Control horario en ayuntamientos pequeños y entidades públicas

Un ayuntamiento de 3.000 habitantes puede tener una plantilla de veinte personas repartida entre la casa consistorial, el colegio, el polideportivo, la depuradora y la brigada de obras. Con contratos muy distintos: funcionarios de carrera e interinos, personal laboral fijo, trabajadores de planes de empleo subvencionados, socorristas de verano. Llevar el control horario con hojas de firmas en cada edificio es habitual, y también fuente de problemas. Aquí repasamos el marco legal y cómo organizarlo.

¿Qué normativa se aplica a cada colectivo?

El artículo 47 del TREBEP dispone que las administraciones públicas establecen la jornada general y las especiales de sus funcionarios. Muchas comunidades autónomas y entidades locales han aprobado normas o acuerdos propios sobre jornada, horario y control de cumplimiento. Revisa lo que haya aprobado tu entidad y la normativa autonómica aplicable, y consulta con la secretaría o los servicios de asistencia de la diputación si tienes dudas.

En la práctica, aplicar un mismo sistema a toda la plantilla es lo más sencillo y lo más justo: el personal laboral cumple el artículo 34.9 y el funcionario, el control de cumplimiento horario que exige su normativa.

El reto de los ayuntamientos pequeños: muchos edificios, poca gente

A diferencia de una oficina, el personal municipal está disperso:

• Oficinas: administrativos y secretaría-intervención, a veces compartida con otros municipios.
• Brigada de obras y servicios: empiezan en el almacén municipal y trabajan por todo el término.
• Conserjes de colegios y polideportivos: cada uno en su edificio, con horarios ligados a la actividad.
• Personal de temporada: socorristas, monitores de campamentos, peones de planes de empleo.
• Servicios de ayuda a domicilio: si los presta el propio ayuntamiento, trabajan en casa de los usuarios.

Para esta realidad, las soluciones prácticas son el fichaje desde el móvil con un código QR en cada edificio, una tablet en modo kiosco en la casa consistorial para quien no quiera usar el móvil personal y el fichaje sin conexión para depuradoras, caminos o instalaciones sin cobertura. Si el personal se desplaza por el término municipal, revisa también el control horario en obras, con criterios aplicables a la brigada.

Uso del móvil personal y ubicación

Pedir que se fiche desde el móvil personal es habitual y legal, pero conviene ofrecer una alternativa (el kiosco) a quien no quiera o no pueda usarlo. Si se registra la ubicación al fichar, hay que informar de forma expresa, clara e inequívoca, como exige el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, y tomarla solo en el momento del fichaje. El QR del edificio suele bastar para acreditar la presencia sin tratar la ubicación.

Protección de datos y seguridad en el sector público

Un ayuntamiento es responsable del tratamiento de los datos de su personal. Antes de implantar un sistema:

1. Incluye el tratamiento en el registro de actividades de tratamiento, con su base jurídica: el cumplimiento de una obligación legal o el ejercicio de funciones públicas (art. 6.1.c y 6.1.e del RGPD), según el colectivo.
2. Firma con el proveedor un contrato de encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD).
3. Pide al delegado de protección de datos de la entidad su valoración.
4. Evita la huella dactilar: la AEPD considera, en su guía de 2023 sobre biometría, que el control de presencia en general no la justifica.
5. Comprueba dónde se alojan los datos y qué medidas de seguridad aplica el proveedor, teniendo en cuenta las exigencias del Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 311/2022) para los sistemas de las administraciones.

Representación del personal y negociación

En el sector público, la jornada y el horario son materias de negociación. Para el personal laboral, el artículo 34.9 ET exige negociación colectiva, acuerdo o, en su defecto, consulta con la representación legal. Para los funcionarios, el TREBEP incluye la jornada y el horario entre las materias objeto de negociación en la mesa correspondiente. Implantar un sistema nuevo sin pasar por la junta o los delegados de personal es la forma más rápida de generar un conflicto.

¿Cómo se contrata un sistema de control horario?

La contratación se rige por la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público. Un servicio de control horario en la nube para una plantilla pequeña suele tener un importe bajo, por lo que puede tramitarse como contrato menor de servicios, cuyo valor estimado debe ser inferior a 15.000 euros (art. 118), con los requisitos de tramitación que exige la ley: informe de necesidad y aprobación del gasto, entre otros. La forma concreta de contratar la decide la secretaría-intervención de cada entidad.

Al comparar ofertas, pide al proveedor información clara sobre conservación de los registros, exportación de datos al terminar el contrato, ubicación de los servidores y accesos de solo lectura. Te ayudará nuestra guía de criterios para elegir un software de control horario.

Calendario, festivos locales y jornada de verano

Las entidades locales tienen sus propios festivos locales y, a menudo, jornada reducida en fiestas patronales o en verano, según sus acuerdos. El sistema debe permitir cargar un calendario de festivos propio y horarios distintos por temporada para que los cálculos de jornada y vacaciones sean correctos. Lo explicamos en jornada partida, continua e intensiva de verano.

Transparencia y acceso a los registros

Cada trabajador debe poder consultar su propio registro. Para el personal laboral, el artículo 34.9 ET exige además que los registros estén a disposición de la representación legal y de la Inspección de Trabajo. Es buena práctica dar a la representación del personal un acceso de solo lectura en lugar de enviar listados por correo.

Tempo para entidades públicas pequeñas

Tempo funciona igual para personal laboral y funcionario: app con QR por edificio, kiosco en tablet y fichaje sin conexión. Permite cargar los festivos locales, preparar horarios de temporada y dar accesos de solo lectura a la representación del personal y a la Inspección, con cada consulta registrada. Los registros se conservan cuatro años encadenados con huella criptográfica, en servidores en España, y se pueden exportar. Puedes consultar los planes en Tempo.