece una pregunta con una sola respuesta, pero hay al menos tres plazos distintos según la norma que mires, y todos se cuentan desde un momento diferente al de la fecha de la factura. Además, la forma de conservarlas importa: un PDF perdido en un correo antiguo o un ticket térmico ilegible no sirven ante una comprobación. Vamos por partes.

Qué documentos hay que conservar

El artículo 19 del Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación) obliga a empresarios y profesionales a conservar:

• Las facturas recibidas de proveedores.
• Las copias de las facturas emitidas.
• Los justificantes contables de operaciones con inversión del sujeto pasivo y los documentos de importación.
• Los recibos del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, cuando apliquen.

La obligación alcanza también a quienes están en regímenes especiales de IVA, como el recargo de equivalencia. A estos documentos hay que sumar los libros registro, los justificantes de gastos y los extractos bancarios que acreditan los cobros y pagos.

Los plazos de conservación

Cómo se cuentan los cuatro años

El plazo no empieza en la fecha de la factura, sino al día siguiente del fin del plazo para presentar la declaración en la que esa factura cuenta (artículo 67 de la Ley General Tributaria). Y una misma factura puede servir para varios impuestos.

Ejemplo con fechas de ejemplo: una factura de gasto de febrero de 2025.

• Se usó en el IVA del primer trimestre de 2025, cuyo plazo terminó el 20 de abril de 2025: ese impuesto prescribe en abril de 2029.
• También se usó como gasto en la renta de 2025, cuyo plazo acaba el 30 de junio de 2026: prescribe a finales de junio de 2030.
• Conclusión: guárdala, como mínimo, hasta julio de 2030. Y si eres empresario, el Código de Comercio alarga la conservación de la documentación contable de 2025 hasta seis años después del cierre.

Además, cualquier actuación de Hacienda (un requerimiento, una comprobación) interrumpe la prescripción y el plazo vuelve a empezar. En la práctica, muchas gestorías recomiendan conservar seis años como regla general y más en los casos especiales.

Cuándo hay que guardarlas diez años

Si tu empresa tiene pérdidas que compensará en ejercicios futuros, o deducciones pendientes de aplicar, Hacienda puede comprobar el origen de esas pérdidas o deducciones durante diez años (artículo 66 bis de la Ley General Tributaria). Las facturas que las justifican deben conservarse durante ese plazo.

Formato: papel o electrónico

El artículo 20 del Reglamento de facturación permite conservar las facturas en papel o en formato electrónico, por cualquier medio que garantice:

• La autenticidad de su origen.
• La integridad de su contenido (que no se haya alterado).
• Su legibilidad.
• El acceso sin demora por parte de la Administración tributaria.

Las facturas electrónicas deben conservarse en el formato original en que se recibieron o enviaron, junto con sus firmas o mecanismos de verificación (artículo 21). No basta con imprimirlas.

¿Puedo tirar el papel después de escanearlo?

Solo si la digitalización se hace con un software de digitalización certificada homologado por la AEAT, según la Orden EHA/962/2007. Una foto o un escaneo normal te sirven para organizarte y para enviárselos a tu gestoría, pero no sustituyen al original en papel: si lo destruyes y Hacienda lo pide, podrías tener problemas para acreditar el gasto. Lo vemos en detalle en cómo organizar los tickets y justificantes.

Tickets térmicos: un problema práctico

El papel térmico se borra con el tiempo y el calor. Si un justificante así es importante, pide factura completa por correo electrónico o haz una fotocopia o escaneo inmediato y guarda el original en un lugar fresco y oscuro.

Dónde conservarlas

Puedes elegir el lugar, siempre que pongas los documentos a disposición de Hacienda sin demora cuando los pida (artículo 22). Si los conservas fuera de España, solo vale el formato electrónico con acceso en línea, y debes comunicarlo antes a la AEAT.

Un buen sistema de archivo tiene:

1. Estructura por ejercicio y trimestre: emitidas y recibidas por separado.
2. Nombres de archivo coherentes: fecha, proveedor o cliente, número e importe.
3. Copia de seguridad en, al menos, un lugar distinto del principal.
4. Control de acceso: las facturas contienen datos personales protegidos por el RGPD.
5. Calendario de purga: cuando pasen los plazos, elimina de forma segura lo que ya no necesites.

Las facturas que emites con VeriFactu

Con el Real Decreto 1007/2023, los programas de facturación deberán generar un registro de cada factura, encadenado e inalterable, y conservarlo. Con el calendario vigente tras el último aplazamiento (Real Decreto-ley 15/2025), la obligación llega el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes; compruébalo en la web de la AEAT. Más información en qué es VeriFactu.

Qué pasa si no conservas las facturas

Si Hacienda te pide una factura y no la tienes, puede no admitir el gasto o la deducción de IVA correspondiente y regularizar tu declaración, con intereses de demora y la posible sanción. Además, la Ley General Tributaria tipifica como infracción el incumplimiento de las obligaciones de conservación de facturas (artículo 201). Consulta las cuantías vigentes en el BOE o con tu gestoría.

Todo archivado sin carpetas ni cajas

Con Gestonet, las facturas que emites quedan guardadas con su registro, y las de proveedores y gastos se suben con su justificante adjunto y se asignan al trimestre que corresponde. Puedes buscarlas por fecha, cliente o proveedor y tu gestoría las consulta sin que tengas que enviarle nada.