El registro de jornada como servicio de la gestoría a sus clientes
Desde 2019, el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas, y muchas pymes siguen cumpliendo con hojas firmadas a mano, un Excel o directamente nada. Quien hace sus nóminas, contratos y seguros sociales es casi siempre la gestoría, que conoce mejor que nadie la plantilla del cliente. Por eso el registro de jornada encaja de forma natural como un servicio más del despacho laboral. Este artículo explica qué ofrecer, cómo organizarlo y qué límites tener en cuenta.
Qué exige la ley a tus clientes
El Real Decreto-ley 8/2019 añadió el apartado 9 al art. 34 del Estatuto de los Trabajadores. Sus puntos clave:
- La empresa debe garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
- Se organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales.
- Los registros se conservan durante cuatro años y están a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
A esto se suman dos obligaciones que la gestoría ya conoce bien porque tocan la nómina: las horas extraordinarias se registran día a día y se totalizan en el periodo de pago, entregando copia al trabajador (art. 35.5 ET), y en los contratos a tiempo parcial la jornada se registra día a día y se totaliza mensualmente, con entrega de copia junto al recibo de salarios (art. 12.4.c ET).
No llevar el registro es una infracción grave según la LISOS (art. 7.5). Las cuantías se han actualizado varias veces; consulta la cifra vigente en el BOE o en nuestro artículo sobre sanciones por no llevar el registro de jornada.
Además, existe un borrador de Real Decreto que exigiría que el registro sea digital, accesible en remoto para la Inspección y con garantías de inalterabilidad. Aún no está aprobado, pero anticipa hacia dónde va la norma.
Por qué tiene sentido que lo ofrezca la gestoría
- Conoce la plantilla: altas, bajas, contratos, jornadas pactadas y convenios.
- Usa los datos: horas extra, complementarias y ausencias acaban en la nómina que prepara el propio despacho.
- Es quien recibe la llamada cuando llega un requerimiento de la Inspección.
- Genera ingresos recurrentes y aumenta la vinculación del cliente con el despacho.
Eso sí: la obligación legal sigue siendo del empleador. El despacho ayuda a cumplir, pero no sustituye la responsabilidad del cliente ni la de sus trabajadores de fichar correctamente.
Qué puede incluir el servicio
| Tarea | Frecuencia | Valor para el cliente |
|---|---|---|
| Elegir e implantar el sistema de registro (app, tablet en el centro, QR) | Una vez | Cumplir desde el primer día sin investigar opciones |
| Redactar la comunicación a la plantilla y documentar la consulta a los representantes | Una vez | Implantación sin conflictos y con el procedimiento del art. 34.9 |
| Cargar horarios y calendario de festivos | Anual y ante cambios | Detectar retrasos y jornadas incompletas |
| Revisar incidencias del mes (olvidos, jornadas sin cerrar) | Mensual | Registros completos y coherentes |
| Trasladar horas extra y complementarias a la nómina | Mensual | Nóminas correctas y copia al trabajador |
| Avisar de excesos (más de 9 horas, menos de 12 entre jornadas) | Mensual | Prevenir infracciones y reclamaciones |
| Preparar la documentación ante una inspección | Cuando ocurra | Respuesta rápida y ordenada |
Para la parte de horas extra, conviene repasar el límite anual de 80 horas y cómo se compensan en horas extra: límite, compensación y registro.
Cómo elegir el sistema para los clientes
Como despacho, te interesa estandarizar: un mismo sistema para toda la cartera simplifica la formación y la revisión. Busca que cumpla al menos esto:
- Registro de inicio, fin y pausas, con hora fiable del servidor y no del móvil del trabajador.
- Que no se puedan borrar ni modificar fichajes: las correcciones deben quedar trazadas, con su motivo y su autor.
- Varias formas de fichar: app, tablet en el centro para quien no usa móvil, QR del centro de trabajo.
- Accesos de solo lectura para la Inspección y los representantes.
- Exportación de informes mensuales que el despacho pueda usar para las nóminas.
- Conservación de cuatro años y datos alojados en la Unión Europea.
Si el sistema permite la geolocalización, recuerda que debe informarse a los trabajadores de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90 de la Ley Orgánica 3/2018).
Protección de datos: el papel del despacho
Al acceder a los registros de jornada de los trabajadores del cliente, la gestoría actúa como encargada del tratamiento. Amplía el contrato de encargo con el cliente (art. 28 del RGPD) para incluir este servicio y limita el acceso a las personas del despacho que lo necesiten.
Cómo cobrarlo: ejemplo de cálculo
Un modelo habitual es una cuota mensual por empresa o por trabajador, que incluye el sistema y la revisión. Con cifras de ejemplo: una empresa de 8 trabajadores, un sistema que cuesta al despacho unos 15 € al mes y 30 minutos de revisión mensual (15 € de coste interno a 30 € por hora) suponen 30 € de coste. Un precio de 45 o 50 € al mes deja margen y sigue siendo razonable para el cliente. Ajusta las cifras a tu despacho y a la plantilla de cada cliente.
Cómo lanzarlo en tu cartera
- Empieza por los clientes con más trabajadores o con turnos, que son los que más riesgo tienen.
- Prioriza a quienes ya han recibido un requerimiento o tienen conflictos sobre horas extra.
- Explica el servicio en la próxima entrega de nóminas, con una hoja de una página.
- Para quien dude de si está obligado, remite a qué empresas están obligadas al registro de jornada.
Tempo: registro de jornada para los clientes del despacho
Tempo es el sistema de control horario de Gestonet: app para iPhone y Android (también sin conexión), kiosco en tablet, QR del centro, correcciones trazables sin borrar fichajes, avisos de 12 horas entre jornadas y de más de 9 horas, banco de horas, informes mensuales, accesos de solo lectura para la Inspección y los representantes, registro inalterable con sello diario y conservación de cuatro años, con datos en España. Si quieres ofrecerlo a tus clientes, consulta Tempo.
Preguntas frecuentes
¿Quién es responsable del registro de jornada, la empresa o la gestoría?
La empresa. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga al empleador a garantizar el registro diario. La gestoría puede implantar el sistema y revisarlo, pero no asume la obligación legal del cliente.
¿Puede la gestoría cobrar por gestionar el registro de jornada?
Sí, como cualquier otro servicio laboral. Lo habitual es una cuota mensual por empresa o por trabajador que incluye el sistema y la revisión mensual, recogida en la hoja de encargo.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?
Cuatro años, a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo, según el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Es obligatorio que el registro de jornada sea digital?
Hoy no: la ley no fija un formato concreto, siempre que el registro sea fiable. Existe un borrador de Real Decreto que exigiría un registro digital, pero aún no está aprobado.
¿Qué relación tiene el registro de jornada con las nóminas?
Las horas extra se totalizan en cada periodo de pago con copia al trabajador (art. 35.5 ET), y en el tiempo parcial la jornada se totaliza cada mes y se entrega copia con el recibo de salarios (art. 12.4.c ET). Por eso el registro alimenta directamente la nómina.
Fuentes oficiales
- Estatuto de los Trabajadores, Real Decreto Legislativo 2/2015 (BOE)
- Ministerio de Trabajo y Economía Social
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos (BOE)
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye al asesoramiento profesional. La normativa puede cambiar: comprueba siempre la información vigente en las fuentes oficiales o consulta tu caso con tu gestoría.
