Libros registro de IVA: emitidas, recibidas y bienes de inversión

Los libros registro son la base de tus declaraciones de IVA: el modelo 303 no es más que un resumen de lo que hay en ellos. Si están bien llevados, la declaración trimestral se hace en minutos y una comprobación de Hacienda se resuelve con un archivo. Si no, cada trimestre es una reconstrucción. Veamos qué libros existen, qué deben contener y quién debe llevarlos.

Qué libros registro de IVA existen

El artículo 62 del Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992) establece cuatro libros:

Para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas, el trabajo real está en los dos primeros.

Libro de facturas expedidas

Según el artículo 63, se anotan una por una todas las facturas emitidas, con:

• Número y serie.
• Fecha de expedición y fecha de la operación, si es distinta.
• Nombre o razón social y NIF del destinatario.
• Base imponible.
• Tipo de IVA (opcionalmente «IVA incluido») y cuota.
• Si la operación está acogida al criterio de caja, con sus menciones específicas.

Las facturas rectificativas también se anotan, con su propia serie. Las simplificadas se pueden registrar mediante asientos resumen en las condiciones del reglamento.

Libro de facturas recibidas

El artículo 64 obliga a numerar correlativamente las facturas recibidas (número de recepción, distinto del número del proveedor) y a anotar:

• Número de recepción.
• Fecha de expedición y fecha de la operación, si es distinta.
• Nombre o razón social y NIF del proveedor.
• Base imponible, tipo y cuota de IVA.
• Si la operación está afectada por el criterio de caja.

También se anotan las facturas de adquisiciones intracomunitarias y las operaciones con inversión del sujeto pasivo, que generan a la vez IVA devengado y deducible.

Ejemplo de anotaciones (cifras de ejemplo)

Libro de bienes de inversión

Son bienes de inversión los que se usan más de un año como instrumentos de trabajo (artículo 108 de la Ley 37/1992), excluidos, entre otros, los de valor inferior a 3.005,06 euros. Si aplicas prorrata o el uso del bien en la actividad puede cambiar, debes regularizar la deducción durante los cuatro años siguientes a la compra (nueve en inmuebles), según el artículo 107. En este libro se anota cada bien, su factura, la fecha de inicio de uso, la prorrata definitiva y la regularización anual.

Plazos para anotar las facturas

El artículo 69 del Reglamento del IVA fija los plazos:

• Facturas expedidas: anotadas en el momento de liquidar el IVA del periodo y, como tarde, antes de que acabe el plazo de presentación.
• Facturas recibidas: por orden de recepción y dentro del periodo de liquidación en que vayas a deducirlas.
• Operaciones sin factura: en siete días.

Ojo con las recibidas: el derecho a deducir el IVA puede ejercerse en el periodo en que lo soportas o en los siguientes, con un límite de cuatro años desde que nace el derecho (artículo 99 de la Ley 37/1992). Pero la anotación en el libro debe coincidir con el periodo en que lo deduces. Así lo reflejas luego en el modelo 303.

Quién no tiene que llevar libros de IVA

El artículo 62.2 excluye las actividades en:

• Recargo de equivalencia: el comerciante minorista no lleva libros de IVA por esa actividad. Lo explicamos en recargo de equivalencia.
• Régimen simplificado (módulos de IVA): solo un libro de facturas recibidas, con sus particularidades.
• Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, con sus propias normas.

Quien solo realiza operaciones exentas sin derecho a deducción tampoco presenta el 303, aunque puede tener otras obligaciones de registro. Consulta tu caso.

El SII: libros llevados en la sede de la AEAT

Las empresas que liquidan el IVA mensualmente (grandes empresas con volumen superior a 6.010.121,04 euros, grupos de IVA e inscritos en el registro de devolución mensual) deben llevar los libros a través del Suministro Inmediato de Información (SII), enviando los registros a la AEAT en pocos días (artículo 62.6). El resto puede optar voluntariamente.

No confundas el SII con VeriFactu: el SII sustituye a los libros; VeriFactu regula el programa con el que se emiten las facturas. Quien está en el SII queda fuera de VeriFactu.

Libros de IVA y libros del IRPF

Si eres autónomo en estimación directa, además de los libros de IVA tienes los del IRPF (artículo 68 del Reglamento del IRPF):

En la práctica, se pueden llevar de forma conjunta: un mismo registro de facturas emitidas sirve como libro de ingresos y de facturas expedidas, siempre que tenga todos los datos de ambos. Las sociedades llevan la contabilidad mercantil y pueden usar sus registros contables como libros de IVA si cumplen los requisitos (artículo 62.3).

Formato y conservación

Los libros de IVA no se legalizan en el Registro Mercantil. Pueden llevarse en formato electrónico y deben conservarse durante el plazo de prescripción, a disposición de Hacienda, que puede pedirlos en un formato electrónico estándar. Más detalles en cómo conservar las facturas.

Errores frecuentes

• Anotar facturas recibidas en un trimestre distinto del que se deducen.
• No numerar las facturas recibidas con número de recepción propio.
• Olvidar las autoliquidaciones por inversión del sujeto pasivo (servicios de proveedores extranjeros).
• No anotar las rectificativas o los impagados recuperados por el artículo 80.
• Que el libro y el 303 no cuadren porque se corrigió la declaración pero no el registro.

Libros que se llevan solos

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