Cómo elegir un software de control horario: 12 criterios

Todas las aplicaciones de fichaje parecen iguales en una demostración: un botón verde para entrar, uno rojo para salir y un informe en PDF. Las diferencias aparecen después, cuando un trabajador reclama horas, cuando hay que arreglar un olvido de hace tres meses o cuando la Inspección de Trabajo pide el registro de un centro concreto. Esta guía reúne los doce puntos que conviene comprobar antes de firmar con un proveedor.

Qué exige la ley a cualquier sistema de registro de jornada

El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. El sistema se organiza mediante convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal. Los registros se conservan cuatro años y deben estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La ley no impone un formato. Sin embargo, el Tribunal de Justicia de la UE (sentencia de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18) exige un sistema «objetivo, fiable y accesible», y ese es el listón que se aplica en la práctica. Además, existe un borrador de Real Decreto que obligaría a llevar un registro digital, con acceso remoto para la Inspección; a fecha de hoy no está aprobado. Elegir ya una herramienta que cumpla esos rasgos evita cambiar de sistema si el texto sale adelante. Si tienes dudas sobre si tu empresa está obligada, repasa quién debe llevar el registro de jornada.

Los 12 criterios para elegir software de control horario

1. Registro inalterable de verdad

Pregunta qué ocurre si alguien con permisos de administrador cambia una hora. Un sistema fiable no permite editar fichajes: las correcciones se añaden como registros nuevos y el original queda visible. Las soluciones más sólidas encadenan cada fichaje con el anterior mediante una huella criptográfica (hash), de modo que cualquier manipulación posterior se detecta.

2. Correcciones con motivo, autor y fecha

Los olvidos son inevitables. Lo importante es que cada corrección guarde quién la pidió, quién la aprobó, cuándo y por qué, y que el trabajador pueda conocerla. Lo explicamos con detalle en cómo corregir un fichaje olvidado.

3. Hora del servidor, no del móvil

Si la hora la pone el teléfono, basta con cambiar el reloj para fichar a la hora deseada. La hora válida debe ser la del servidor. Cuando no hay cobertura, el sistema debe guardar el fichaje, enviarlo después y marcarlo como diferido, con un plazo máximo razonable.

4. Varias formas de fichar

No toda la plantilla tiene móvil de empresa ni quiere usar el suyo. Busca app móvil, kiosco en tablet compartida y, si tienes centros fijos, verificación con código QR. Así cubres oficina, almacén y personal que se desplaza con una sola herramienta.

5. Pausas, descansos y ausencias

El software debe distinguir trabajo efectivo de pausas y relacionar el registro con vacaciones, bajas y permisos. Sin eso, los informes de horas no cuadran y el cálculo de extras se vuelve manual.

6. Avisos de cumplimiento

Un buen sistema avisa de lo que puede acabar en sanción: menos de 12 horas entre jornadas, más de 9 horas ordinarias en un día, jornadas de más de 6 horas sin pausa, jornadas sin cerrar o acumulación de horas extra cerca del límite anual de 80.

7. Acceso para trabajadores, representantes e Inspección

Cada trabajador debe poder consultar y descargar sus registros. Los representantes y la Inspección necesitan acceso de solo lectura, idealmente con usuarios propios y con cada consulta registrada.

8. Conservación de cuatro años y exportación

Comprueba que los datos se guardan al menos cuatro años, también de quien ya no trabaja contigo, y que puedes exportarlos completos en un formato legible si cambias de proveedor o cierras la cuenta.

9. Protección de datos

El proveedor actúa como encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD) y debe firmar contigo un contrato que lo regule. Pregunta dónde están los servidores, si la geolocalización es opcional y limitada al momento del fichaje, y evita sistemas biométricos de control de presencia, que la AEPD considera difíciles de justificar.

10. Planificación integrada

Horarios, cuadrantes, turnos y vacaciones en la misma herramienta permiten comparar lo planificado con lo fichado y detectar retrasos o ausencias sin cruzar hojas de cálculo.

11. Facilidad de uso e implantación

Si fichar cuesta más de dos toques, la gente se olvida. Valora también el alta de la plantilla, la activación de los móviles y si el proveedor ofrece soporte en tu idioma.

12. Precio claro y sin permanencia

Revisa cómo se cuentan las licencias (empleados activos o dados de alta alguna vez), qué módulos son de pago aparte y si hay permanencia o costes de alta.

Tabla de comprobación para la demostración

Ejemplo práctico: comparar dos ofertas

Imagina una empresa de 15 trabajadores con una oficina y un almacén (cifras de ejemplo). La oferta A cuesta 2 € por empleado al mes, pero no tiene kiosco ni modo sin conexión, y las correcciones sobrescriben el fichaje. La oferta B cuesta algo más, permite fichar en una tablet del almacén, guarda las correcciones como registros nuevos y da acceso de solo lectura a la Inspección.

La diferencia de precio anual es pequeña frente al coste de una sola reclamación de horas mal documentada o de una sanción por registro poco fiable, que la LISOS tipifica como infracción grave. Puedes ver las cuantías y las conductas sancionables en sanciones por no llevar el registro de jornada.

Errores frecuentes al elegir

• Fijarse solo en el precio por usuario y no en lo que cuesta corregir errores a mano cada mes.
• Elegir una app pensada para otro país, que no contempla el art. 34.9 ni los descansos del Estatuto.
• No probar el sistema con quien fichará de verdad: el personal de almacén, de tienda o de reparto.
• Olvidar la consulta previa a la representación legal de la plantilla, cuando la hay.
• No preguntar cómo se exportan los datos si algún día cambias de proveedor.

Cómo encaja Tempo en estos criterios

Tempo, el software de control horario de Gestonet, se diseñó a partir de estos doce puntos: registro encadenado con huella criptográfica y sello diario, correcciones que nunca borran un fichaje, hora del servidor con fichaje sin conexión marcado, app para iPhone y Android, kiosco en tablet y QR del centro, avisos de descansos y horas extra, accesos de solo lectura para Inspección y representantes, conservación de cuatro años y datos en España. Si quieres comprobarlo con tu propia plantilla, tienes los detalles y precios en la página de Tempo.