Errores fiscales más comunes de los autónomos y cómo evitarlos

La mayoría de los problemas de los autónomos con Hacienda no vienen de grandes fraudes, sino de pequeños descuidos repetidos cada trimestre. Un gasto mal deducido no llama la atención; diez, durante cuatro años, pueden acabar en una regularización con intereses y sanción. Estos son los errores que más vemos, por qué son errores y cómo evitarlos.

Errores con los gastos

1. Deducir gastos personales

Para que un gasto sea deducible en el IRPF debe estar afecto a la actividad, justificado con factura y registrado en tus libros. La cena familiar, la ropa de diario o el gimnasio no lo son, por mucho que se paguen con la tarjeta del negocio. La afectación de los bienes se regula en el art. 29 de la Ley 35/2006 del IRPF.

2. Deducir el coche al 100 %

En el IVA, la ley presume que un vehículo de turismo está afecto al 50 %, salvo que demuestres un uso mayor. En el IRPF, en general solo se deduce si el uso es exclusivo para la actividad, con excepciones para ciertos casos como el transporte de mercancías o de viajeros, la enseñanza de conducción o los representantes comerciales. Deducir el 100 % de un coche que también usas en fin de semana es una de las regularizaciones más frecuentes.

3. Deducir los suministros de casa sin aplicar la fórmula

Si trabajas desde tu vivienda, puedes deducir parte de los suministros (luz, agua, gas, teléfono, internet): el 30 % de la proporción de metros afectos a la actividad (art. 30.2.5.ª de la Ley del IRPF). No el 100 %, ni la mitad «a ojo».

Ejemplo ilustrativo: si tu despacho ocupa el 20 % de la vivienda y pagas 100 € de luz al mes, el gasto deducible es 100 × 20 % × 30 % = 6 € al mes.

4. Deducir comidas sin cumplir los requisitos

Los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles con límites diarios, si se pagan por medios electrónicos, en establecimientos de hostelería y con relación con la actividad. Los límites están fijados en el Reglamento del IRPF (en España, 26,67 € diarios sin pernocta y 53,34 € con pernocta; más en el extranjero). Comprueba los importes vigentes en la AEAT.

Errores con el IVA y las facturas

5. Deducir IVA con un ticket

Para deducir el IVA soportado necesitas una factura completa con tu NIF y tu domicilio, o una factura simplificada en la que consten esos datos y la cuota desglosada. Con un ticket normal, el IVA no es deducible. Pide la factura en el momento: después es más difícil.

6. Facturas mal hechas

Numeración no correlativa, datos del cliente incompletos o IVA mal aplicado pueden impedir a tu cliente deducirse el impuesto y te obligan a emitir rectificativas. Revisa los requisitos obligatorios antes de emitir la primera.

7. Gastar el IVA cobrado

El IVA que cobras no es tuyo. Si lo usas para pagar gastos del día a día, al presentar el modelo 303 tendrás que buscar el dinero o pedir un aplazamiento, que tiene intereses.

Errores con las retenciones

8. Aplicar el 7 % cuando ya no toca (o no aplicarlo)

Los profesionales que inician su actividad pueden aplicar una retención del 7 % en el año de inicio y en los dos siguientes, siempre que no hayan ejercido actividad profesional en el año anterior y lo comuniquen por escrito al cliente. Pasado ese plazo, la retención general es del 15 %. Seguir con el 7 % o, al revés, no aplicarlo al empezar son errores habituales.

9. Olvidar que eres retenedor

Si pagas el alquiler de un local o facturas de otros profesionales, en muchos casos debes practicar retención e ingresarla con los modelos 115 o 111. Los resúmenes anuales (180 y 190) se presentan en enero.

Errores con plazos y declaraciones

10. Presentar tarde

Si presentas fuera de plazo sin requerimiento previo de Hacienda, se aplica un recargo (art. 27 de la Ley General Tributaria): un 1 % más un 1 % adicional por cada mes completo de retraso, hasta los doce meses; a partir de ahí, un 15 % más intereses de demora. Si es Hacienda quien lo detecta primero, puede haber sanción, que es más cara. Los plazos están en el calendario fiscal del autónomo.

11. No presentar cuando no hay actividad

Un trimestre sin facturas no te exime: si estás de alta y obligado al 303 o al 130, debes presentarlos aunque salgan a cero.

12. Olvidar el modelo 347

Si en el año has tenido operaciones con un mismo cliente o proveedor por más de 3.005,06 € (IVA incluido), en general debes declararlas en el modelo 347, en febrero.

Otros errores frecuentes

• Pagar o cobrar en efectivo 1.000 € o más en operaciones en las que interviene un empresario o profesional. Está prohibido desde la Ley 11/2021 y la sanción alcanza el 25 % del pago, para ambas partes.
• No comunicar cambios censales (nueva actividad, cambio de domicilio) con el modelo 036 en el plazo de un mes.
• No guardar las facturas el tiempo exigido: cuatro años a efectos fiscales y seis según el Código de Comercio.
• Mezclar cuentas personales y del negocio, lo que dificulta justificar cualquier gasto.

Resumen: error, consecuencia y solución

La mayoría de estos errores desaparecen con una contabilidad ordenada. Tienes una rutina práctica en cómo llevar la contabilidad de un pequeño negocio. Y si dudas sobre un gasto concreto, consulta tu caso con tu gestoría antes de deducirlo.

Que tu asesor los detecte antes que Hacienda

En la gestoría online de Gestonet tu asesor revisa cada trimestre tus gastos, retenciones e IVA antes de presentar, y en Gestonet ves tus facturas, justificantes y plazos en un solo sitio, con los avisos de cada declaración.