Cómo hacer una factura como autónomo paso a paso

Tu primera factura como autónomo suele generar más dudas que el propio trabajo que facturas: qué número le pongo, si lleva retención, cómo se calcula el total, si vale un PDF hecho a mano. Esta guía sigue el orden real del proceso, desde antes de emitir la primera hasta lo que tienes que hacer después de enviarla, con un ejemplo numérico completo.

Antes de la primera factura: tres comprobaciones

1. Estar dado de alta en Hacienda (declaración censal, modelo 036 o 037) y en el régimen de autónomos de la Seguridad Social. Sin alta no deberías facturar.
2. Conocer tu régimen de IVA. La mayoría de autónomos están en el régimen general y repercuten IVA. Pero hay actividades exentas (sanidad, ciertas formaciones), comerciantes en recargo de equivalencia o regímenes especiales que cambian la factura.
3. Saber si te practican retención. Si tu actividad es profesional (epígrafes de las secciones segunda y tercera del IAE) y facturas a empresas o autónomos, tu cliente te retendrá IRPF.

Paso 1: decide tu sistema de numeración

Las facturas se numeran de forma correlativa dentro de cada serie (artículo 6.1.a del Real Decreto 1619/2012). Lo más sencillo es una serie por año: 2026-001, 2026-002... Las facturas rectificativas deben ir en una serie distinta (por ejemplo, R2026-001).

Elige el formato una vez y no lo cambies a mitad de año. No puedes dejar huecos ni saltarte números porque una factura «no salió».

Paso 2: rellena tus datos y los del cliente

En la cabecera deben aparecer:

• Tu nombre y apellidos (como autónomo, no un nombre comercial a secas), tu NIF y tu domicilio.
• El nombre o razón social del cliente, su NIF y su domicilio.
• El número de factura y la fecha de expedición.
• La fecha de la operación, si es distinta de la de expedición (por ejemplo, un trabajo terminado en marzo y facturado en abril).

Puedes añadir tu nombre comercial o logotipo, pero sin sustituir los datos fiscales. La lista completa está en requisitos obligatorios de una factura.

Paso 3: describe lo que facturas

La descripción debe permitir saber qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado, con su precio unitario sin IVA y los descuentos que no estén incluidos en él. Evita conceptos genéricos como «servicios varios». Mejor: «Diseño de logotipo y manual de marca, proyecto entregado el 12/03/2026» o «20 horas de mantenimiento informático, marzo 2026, a 45 €/h».

Paso 4: calcula base, IVA, retención y total

El orden de cálculo es siempre el mismo:

1. Base imponible: suma de las líneas, sin impuestos, con descuentos aplicados.
2. Cuota de IVA: base × tipo de IVA (21 % general, 10 % reducido, 4 % superreducido, o exenta).
3. Retención de IRPF, si procede: base × porcentaje de retención. Se calcula sobre la base, nunca sobre el total con IVA.
4. Total a pagar = base + IVA − retención.

Ejemplo completo (cifras de ejemplo)

Una diseñadora gráfica en su tercer año de actividad factura a una empresa un proyecto de 1.200 euros. Tiene derecho al tipo reducido de retención para nuevos profesionales (7 %) y se lo ha comunicado por escrito a su cliente:

Su cliente le paga 1.368 euros e ingresa los 84 euros de retención en Hacienda con su modelo 111. La diseñadora ingresará los 252 euros de IVA en su modelo 303 y podrá restar los 84 euros retenidos en su declaración de la renta. Si la factura fuera a un particular, no llevaría retención: total 1.452 euros.

Los porcentajes y cuándo aplicarlos los explicamos en retención de IRPF en las facturas.

Paso 5: añade las menciones especiales si tocan

Algunos casos exigen una frase concreta:

• Servicio exento de IVA: indica el artículo de la Ley 37/1992 que lo ampara.
• Cliente empresario de otro país de la UE: «Inversión del sujeto pasivo» y su NIF-IVA.
• Acogido al criterio de caja: «Régimen especial del criterio de caja».

Puedes añadir información útil que no es obligatoria: forma de pago, IBAN, fecha de vencimiento. Recomendable, porque facilita el cobro.

Paso 6: emite en plazo y envía la factura

La regla general es emitir la factura al realizar la operación. Si el cliente es empresa o autónomo, tienes hasta el día 15 del mes siguiente al devengo del IVA (artículo 11 del Reglamento de facturación). Un servicio terminado el 28 de mayo para una empresa puede facturarse hasta el 15 de junio.

Puedes enviarla en papel o en formato electrónico (un PDF por correo vale como factura electrónica si el cliente lo acepta). Solo existe un original; si el cliente la pierde, puedes enviarle una copia, pero no generar otro número.

¿Sirven Word o Excel para hacer facturas?

Hoy, con cuidado, sí. Pero el Real Decreto 1007/2023 (VeriFactu) exige que los programas de facturación cumplan requisitos técnicos: registros encadenados, que no se puedan alterar sin dejar rastro, y un código QR en cada factura. Con el calendario vigente tras el último aplazamiento (Real Decreto-ley 15/2025), la obligación llega el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. Revisa siempre las fechas en la web de la AEAT y en nuestro artículo sobre el calendario de VeriFactu.

Las plantillas de Word o Excel tienen además riesgos prácticos: duplicar números al copiar un archivo, fórmulas mal arrastradas o facturas modificadas después de enviarlas.

Paso 7: después de emitirla

El trabajo no termina al enviar el PDF:

1. Anótala en tu libro de ingresos (si estás en estimación directa) y en el libro registro de facturas expedidas de IVA.
2. Conserva una copia íntegra durante al menos el plazo de prescripción (cuatro años desde el fin del plazo de la declaración, y más en algunos casos).
3. Vigila el vencimiento: apunta la fecha de pago acordada y reclama si no llega.
4. Reserva el IVA: ese dinero no es tuyo, lo ingresarás en el trimestre que corresponda.

Errores típicos en las primeras facturas

• Calcular la retención sobre el total con IVA en vez de sobre la base.
• Aplicar retención a un particular (no corresponde).
• Olvidar el NIF o el domicilio del cliente.
• Reiniciar la numeración cada mes sin cambiar de serie.
• Corregir una factura editando el PDF en lugar de emitir una rectificativa.
• Facturar con fecha anterior a la de alta.

Facturar sin plantillas ni cálculos a mano

Si prefieres no pelearte con fórmulas, Gestonet genera la factura con tus datos y los del cliente guardados, numeración por series, cálculo de IVA y retención, rectificativas y facturas recurrentes. Además apunta automáticamente el libro de facturas expedidas, controla qué está cobrado y está preparada para VeriFactu. Puedes usarla por tu cuenta o compartirla con tu gestoría.