Fichaje con app móvil: ventajas, límites y buenas prácticas

El móvil se ha convertido en el reloj de fichar de muchas empresas. No hay que comprar terminales, sirve para quien trabaja en la oficina, en casa o en casa de un cliente, y el registro llega al momento al panel de la empresa. Pero una app de fichaje también plantea dudas legítimas: ¿puedo obligar a usar el teléfono personal?, ¿y la ubicación?, ¿qué pasa sin cobertura? Aquí tienes las respuestas y una guía de implantación.

Qué ventajas tiene fichar con el móvil

• Sirve para cualquier puesto. Comerciales, técnicos, teletrabajo o personal de varios centros fichan con la misma herramienta.
• Registro inmediato. El responsable ve quién ha empezado sin esperar a recoger hojas firmadas a fin de mes.
• Menos errores. No hay que pasar a limpio horas escritas a mano ni interpretar letras.
• Consulta para el trabajador. Cada persona ve sus fichajes, su saldo de horas y puede pedir una corrección desde la app, lo que cumple el derecho de acceso del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
• Sin hardware. No hay terminales que instalar, mantener ni sustituir.

Qué límites tiene el fichaje con app

El móvil personal del trabajador

Ninguna norma obliga expresamente a un trabajador a instalar una app de la empresa en su teléfono personal, y algunos tribunales han rechazado esa imposición. La Audiencia Nacional, por ejemplo, anuló en 2019 el sistema de una empresa de reparto que obligaba a los repartidores a aportar su propio móvil con datos para localizarlos. Lo prudente es ofrecer la app como opción y tener una alternativa: un kiosco de fichaje en tablet en el centro o un móvil de empresa para quien lo necesite.

La geolocalización

El art. 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) permite tratar datos de geolocalización para el control laboral, siempre que se informe antes a la plantilla de forma expresa, clara e inequívoca. El criterio de la AEPD es la proporcionalidad: guardar la posición solo en el momento de fichar, nunca un seguimiento continuo, y solo cuando tenga sentido para el puesto. La ubicación debe ser una prueba más, no el sistema completo.

La hora del dispositivo

El reloj del teléfono se puede cambiar en segundos. Si la app guarda esa hora como válida, el registro deja de ser fiable. La hora que cuenta debe ser la del servidor en el momento en que recibe el fichaje.

Cobertura y batería

Sótanos, naves y carreteras sin señal son habituales. Una app seria guarda el fichaje en el teléfono y lo envía al recuperar conexión, marcado como diferido. Lo explicamos en fichaje sin conexión: cómo se garantiza la hora real.

App móvil, kiosco o QR: qué conviene en cada caso

Si tus centros son fijos, el código QR añade una prueba de presencia sencilla y poco intrusiva. Lo explicamos en cómo funciona el fichaje con código QR.

Buenas prácticas para implantar el fichaje con app

1. Consulta a la representación legal, si la hay, antes de decidir el sistema, como exige el art. 34.9 del Estatuto.
2. Informa por escrito de qué datos se registran, para qué, quién los ve y cuánto tiempo se conservan (cuatro años para el registro de jornada).
3. Activa la ubicación solo si la necesitas y limítala al momento del fichaje.
4. Un dispositivo por persona. Vincular la app a un único teléfono evita que un compañero fiche por otro con las mismas claves.
5. Protege el acceso con un PIN o con el desbloqueo biométrico del propio teléfono, que se comprueba en el dispositivo y no entrega a la empresa datos biométricos.
6. Respeta la desconexión digital. Los recordatorios de fichaje deben enviarse solo dentro del horario, como exigen el art. 88 de la LOPDGDD y el art. 20 bis del Estatuto.
7. Explica cómo se corrige un olvido antes de que ocurra, para que nadie lo arregle por su cuenta.

Ejemplo: una empresa de mantenimiento con 20 técnicos

Una empresa de mantenimiento tiene 20 técnicos que empiezan la jornada en casa de clientes y 4 personas en la oficina (cifras de ejemplo). Antes usaban partes en papel que se entregaban los viernes, con horas redondeadas y huecos sin explicar.

Con la app, cada técnico ficha la entrada al llegar al primer cliente y la salida al terminar el último, con la ubicación guardada solo en esos momentos. Si un garaje no tiene cobertura, el fichaje se envía al salir a la calle y aparece marcado como diferido. Las cuatro personas de oficina usan la misma app. A fin de mes, la empresa tiene el total de horas por persona sin sumar nada a mano, y cada técnico puede descargar su propio registro.

Errores habituales

• Imponer el móvil personal sin ofrecer alternativa ni explicar el tratamiento de datos.
• Activar la geolocalización para todo el mundo «por si acaso».
• Enviar avisos de fichaje a las once de la noche o en vacaciones.
• Permitir que la misma cuenta se use en varios teléfonos.
• Dar por hecho que la app sustituye a la planificación: sin horario de referencia, no sabrás si alguien llega tarde.

Fichar con la app de Tempo

Tempo tiene una única app para iPhone y Android en la que el trabajador se activa con el código de su empresa, su DNI y su PIN. La hora válida es siempre la del servidor, el fichaje funciona sin conexión y llega marcado como diferido, la ubicación y el QR del centro son opcionales y cada persona tiene un solo dispositivo activo. Para quien no quiera usar su móvil, el kiosco en tablet completa el sistema. Puedes ver cómo funciona en Tempo, control horario de Gestonet.