Gastos deducibles para autónomos: guía práctica

Deducir bien los gastos es la forma legal más directa de pagar menos impuestos como autónomo. Pero también es el origen de muchas regularizaciones de Hacienda: el coche familiar, la cena del sábado o el móvil personal metidos como gasto del negocio. Esta guía separa lo que sí, lo que no y lo que depende, con las reglas que fija la norma.

Los cuatro requisitos de un gasto deducible en el IRPF

Si estás en estimación directa, el rendimiento de tu actividad se calcula con las normas del Impuesto sobre Sociedades y las reglas especiales del IRPF (artículos 28 y 30 de la Ley 35/2006). En la práctica, un gasto es deducible si cumple:

1. Vinculación: está relacionado con la actividad y es necesario para obtener ingresos.
2. Justificación: lo acreditas con factura (preferiblemente completa, a tu nombre y con tu NIF) u otro documento válido.
3. Registro: está anotado en tu libro de gastos.
4. Imputación temporal: se aplica en el ejercicio en que se devenga.

IRPF e IVA: dos deducciones distintas

Un mismo gasto tiene dos caras:

• En el IRPF resta de tus ingresos para calcular el rendimiento neto (se ve en el modelo 130 y en la renta).
• En el IVA recuperas el IVA soportado en tu modelo 303, si tu actividad no está exenta y el bien está afecto. Para deducir el IVA necesitas factura completa o una factura simplificada con tu NIF, tu domicilio y la cuota desglosada (artículo 97 de la Ley 37/1992 y artículo 7.2 del Reglamento de facturación).

Si el IVA no es deducible, forma parte del coste y se deduce en el IRPF junto con la base.

Gastos deducibles habituales

Los casos con reglas especiales

Suministros si trabajas desde casa

Si afectas parcialmente tu vivienda habitual a la actividad, puedes deducir en el IRPF los suministros (agua, gas, luz, teléfono, internet) aplicando el 30 % a la proporción de metros cuadrados afectos (artículo 30.2.5.ª.b de la Ley del IRPF), salvo que pruebes otro porcentaje.

Ejemplo con cifras de ejemplo: vivienda de 90 m², despacho de 18 m² (20 %). Porcentaje deducible: 20 % × 30 % = 6 % de cada factura. Con 1.500 euros anuales de suministros, deduces 90 euros. Debes haber comunicado la afectación en tu declaración censal. La deducción del IVA de estos suministros tiene su propio criterio; consulta con tu gestoría.

Comidas en el desarrollo de la actividad

Los gastos de manutención propios son deducibles si se producen en restaurantes u hostelería, se pagan por medio electrónico (tarjeta, móvil...) y no superan los límites de las dietas exentas del Reglamento del IRPF: 26,67 euros diarios en España y 48,08 en el extranjero sin pernoctar; 53,34 y 91,35 euros si pernoctas fuera de tu municipio. Comprueba las cuantías vigentes en la web de la AEAT. No vale la comida de un día normal en tu localidad sin relación con la actividad.

Vehículo

Aquí IRPF e IVA van por caminos distintos:

• IRPF: un turismo solo se considera afecto si se usa exclusivamente para la actividad (artículo 22 del Reglamento del IRPF), salvo excepciones como el transporte de mercancías o viajeros, las autoescuelas, la vigilancia o los desplazamientos de representantes y agentes comerciales. Si lo usas también para lo personal, Hacienda suele rechazar la amortización y los gastos.
• IVA: se presume una afectación del 50 % (artículo 95.Tres de la Ley 37/1992), y del 100 % en los casos que enumera esa norma. Hacienda puede pedirte que demuestres el grado real de uso.

Seguro de salud

Las primas de un seguro médico son deducibles hasta 500 euros por persona (1.500 en caso de discapacidad), para ti, tu cónyuge y tus hijos menores de 25 años que convivan contigo (artículo 30.2.5.ª.a).

Atenciones a clientes

Invitaciones o regalos a clientes son deducibles en el IRPF con el límite del 1 % de tu cifra de negocios, aplicando la norma del Impuesto sobre Sociedades. Su IVA, en cambio, no es deducible (artículo 96 de la Ley 37/1992).

Gastos de difícil justificación

En estimación directa simplificada puedes deducir un porcentaje del rendimiento neto en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación: el 5 % con un máximo de 2.000 euros anuales, según el artículo 30 del Reglamento del IRPF. Este porcentaje se ha modificado puntualmente algún ejercicio, así que consulta el vigente en la AEAT.

Lo que no es deducible

• Multas, sanciones y recargos.
• El propio IRPF.
• Gastos personales o familiares: ropa de calle, comidas sin relación con la actividad, ocio.
• Donativos (pueden dar derecho a deducción en la cuota de la renta, que es otra cosa).
• Gastos sin justificante o con factura a nombre de otra persona.

Cómo justificar bien tus gastos

La regla práctica: pide siempre factura completa con tu NIF, guárdala con su justificante de pago y anótala en tus libros en el trimestre que corresponda. Si pagas en efectivo, conserva el recibo; los pagos con tarjeta o transferencia son prueba adicional. Te contamos un sistema para no perder ninguno en cómo organizar los tickets y justificantes, y cuánto tiempo debes guardarlos en cómo conservar las facturas.

Los gastos de cada trimestre cuentan en tus pagos fraccionados y en el IVA. Revisa los plazos en el calendario fiscal del autónomo. Y si tienes dudas sobre un gasto concreto, consulta tu caso con tu gestoría antes de deducirlo.

Gastos registrados con su justificante, trimestre a trimestre

En Gestonet registras cada gasto con su justificante adjunto, su proveedor y su IVA, y queda en el libro de facturas recibidas del trimestre. Así ves en el cuadro de mando cuánto llevas gastado y tu gestoría tiene todo lo necesario para el 303 y el 130 sin pedirte papeles.