Contratar al primer trabajador: obligaciones del autónomo

Contratar a la primera persona es un salto importante para un autónomo. Pasas de ocuparte solo de tus impuestos a ser empleador, con obligaciones laborales, de Seguridad Social, fiscales y de prevención. Ninguna es complicada por separado, pero son muchas y algunas tienen plazos estrictos. Esta guía las ordena: lo que debes hacer antes del primer día y lo que te tocará cada mes.

Antes de contratar: tres decisiones previas

1. Qué convenio colectivo se aplica. Depende de tu actividad y de tu provincia. El convenio fija salario mínimo por categoría, jornada máxima, vacaciones, pagas extra y a veces seguros obligatorios. Nunca puedes pagar menos que el salario mínimo interprofesional vigente (consulta su cuantía en el BOE).
2. Qué tipo de contrato. Tras la reforma laboral del Real Decreto-ley 32/2021, el contrato indefinido es la regla general. Los temporales solo caben por circunstancias de la producción o para sustituir a otra persona, con causa concreta y justificada.
3. Cuánto te costará de verdad. Al salario bruto súmale la cotización a cargo de la empresa, que ronda el 30 % del salario según el tipo de contrato y la tarifa de accidentes de trabajo de tu actividad. Consulta los tipos vigentes en la web de la Seguridad Social.

Los trámites para el primer día

1. Inscribirte como empresario en la Seguridad Social

Es un trámite que solo se hace una vez. Obtienes un código de cuenta de cotización (CCC), que identifica a tu empresa ante la Seguridad Social, y eliges la mutua que cubrirá las contingencias profesionales de tus trabajadores.

2. Afiliar y dar de alta al trabajador

Si la persona nunca ha trabajado, necesita un número de afiliación a la Seguridad Social. El alta debe comunicarse antes de que empiece a trabajar, no el mismo día por la tarde ni a final de mes. Trabajar sin alta es una infracción grave. Lo habitual es hacerlo mediante el Sistema RED, normalmente a través de la gestoría.

3. Formalizar el contrato y comunicarlo

El contrato se firma por escrito y su contenido se comunica al Servicio Público de Empleo (SEPE) mediante la aplicación Contrat@, en los diez días hábiles siguientes a su firma.

4. Informar al trabajador

Debes entregarle por escrito la información sobre las condiciones esenciales de su relación laboral y la información sobre protección de datos (art. 13 del RGPD): qué datos tratas, para qué y durante cuánto tiempo.

Prevención de riesgos laborales

La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, se aplica desde el primer trabajador. Tienes que:

• Hacer la evaluación de riesgos del puesto y planificar las medidas preventivas.
• Formar e informar al trabajador sobre esos riesgos.
• Ofrecer la vigilancia de la salud, que en general es voluntaria para el trabajador.
• Elegir una modalidad preventiva. En empresas pequeñas, el empresario puede asumir personalmente la prevención si trabaja habitualmente en el centro, tiene la formación necesaria y no se trata de actividades de especial riesgo (art. 11 del Reglamento de los Servicios de Prevención, RD 39/1997). Lo más habitual es contratar un servicio de prevención ajeno.

Registro de jornada, igualdad y otras obligaciones permanentes

• Registro de jornada: desde el primer día debes registrar la hora de inicio y de fin de cada jornada y conservar los registros cuatro años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Tienes el detalle en registro de jornada obligatorio. Si hay horas extra, también deben quedar registradas: lo explicamos en horas extra: límite y registro.
• Registro retributivo: todas las empresas, sea cual sea su tamaño, deben llevarlo según el Real Decreto 902/2020.
• Medidas frente al acoso sexual y por razón de sexo, exigidas a todas las empresas por el art. 48 de la Ley Orgánica 3/2007.
• Calendario laboral expuesto en un lugar visible del centro de trabajo.

El incumplimiento del registro de jornada es una de las infracciones más comprobadas por la Inspección de Trabajo; las consecuencias están en sanciones por no llevar el registro de jornada.

Calendario de obligaciones periódicas

Ejemplo práctico de costes

Ejemplo ilustrativo con cifras redondas; los tipos de cotización reales dependen del contrato, de la actividad y del año.

Lucía tiene una tienda y contrata a un dependiente a jornada completa con un salario bruto anual de 18.000 €, según su convenio. Si la cotización empresarial rondara el 31 %, la Seguridad Social a su cargo sería de unos 5.580 € al año. A eso se suman el servicio de prevención ajeno y la gestión de nóminas. El coste total anual estaría por encima de 24.000 €. El salario y la cotización a cargo de la empresa son gasto deducible en su IRPF.

¿Hay ayudas para contratar?

Existen bonificaciones y reducciones en la cotización para contratar a determinados colectivos (por ejemplo, personas desempleadas de larga duración, con discapacidad o víctimas de violencia de género), reguladas en el Real Decreto-ley 1/2023, y programas autonómicos de fomento del empleo. Sus requisitos y cuantías cambian con frecuencia: consulta las vigentes en el SEPE y en tu comunidad autónoma antes de firmar, porque muchas exigen solicitarse en el momento del alta.

Errores habituales del primer contrato

• Dar de alta al trabajador el mismo día o después de que empiece.
• Aplicar un convenio que no corresponde a la actividad.
• Firmar un contrato temporal sin causa real.
• No hacer la evaluación de riesgos «porque solo es una persona».
• Llevar el registro de jornada de memoria o rellenarlo a final de mes.
• Olvidar el modelo 111 en el primer trimestre con trabajador.

Contrata con todo en orden

En la gestoría online de Gestonet nos encargamos de tu inscripción como empresa, del alta, del contrato y de las nóminas y seguros sociales cada mes, y te orientamos con la prevención y el registro de jornada. Así te centras en formar a tu nuevo trabajador, no en los formularios.