Cómo llevar la contabilidad de un pequeño negocio sin ser contable
Actualización (octubre de 2026): Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento de VeriFactu hasta 2028. Actualizaremos las fechas de este artículo en cuanto se publique en el BOE; mientras tanto, el calendario legal vigente es el que se explica aquí.
Llevar las cuentas de un negocio pequeño no exige saber de asientos ni de cuentas del Plan General Contable. Exige algo más sencillo y más difícil: constancia. La mayoría de los problemas que vemos no vienen de no saber contabilidad, sino de acumular tickets en un cajón y descubrir el IVA a pagar el día 19. Aquí tienes qué estás obligado a llevar, los conceptos que necesitas entender y una rutina realista.
¿Qué estoy obligado a llevar?
| Situación | Obligación | Norma |
|---|---|---|
| Autónomo en estimación directa simplificada | Libros registro de ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión (los profesionales, también de provisiones de fondos y suplidos) | Art. 68 del Reglamento del IRPF |
| Autónomo empresario en estimación directa normal | Contabilidad ajustada al Código de Comercio | Reglamento del IRPF y Código de Comercio |
| Autónomo en módulos | Libros más reducidos (bienes de inversión y, según el caso, facturas recibidas y emitidas) | Reglamento del IRPF y de IVA |
| Sociedad limitada | Contabilidad completa según el Plan General de Contabilidad (o el de pymes), libros legalizados y cuentas anuales depositadas | Código de Comercio, Ley de Sociedades de Capital y RD 1515/2007 |
Además, si tributas por IVA, debes llevar los libros registro de IVA (facturas expedidas, recibidas y bienes de inversión). La AEAT permite unificar los libros de IRPF e IVA en un solo formato, lo que simplifica mucho el trabajo del autónomo.
Cinco conceptos explicados sin jerga
Ingreso no es lo mismo que cobro
El ingreso se anota cuando haces el trabajo o emites la factura (criterio de devengo), aunque el cliente te pague dos meses después. Por eso puedes pagar IVA de una factura que todavía no has cobrado. Hay excepciones, como el régimen especial del criterio de caja en el IVA, que tienen requisitos propios.
Gasto no es lo mismo que inversión
Un gasto se consume en el año: alquiler, luz, gestoría, material de oficina. Una inversión dura varios años: un ordenador, una furgoneta, maquinaria. La inversión no se deduce de golpe, sino poco a poco mediante la amortización, según unas tablas oficiales.
El IVA no es tuyo
El IVA que cobras a tus clientes (repercutido) es de Hacienda. Le restas el IVA que pagas en tus compras con factura (soportado) y la diferencia se ingresa cada trimestre en el modelo 303.
Rendimiento neto
Ingresos menos gastos deducibles (incluida la amortización). Es la cifra sobre la que pagas IRPF y la que usa la Seguridad Social para tu cotización.
Conciliación bancaria
Comprobar que lo que dicen tus registros coincide con los movimientos del banco. Es la forma más rápida de descubrir una factura sin registrar o un cobro que no ha llegado.
La regla de oro: una cuenta solo para el negocio
Si mezclas gastos personales y profesionales en la misma cuenta, cada trimestre tendrás que separar movimiento a movimiento. Abre una cuenta para el negocio, cobra y paga todo lo profesional desde ella y transfiérete a tu cuenta personal una cantidad fija al mes, como si fuera un sueldo. Tu contabilidad se ordenará casi sola.
Una rutina que cabe en una hora a la semana
| Cada… | Tarea |
|---|---|
| Día | Emitir las facturas en cuanto termines el trabajo. Fotografiar o subir cada ticket al recibirlo. |
| Semana | Revisar que todos los gastos tienen factura completa a tu nombre. Reclamar las que falten. |
| Mes | Conciliar el banco, revisar facturas pendientes de cobro y separar la reserva para impuestos. |
| Trimestre | Cerrar los libros, revisar el resultado con tu gestoría y presentar IVA e IRPF en plazo. |
| Año | Calcular amortizaciones, revisar el inventario si tienes existencias y preparar la renta o el Impuesto sobre Sociedades. |
Los plazos concretos de cada modelo están en el calendario fiscal del autónomo.
Ejemplo: un mes de un pequeño negocio
Ejemplo ilustrativo con cifras inventadas, IVA al 21 % y sin retenciones.
- Facturas emitidas: 6.000 € de base + 1.260 € de IVA.
- Gastos con factura: 1.500 € de base + 315 € de IVA.
- Cuota de autónomos: 300 € (sin IVA).
IVA a reservar: 1.260 − 315 = 945 €. Rendimiento neto del mes: 6.000 − 1.500 − 300 = 4.200 €. Si presentas el modelo 130, el pago fraccionado es el 20 % del rendimiento neto acumulado (menos los pagos de trimestres anteriores y las retenciones soportadas): reserva unos 840 € por este mes. De los 7.260 € que han entrado en el banco, casi 1.800 € no son realmente tuyos todavía.
Esta cuenta tan simple, hecha cada mes, evita la mayoría de los sustos de fin de trimestre.
Cómo clasificar los gastos
No necesitas cien categorías. Para un pequeño negocio suelen bastar estas:
- Compras de mercaderías o materias primas.
- Alquiler del local.
- Suministros (luz, agua, teléfono, internet).
- Servicios profesionales (gestoría, abogados, diseño).
- Seguros.
- Cuota de autónomos y, si tienes empleados, sueldos y Seguridad Social.
- Publicidad y marketing.
- Vehículo y desplazamientos.
- Formación.
- Gastos financieros (comisiones, intereses).
- Inversiones (para amortizar).
¿Hoja de cálculo o programa?
Una hoja de cálculo sirve para los libros registro de un autónomo con pocas operaciones, siempre que la mantengas al día. Pero para facturar tendrás que usar un programa que cumpla el reglamento antifraude: según el calendario vigente tras el último aplazamiento, desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos (compruébalo en la AEAT). Un programa que factura y registra gastos genera los libros automáticamente y elimina la doble anotación.
Errores contables que más cuestan
- Registrar gastos con ticket simplificado sin los datos del destinatario: el IVA no se puede deducir.
- Deducir de golpe una inversión que debe amortizarse.
- Olvidar las facturas emitidas pendientes de cobro.
- No reservar dinero para impuestos y tener que aplazar.
Tienes más casos en errores fiscales más comunes de los autónomos.
Tus cuentas al día sin hacerte contable
En la gestoría online de Gestonet facturas y subes tus gastos en Gestonet, que genera los libros registro, y tu asesor revisa la contabilidad, te dice cada trimestre cuánto vas a pagar y presenta tus declaraciones.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo está obligado a llevar contabilidad?
En estimación directa simplificada no tiene que llevar contabilidad según el Código de Comercio, pero sí los libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión, además de los de IVA. Los empresarios en estimación directa normal y las sociedades sí deben llevar contabilidad completa.
¿Puedo llevar la contabilidad en Excel?
Los libros registro de un autónomo pueden llevarse en una hoja de cálculo si están completos y al día. Para emitir facturas, en cambio, habrá que usar un programa que cumpla el reglamento antifraude cuando sea obligatorio, según el calendario de VeriFactu.
¿Cuánto dinero debo reservar para impuestos?
Como mínimo, todo el IVA repercutido menos el soportado y, si presentas el modelo 130, el 20 % del rendimiento neto. Separarlo cada mes en otra cuenta evita sustos al final del trimestre.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Al menos cuatro años a efectos fiscales (plazo de prescripción de la Ley General Tributaria) y seis años según el Código de Comercio para los libros y justificantes de la actividad empresarial.
Fuentes oficiales
- Agencia Tributaria: libros registro del IRPF y del IVA
- Ley 35/2006, del IRPF, texto consolidado (BOE)
- Código de Comercio, texto consolidado (BOE)
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento profesional. La normativa puede cambiar: comprueba siempre la información vigente en las fuentes oficiales o consulta tu caso con tu gestoría.
