Fichaje sin conexión: cómo se garantiza la hora real

Un técnico entra a trabajar en un garaje subterráneo. Una camarera empieza su turno en una terraza de playa con la red saturada. Un repartidor arranca en un polígono sin señal. Si la app de fichaje exige conexión, ninguno puede fichar a su hora, y el registro se llena de huecos y correcciones. Si la app acepta sin más la hora del teléfono, cualquiera puede retrasar el reloj y fichar cuando quiera. El fichaje sin conexión bien diseñado resuelve las dos cosas.

Por qué la hora del móvil no basta

El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada, y el Tribunal de Justicia de la UE (asunto C-55/18) pide que el sistema sea objetivo y fiable. El reloj de un teléfono se cambia en ajustes en diez segundos. Por eso la regla general debe ser que la hora válida es la del servidor, en el momento en que recibe el fichaje.

El problema es que, sin conexión, el servidor no recibe nada. Hay que aceptar una excepción controlada: usar la hora que marca el teléfono, pero dejando constancia de que es una excepción y rodeándola de comprobaciones.

Cómo funciona un fichaje sin conexión, paso a paso

1. El trabajador ficha sin cobertura. La app detecta que no puede contactar con el servidor.
2. Guarda el fichaje en una cola local con un identificador único, el tipo (entrada, pausa, salida) y la hora del dispositivo.
3. Muestra que está pendiente de envío, para que el trabajador no fiche dos veces.
4. Al recuperar la conexión, la app envía los fichajes en orden.
5. El servidor comprueba que el fichaje no supera el plazo máximo, que encaja con la secuencia de la jornada (no hay una salida antes de la entrada) y que no está repetido.
6. Lo registra marcado como diferido, guardando tanto la hora del móvil como la hora real de llegada.

El identificador único es importante: si la conexión se corta a mitad de envío y la app reintenta, el servidor reconoce el fichaje y no lo duplica.

Qué se registra en cada caso

Las salvaguardas que hacen creíble el fichaje diferido

Marca visible y permanente

Un fichaje sin conexión nunca debe parecer uno normal. Su origen queda marcado en el registro, en los informes y en lo que ve la Inspección. Así nadie puede alegar que se ocultó.

Doble hora

Guardar la hora del móvil y la de llegada permite medir el retraso. Una entrada de las 8:02 que llega a las 8:05 es una zona sin cobertura. Una que llega dos días después merece una pregunta.

Plazo máximo

Pasado un tiempo razonable, el fichaje ya no se acepta y hay que pedir una corrección, con motivo y aprobación. Un plazo habitual es de 72 horas: cubre un fin de semana en una zona sin red, pero impide «reconstruir» semanas enteras.

Secuencia coherente

El servidor aplica las mismas reglas que a un fichaje normal: no se puede iniciar una pausa sin haber entrado ni salir dos veces seguidas.

Protección criptográfica

Si el registro está encadenado con una huella criptográfica, conviene que esa huella incluya también la hora de llegada y el dispositivo. Así, nadie puede cambiar después cuándo llegó un fichaje diferido sin romper la cadena.

Avisos a la empresa

Los fichajes que llegan con un retraso superior a unos minutos deben destacarse en el panel para que el responsable los revise, sin bloquearlos.

Ejemplo: dos fichajes diferidos muy distintos

Caso 1 (cifras de ejemplo): un técnico ficha la entrada a las 8:02 en un sótano. La app la guarda y la envía a las 8:41, al salir a la calle. El registro muestra «entrada 8:02, sin conexión, recibida 8:41». El responsable ve que coincide con el aviso del cliente y no hace nada más.

Caso 2: un trabajador pone el teléfono en modo avión, atrasa el reloj y ficha una entrada a las 7:30. Llega a las 9:10 y desactiva el modo avión. El fichaje entra como diferido, con 100 minutos de retraso, y aparece destacado. La manipulación no es invisible: queda registrada y la empresa puede pedir explicaciones o tramitar una corrección. Lo que distingue a un buen sistema no es que sea imposible intentar trampas, sino que no se puedan hacer sin dejar huella.

Recomendaciones para la empresa

• Explica a la plantilla que el modo sin conexión es para zonas sin cobertura, no una forma alternativa de fichar.
• Revisa cada semana los fichajes diferidos con retraso. Si se repiten en el mismo centro, quizá conviene un kiosco con wifi.
• Si un fichaje no llegó a tiempo, no lo arregles a mano: tramítalo como explicamos en cómo corregir un fichaje olvidado.
• Incluye en la información del sistema que los fichajes diferidos se identifican y pueden revisarse.

Si estás comparando herramientas, esta es una de las preguntas clave de nuestra lista de criterios para elegir software de control horario.

Cómo lo resuelve Tempo

En Tempo la hora válida es siempre la del servidor. Sin cobertura, la app guarda el fichaje en una cola con identificador único y lo envía al volver la señal; se acepta hasta 72 horas, queda marcado como sin conexión con la hora del móvil y la de llegada, ambas protegidas en la cadena de huellas, y los que tardan más de 15 minutos aparecen destacados en el registro y en el inicio del panel. Más información en Tempo.