Cómo cambiar de gestoría sin perder documentación

Cambiar de gestoría da pereza y algo de miedo: «¿y si se pierde algo?», «¿y si me queda un impuesto sin presentar?». En la práctica es un trámite sencillo si se hace con orden. Lo que se pierde no son los papeles, sino el contexto: un aplazamiento en curso, un requerimiento sin contestar o un saldo de IVA a compensar que nadie anotó. Esta guía te ayuda a cerrar una etapa y abrir la siguiente sin cabos sueltos.

¿La documentación es mía o de la gestoría?

Es tuya. Las facturas, los libros, las declaraciones y los documentos laborales son de tu negocio. Además, la gestoría trata tus datos como encargada del tratamiento, y el artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos obliga a que, al terminar el servicio, devuelva o suprima los datos según decida el responsable, que eres tú. Lo normal es pedir la devolución en formato digital y que después confirme su supresión, salvo lo que deba conservar por obligación legal.

Si tienes facturas pendientes con la gestoría anterior, salda o aclara la deuda antes de pedir la documentación: evita discusiones y retrasos.

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar?

• Justo después de presentar un trimestre: a finales de abril, julio u octubre, o en febrero, una vez presentados los modelos trimestrales y los resúmenes anuales de enero.
• A principio de año, si llevas contabilidad completa: la nueva gestoría empieza un ejercicio limpio.
• Nunca en mitad de un plazo (del 1 al 20 de abril, julio y octubre, o del 1 al 30 de enero). Si hay un cambio inevitable, acuerda por escrito quién presenta ese trimestre.

Ten en cuenta también la campaña de la renta y, si tienes sociedad, la formulación y depósito de las cuentas anuales y el Impuesto sobre Sociedades: decide quién se encarga de cada uno. Tienes los plazos en el calendario fiscal del autónomo.

Lista de control: qué pedir a tu gestoría anterior

Documentación fiscal

• Declaraciones presentadas y sus justificantes de, al menos, los cuatro últimos años (el plazo general de prescripción del art. 66 de la Ley General Tributaria).
• Copia del último modelo 036 con tus datos censales vigentes.
• Libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión, en formato editable (hoja de cálculo o fichero exportado).
• Cuadro de amortizaciones de tus bienes de inversión.
• Saldos pendientes: IVA a compensar, pagos fraccionados, bases imponibles negativas si tienes sociedad.
• Aplazamientos o fraccionamientos en curso y su calendario de pagos.
• Requerimientos, comprobaciones o recursos abiertos, con toda su documentación.

Si tienes sociedad

• Contabilidad completa exportada (diario, mayor, balances) y no solo en PDF.
• Cuentas anuales depositadas, libros legalizados, actas y libro registro de socios.
• Declaraciones del Impuesto sobre Sociedades.

Si tienes trabajadores

• Contratos, prórrogas y comunicaciones al SEPE.
• Nóminas, seguros sociales y modelos de retenciones (111 y 190).
• Datos de cada trabajador: categoría, convenio aplicado, antigüedad, vacaciones pendientes, embargos.
• Documentación de prevención de riesgos y, si la custodiaba la gestoría, el registro de jornada.

Accesos y autorizaciones: el paso que más se olvida

Dejar un certificado digital en manos de quien ya no trabaja para ti es un riesgo innecesario: con él se puede firmar en tu nombre.

El proceso, paso a paso

1. Elige la nueva gestoría y acuerda la fecha de inicio. Si dudas sobre el modelo de servicio, consulta gestoría online o tradicional.
2. Comunica la baja por escrito a la gestoría anterior, con la fecha de fin y la lista de documentación que necesitas. Pide la entrega en un plazo razonable.
3. Define quién presenta qué durante la transición: el último trimestre, la renta, las cuentas anuales.
4. Recibe y revisa la documentación con la nueva gestoría. Comprueba que estén todas las declaraciones y que los saldos cuadren.
5. Cambia los accesos: apoderamientos, autorización RED, certificado y notificaciones.
6. Pasa la lista de asuntos abiertos: aplazamientos, requerimientos, regularización pendiente de tu cuota de autónomo, tramo elegido.
7. Pide confirmación de supresión de tus datos a la gestoría anterior, salvo los que deba conservar por ley.

¿Cuánto tiempo hay que guardar cada documento?

Si aplicas bases imponibles negativas o deducciones de años anteriores, Hacienda puede pedir los justificantes de esos años mientras las uses, aunque hayan pasado más de cuatro años.

Ejemplo de transición ordenada

Ejemplo ilustrativo. Pablo, autónomo con un empleado, decide cambiar de gestoría en octubre. Su gestoría anterior presenta el tercer trimestre el 20 de octubre y entrega la documentación a primeros de noviembre. Al revisarla, la nueva detecta un aplazamiento del IVA con dos plazos pendientes y un saldo a compensar del trimestre anterior que no figuraba en el resumen. Gracias a la lista de control, el cuarto trimestre se presenta en enero con el saldo bien aplicado y el aplazamiento al día.

Un cambio sin sobresaltos

Si quieres cambiar, en la gestoría online de Gestonet nos ocupamos de pedir la documentación, revisar saldos y asuntos abiertos y traspasar los accesos. Desde el primer día tienes tus facturas, gastos y plazos en Gestonet, accesibles siempre, también si algún día decides irte.