Gestoría online o tradicional: ventajas e inconvenientes

Hace diez años, «gestoría» significaba una oficina en el barrio a la que llevabas un sobre con facturas cada trimestre. Hoy muchas gestorías trabajan solo por internet y otras combinan los dos modelos. La pregunta no es cuál es mejor en abstracto, sino cuál encaja con tu forma de trabajar, con tu actividad y con lo que esperas de tu asesor. Esta comparativa intenta ser útil, no venderte nada.

¿Qué hace igual una gestoría online y una tradicional?

Las obligaciones que te resuelven son las mismas: altas y bajas, declaraciones trimestrales y anuales, contabilidad, nóminas y seguros sociales, notificaciones y requerimientos. Ambas presentan en tu nombre mediante apoderamiento o como colaboradoras sociales de la Agencia Tributaria, y ambas deberían firmar contigo un contrato de encargo del tratamiento de datos (art. 28 del RGPD), porque manejan información tuya y de tus clientes o trabajadores.

Tampoco cambia la responsabilidad ante Hacienda: aunque la gestoría presente tus impuestos, el obligado tributario sigues siendo tú. Si un error suyo te genera un recargo o una sanción, podrás reclamárselo, y para eso es importante que tenga un seguro de responsabilidad civil profesional.

Puedes ver con detalle el alcance del servicio en qué hace una gestoría por un autónomo y cuánto cuesta.

Comparativa punto por punto

Ventajas de una gestoría online

• Ahorro de tiempo. No hay desplazamientos ni citas. Subes un ticket desde el móvil cuando lo tienes en la mano.
• Información al día. Las buenas plataformas te muestran qué has facturado, qué IVA llevas acumulado y qué impuestos vienen, sin tener que preguntar.
• Precio previsible. Suelen trabajar con planes cerrados que indican qué incluye cada uno.
• Integración con la facturación. Si facturas con una herramienta conectada a la gestoría, la información llega sola y se reducen errores de transcripción. Esto gana peso con la llegada de VeriFactu, que obligará a usar programas de facturación que cumplan el reglamento.

Inconvenientes y riesgos de lo online

• Atención impersonal si no tienes un asesor fijo. Algunas gestorías online funcionan como un centro de llamadas: cada vez te atiende alguien distinto que no conoce tu caso.
• Planes demasiado básicos que dejan fuera cosas que necesitas (la declaración de la renta, las nóminas, un requerimiento) y que luego se cobran aparte.
• Necesitas un mínimo de soltura digital para subir documentos y revisar el portal.

Ventajas e inconvenientes de la gestoría tradicional

A favor: trato cara a cara, relación de confianza a largo plazo, conocimiento del entorno local y facilidad para tratar asuntos delicados (una inspección, una herencia con actividad, un conflicto con un trabajador) sentados a la misma mesa.

En contra: suele costar más, depende del horario de oficina, el intercambio de papel ralentiza el trabajo al final de cada trimestre y, en muchos despachos, no ves tus datos hasta que los pides.

¿Cuál te conviene según tu perfil?

Existen también modelos híbridos: despachos tradicionales que ofrecen portal y facturación en línea, y gestorías online que hacen reuniones presenciales cuando hace falta.

Diez preguntas para hacer antes de contratar cualquier gestoría

1. ¿Tendré un asesor con nombre y apellidos que conozca mi caso?
2. ¿Qué incluye exactamente la cuota mensual y qué se cobra aparte?
3. ¿Cuánto tardáis en responder una consulta?
4. ¿Cómo os hago llegar facturas y tickets?
5. ¿Puedo ver mis declaraciones y mis libros cuando quiera?
6. ¿Con cuánta antelación me enviáis el resultado de cada trimestre?
7. ¿Tenéis seguro de responsabilidad civil profesional?
8. ¿Firmamos un contrato de encargo del tratamiento de datos?
9. ¿Quién atiende un requerimiento de Hacienda y cuánto cuesta?
10. Si me voy, ¿cómo y en cuánto tiempo me entregáis toda mi documentación?

La última pregunta es la que nadie hace y la que más importa el día que quieres cambiar. Lo explicamos en cómo cambiar de gestoría sin perder documentación.

Ejemplo práctico

Ejemplo ilustrativo. Elena tiene una pequeña agencia de traducción con dos empleadas. Su gestoría tradicional le cobra por trimestre y le pide las facturas en papel antes del día 10 del mes siguiente. Cada trimestre pierde una tarde en ordenar documentos y se entera del IVA a pagar dos días antes del plazo. Al pasarse a un modelo online, emite las facturas desde una herramienta conectada con su gestoría, sube los gastos con el móvil y ve el IVA acumulado en cualquier momento. Sigue teniendo una asesora asignada con la que habla por videollamada cuando hay un asunto importante.

Una gestoría online con asesor de verdad

La gestoría online de Gestonet está pensada para autónomos y pymes que quieren lo mejor de los dos modelos: un asesor personal que conoce tu negocio y una plataforma, Gestonet, donde facturas, subes gastos y ves tus impuestos y plazos en tiempo real.